Nie rozpisywaliśmy przetargu na wdrożenie zintegrowanego systemu do zarządzania przedsiębiorstwem – mówi Bogdan Figat, dyrektor generalny Esco. – Kierowaliśmy się opiniami z branży. Oczywiście, braliśmy pod uwagę ofertę Softlabu, naszego dotychczasowego dostawcy. Z jego usług korzystaliśmy właściwie od początku istnienia Esco. Zapoznaliśmy się także z produktami innych firm, m.in. Scali. Ostatecznie jednak wybraliśmy oprogramowanie Navision Financials wdrażane przez IT.integro, partnera Navision Software.

W przypadku wdrożenia w Esco szczególnie pomocne okazały się referencje, które miało IT.integro.

Esco należy do holdingu VBH. Jakiś czas temu wprowadziliśmy Navisiom Financials w polskim oddziale VBH i otrzymaliśmy od nich dobre referencje. Opinię tę otrzymał Bogdan Figat, dyrektor generalny Esco – mówi Radek Kluczyński odpowiedzialny za wdrożenie w Esco.

Dlaczego nie Softlab

Z oprogramowania Softlabu zrezygnowaliśmy z kilku przyczyn – mówi Bogdan Figat. – Po pierwsze, jest to system działający w środowisku DOS-owym, po drugie, Softlab w sposób jednoznaczny dawał nam do zrozumienia, że czas serwisu tego oprogramowania jest policzony, a także, że możemy spodziewać się problemów z dalszym rozwijaniem i użytkowaniem software’u.

Na rezygnację z usług dotychczasowego dostawcy wpłynęła także jakość świadczonego serwisu.

Byliśmy usatysfakcjonowani serwisem świadczonym przez Softlab tylko do pewnego momentu. Później się okazało, że powiększająca się baza danych i liczba użytkowników oprogramowania jest zbyt dużym obciążeniem dla Softlabu – wyjaśnia Bogdan Figat.

Oprogramowanie DOS-owe nie daje użytkownikowi tak rozbudowanych możliwości tworzenia raportów i filtrowania danych. Wymaga więc zaangażowania sił serwisowych dostawcy systemu informatycznego. Według przedstawicieli Esco Softlab nie mógł tego zagwarantować. Jak się nieoficjalnie dowiedzieliśmy, umowa serwisowa zawarta między Esco a Softlabem nie określała dokładnie czasu reakcji. Było to szczególnie uciążliwe podczas przechodzenia z jednego systemu do drugiego.

Niestety, Esco nie miało dobrych kontaktów z Softlabem. Często pojawiały się problemy z uzyskaniem od nich potrzebnych danych. Niektóre informacje musieliśmy sami zdobywać – mówi Radek Kluczyński.

W połowie ubiegłego roku Softlab przygotował wersję demonstracyjną oprogramowania działającego w środowisku Windows. Nie wpłynęło to jednak na decyzję Esco.

Nie zdecydowaliśmy się na Softlab SQL właśnie dlatego, że przedstawili nam wersję demonstracyjną – mówi Bogdan Figat. – Był to produkt, który według producenta dawał nieograniczone możliwości, ale trudno było sprawdzić jego zastosowanie. Biorąc pod uwagę bezpieczeństwo, nie mogliśmy się na niego zdecydować. Niestety, nikt w Softlabie nie skomentował tej wypowiedzi.

Czas na wdrożenie

W drugiej połowie sierpnia 2000 roku rozpoczęły się prace wdrożeniowe. – Przedstawiliśmy nasze potrzeby i określiliśmy, które moduły będą wdrażane w pierwszej kolejności i jakie zmiany trzeba będzie wprowadzić w systemie – mówi Bogdan Figat. Na początku września IT.integro zaczęło przystosowywać Navision Financials do potrzeb Esco. Wdrożenie miało zostać ukończone do końca 2000 r.

– Cztery miesiące to minimalny okres na dokonanie wdrożenia obejmującego 25 użytkowników i tak dużą liczbę zmian niezbędnych w oprogramowaniu ­ mówi Bogdan Figat. ­ Dostawcy bardzo pomogli nasi pracownicy. 2 stycznia zeszły z drukarek pierwsze faktury sprzedaży.

Navision Financials jest systemem spolszczonym. Zmiany w oprogramowaniu spowodowane były specyficznymi procedurami istniejącymi w Esco.

Według Radka Kluczyńskiego najważniejszym etapem wdrożenia było zintegrowanie zestawu modyfikacji napisanego przez jedną z niemieckich firm ze standardową wersją Navision Financials. Zmiany nie dotyczyły modułu finansowo-księgowego.

Moduł finansowo-księgowy jest bardzo rzadko modyfikowany ­ mówi Radek Kluczyński. ­ Zmiany obejmowały pozostałe moduły. W przypadku wdrożenia w Esco większość zmian wprowadzono do modułów obsługi magazynu i klienta. Polegały one przede wszystkim na generowaniu dodatkowych raportów, które mają ułatwić szukanie towarów na półkach, kompletowanie komponentów.

Bogdan Figat nie kryje zadowolenia z serwisu IT.integro: – Naprawdę serwis jest na dobrym poziomie, mimo że siedziba dostawcy znajduje się daleko od nas.

Wdrożenie odbyło się właściwie bezproblemowo. Wystąpiły małe niedociągnięcia dotyczące wydruków faktur.

Do 1 stycznia 2001 r. staraliśmy się uruchomić tzw. minimum systemu, czyli systemy do obsługi klientów i magazynu. Dopiero później uruchomiliśmy moduł finansowo-księgowy ­ mówi Radek Kluczyński. – Księgowość działa wstecz, w momencie gdy rozpoczęła się sprzedaż za styczeń, Esco dopiero zamykało poprzedni rok.

Wartość wdrożenia w Esco wyniosła w ubiegłym roku około 300 tys. zł. W tym roku obsługa serwisowa, obejmująca m.in. wsparcie techniczne i płatne uaktualnienia, przyniesie IT.integro dalsze 100 tys. zł. Bogdan Figat zapowiada kupno dodatkowych modułów: – Mamy informacje o nowych upgrade’ach i gdy zajdzie potrzeba rozszerzenia software’u, zdecydujemy się na nie. W tej chwili IT.integro wdraża moduł zleceń. Rozważamy także wprowadzenie menedżera kontaktów.