Cyfryzacja w sektorze publicznym nabiera tempa, czego dowodzi choćby fakt, że już co trzeci urząd w Polsce świadczy e-usługi. Dlatego niezwykle istotne są spodziewane zmiany dotyczące przetargów publicznych. Wymusza je nowa dyrektywa Parlamentu Europejskiego, która nakazuje urzędom całkowite zinformatyzowanie procesu udzielania zamówień publicznych, łącznie z samym składaniem ofert przez wykonawców. Ostateczny termin implementacji dyrektywy wyznaczono na 18 kwietnia 2016 r., a wdrożenie w pełni elektronicznej komunikacji w procesie udzielania zamówień na 18 października 2018 r. Oznacza to, że w ciągu dwóch–trzech lat zamawiający muszą opracować i wdrożyć nowy system e-zamówień.

W wielu krajach Unii Europejskiej takie platformy już działają. Co ciekawe, np. we Francji obowiązuje przepis, zgodnie z którym zamawiający musi dopuścić do konkursu ofertę złożoną tylko w formie elektronicznej. W przypadku zamówień na usługi informatyczne i sprzęt IT istnieje wręcz obowiązek przekazywania wszystkich dokumentów w formie elektronicznej, pod rygorem odrzucenia oferty.

 

Brak wiedzy głównym problemem

Jednym z najważniejszych wyzwań na linii zamawiający-oferent jest duża dysproporcja w posiadanej wiedzy. Zamawiający często mają niewystarczające informacje i doświadczenie w zakresie technicznym. Jest to naturalny stan rzeczy i wynika z celów, wyznaczonych poszczególnym urzędom. Do obowiązków placówek administracji publicznej nie należy bowiem podążanie za najnowszymi trendami w teleinformatyce. To zadanie powinno być powierzone profesjonalistom w tej dziedzinie.

Przetargowa Unia

Unia Europejska zajmuje się kwestią zamówień publicznych dość aktywnie. W kwietniu ub.r. weszły w życie nowe dyrektywy w tym zakresie (polski rząd ma dwa lata na wprowadzenie zmian). Przede wszystkim chodzi o uproszczenie procedur, większą przejrzystość i zwiększenie elastyczności w procesie zamówień publicznych. Instytucje i urzędy powinny wdrożyć systemy e-zamówień (najpóźniej do 18 października 2018 r.), które mają usprawnić i przyspieszyć przetargi. Nowe przepisy mają również zapewnić łatwiejszy dostęp do przetargów firmom z sektora MSP dzięki możliwości dzielenia dużych zamówień na części. Ograniczone zostaną takie wymogi, jak np. wielkość rocznego obrotu.

Równocześnie w Komisji Europejskiej prowadzone są działania, które mają umożliwić administracji publicznej korzystanie z chmury obliczeniowej. W ramach inicjatywy European Cloud Partnership opracowywane są niezbędne procedury i normy. Na razie zakończono prace nad wytycznymi w zakresie SLA usług chmurowych. Pierwsze, pilotażowe projekty chmurowe mają pojawić się z końcem 2015 r.

 

Dlatego zamawiający powinni korzystać jak najczęściej (i nierzadko to robią) z profesjonalnego doradztwa za każdym razem, kiedy planują rozpisanie nowego przetargu na skomplikowane rozwiązanie IT. Niestety, efektem zaniechania tej procedury są błędy, które często prowadzą do nieefektywnego wykorzystania środków publicznych. O tym, jak ważna jest odpowiednia jakość wdrażanych rozwiązań w sektorze publicznym, świadczy niechlubny przykład „funkcjonowania” systemu informatycznego podczas ostatnich wyborów samorządowych.

Nieprzemyślane warunki przetargowe mogą doprowadzić do sytuacji, w której nowy system informatyczny w jednostce państwowej będzie obsługiwany tylko przez wybranego wykonawcę nawet wtedy, gdy jego praca nie będzie zadowalająca. Przykładowo, jeśli system nie bazuje na otwartym kodzie, a jego producent nie udostępnił zleceniodawcy kodów źródłowych lub nie zostały wdrożone procedury awaryjnego uzyskania dostępu do takiego kodu, to żaden nowy wykonawca nie ma szans na jego rozbudowę. Będzie więc zmuszony stworzyć go od podstaw, znów za publiczne pieniądze. W tego rodzaju sytuacjach zatrudnienie nowego wykonawcy może być bardzo kosztowne, a czasami wręcz niemożliwe.

 

Trzy pytania do…

 

Natalii Jaworskiej, specjalisty ds. zamówień publicznych, ATM

CRN Polskie firmy dokonujące zakupów w ramach przetargów publicznych wciąż mają obawy przed korzystaniem z outsourcingu, co nie wydaje się wynikać z racjonalnych przesłanek. Dlaczego tak się dzieje? Czy trendy obserwowane zarówno w Europie, jak i na całym świecie, nie wykazują dynamicznie rosnącego zaufania do takich rozwiązań?

Natalia Jaworska Wiele badań i praktyczne doświadczenie pokazują, że dzięki outsourcingowi można otrzymać wysoką jakość usług, a jednocześnie zredukować koszty. Dla sektora publicznego jest to niezwykle istotny element. Tymczasem z naszych obserwacji wynika, że jednostki polskiej administracji publicznej nie tak często, jak należałoby się tego spodziewać, ogłaszają przetargi na usługi kolokacji. Wolą pozyskiwać infrastrukturę informatyczną, a następnie utrzymywać ją w ramach własnych zasobów, niż powierzyć to zadanie operatorom centrów danych. Tym samym muszą stale monitorować dostępne zasoby i w razie potrzeby dokonywać rozbudowy swoich serwerowni, co powoduje wzrost kosztów utrzymania, także ze względu na konieczność zatrudniania dodatkowych pracowników.

 

CRN Na jakie cechy kolokacyjnej oferty najrzadziej zwracają uwagę zamawiający?

Natalia Jaworska Pokutuje głównie brak świadomości i kalkulacji całkowitych kosztów pozyskania, instalowania, użytkowania i utrzymywania własnej serwerowni, która dla podmiotu z sektora prywatnego zwykle jest oczywistością. Redukcja kosztów przekłada się bowiem bezpośrednio na pozycję firmy na rynku, a w konsekwencji na jej „być albo nie być”. W sektorze publicznym natomiast takie podejście nie jest jeszcze równie popularne, jak wśród przedsiębiorców. Decydujący jest tu tzw. efekt skali, który są w stanie uzyskać tylko wyspecjalizowani dostawcy usług centrum danych.

 

CRN Czy i kiedy doczekamy się zmiany w tym zakresie?

Natalia Jaworska Już niedługo działania Komisji Europejskiej na rzecz cyfryzacji administracji publicznej będą zmuszać kraje UE do implementowania nowych rozwiązań informatycznych, które mają na celu usprawniać i zwiększać efektywność działania. Wśród tych rozwiązań będą np. usługi w chmurze obliczeniowej, które umożliwiają pozyskiwanie infrastruktury, platform systemowych i oprogramowania w elastyczny sposób, zgodnie z aktualnymi potrzebami zamawiającego, a jednocześnie przynoszą znaczną poprawę efektywności i obniżenie kosztów. Już wkrótce zostaną zdefiniowane jednolite dla wszystkich krajów UE ramy prawne, według których usługi chmury obliczeniowej mają być świadczone placówkom publicznym. Na uporządkowaniu  tej sytuacji skorzystają wszyscy – zarówno odbiorcy w sektorze administracji publicznej, jak też integratorzy, którzy będą mogli ze spokojem odsprzedawać usługi w chmurze i udzielać związanych z nimi konsultacji. I to bez ryzyka ewentualnych konsekwencji w wyniku kontroli przez uprawnione do tego organy.

 
Uzależnienie od producenta

Kolejnym problemem związanym z przetargami IT jest ryzyko uzależnienia od jednego dostawcy oprogramowania lub sprzętu, określane jako „vendor lock-in”. Bardzo często wynika z zamierzonego działania producenta, który w taki sposób buduje architekturę systemu, aby wymiana jakichkolwiek komponentów była niemożliwa ze względu na niekompatybilność z konkurencyjnymi systemami.

Sytuacji zamawiającego nie poprawia fakt, że z takimi praktykami możemy mieć do czynienia w każdej warstwie budowanego rozwiązania informatycznego: sprzętowej (np. serwery, macierze, routery, łącza), bazodanowej, systemów operacyjnych, wirtualizacji, interpretera, wykorzystanych programów itd. Dodatkowo, bezpośredni wykonawca rozwiązania nie zawsze jest świadom, że oferowane przez niego rozwiązanie spowoduje zjawisko vendor lock-in. Złożoność współczesnych systemów informatycznych rzadko pozwala integratorom na tak głęboką specjalizację.

 

Instytucja dialogu technicznego

Pomoc w zdobywaniu przez zamawiającego pełniejszej wiedzy o istniejących rozwiązaniach i odnalezieniu najbardziej korzystnych przyniosła – wprowadzona nowelizacją ustawy Prawo zamówień publicznych – instytucja dialogu technicznego. Od 20 lutego 2013 r. zamawiający mogą za jego pomocą zwracać się o bezpłatne doradztwo do kilku firm, pod warunkiem że nie spowoduje to ograniczenia konkurencji. Mechanizm ten pomaga wystrzec się wspomnianego wcześniej zjawiska vendor lock-in, ale na jego zastosowanie potrzeba jednak poświęcić sporo czasu i zasobów. Przy natłoku spraw, a w konsekwencji – uruchamianiu procedury przetargowej w ostatniej chwili, często nie ma miejsca na przeprowadzenie dialogu technicznego.

Mimo wielu niedogodności atmosfera na rynku przetargów publicznych jednak się poprawia. Zamawiający, a także instytucje odwoławcze zauważają, że skupianie się wyłącznie na cenie jako podstawowym kryterium rozstrzygania postępowania przetargowego nie ma już sensu. Założony efekt zdecydowanie łatwiej, a często też szybciej można uzyskać, kupując droższe rozwiązanie, ale zapewniające szybszy zwrot z inwestycji. Często takim rozwiązaniem będzie usługa, za którą rozliczenie może następować w modelu abonamentowym. Dlatego warto próbować korzystać z tej formy dostarczania rozwiązań teleinformatycznych, ponieważ niosą korzyści dla każdej ze stron (więcej na ten temat w rozmowie na stronie obok).

Dodatkowe informacje:

Natalia Jaworska,

specjalista ds. zamówień publicznych, ATM,

natalia.jaworska@atman.pl

Artykuł powstał we współpracy z firmą ATM.