Liczba wiadomości pocztowych nieustannie rośnie, co rodzi  nowe wyzwania dla przedsiębiorstw. Większość działów IT w firmach ma niemałe problemy z zadaniami dotyczącymi poczty: utrzymaniem serwisów pocztowych, bezpiecznym przechowywaniem najważniejszych danych, odnajdywaniem zaginionych wiadomości, wdrożeniem mechanizmów business continuity oraz disaster recovery dla poczty, zarządzaniem procesami eDiscovery, odzyskiwaniem wiadomości z plików PST itd. Poza tym zarządzanie pocztą staje się bardzo kosztowne, ze względu na potrzebne do tego zasoby. W tej sytuacji dla wielu przedsiębiorstw dobrym wyjściem jest wdrożenie systemu archiwizacji poczty. Przez blisko 15 lat obecności firmy Cryoserver na rynku wielu klientów wybrało jej rozwiązania i sukcesywnie rozbudowuje swoje środowisko.

Długoterminowe przechowywanie wiadomości w drogiej przestrzeni dyskowej serwera pocztowego często nie jest możliwe ze względu na zbyt ograniczone zasoby. Cryoserver oferuje mechanizmy kompresji danych i deduplikacji, dzięki czemu można zaoszczędzić nawet 75 proc. miejsca na serwerze. Jeden z dużych uniwersytetów w Wielkiej Brytanii po wdrożeniu systemu archiwizacji Cryoserver zredukował przestrzeń niezbędną do przechowywania wiadomości pocztowych z 12 do 2 TB.

Case study: wdrożenie Cryoserver w firmie RED

RED jest międzynarodowym dostawcą rozwiązań SAP. Korzysta z produktów Cryoserver od wielu lat, a w ostatnim czasie dokonywał całościowej zmiany platformy archiwizacji (sprzętu i oprogramowania), włącznie z przeniesieniem jej do środowiska wirtualnego.

Administratorzy firmy RED zdecydowali o migracji większości zasobów IT do chmury. Rozpoczęto od zmiany poczty na Office 365, więc zastosowanie usługi Microsoft do archiwizacji również było oczywiste. Okazało się jednak, że Office 365 nie spełnia bardzo wysokich wymagań postawionych przez RED. Konieczność zapewnienia szybkiego dostępu do wiadomości spowodowała, że potrzebne było skorzystanie z innego rozwiązania. Zdecydowano się na przeniesienie całości archiwum poczty w chmurze do CryoCloud, ponieważ to rozwiązanie doskonale współpracuje praktycznie z każdym środowiskiem pocztowym.

Luke Braham, IT Manager w RED, podsumował:– Office 365 nie oferuje najlepszych opcji wyszukiwania, natomiast Cryoserver potrafi zachwycić szybkością znajdowania potrzebnych wiadomości w sekundę i to według dowolnych parametrów, także z uwzględnieniem słów kluczowych w załącznikach. Jeśli z naszej firmy odchodzą jacyś pracownicy, to teraz, mając Cryoserver, od razu możemy skasować ich skrzynki i odzyskać miejsce oraz licencję na serwerze. Jednocześnie nadal mamy pełny dostęp do wszystkich wiadomości takiego użytkownika za pomocą interfejsu Cryoserver.

 

Oprogramowanie Cryoserver „rośnie” razem z przedsiębiorstwem – zapewnia środowisku pocztowemu wysoką dostępność i dużą skalowalność, niezależnie, czy trzeba zarchiwizować 120 kont pocztowych, czy serwer pocztowy z 16 tys. skrzynek. Optymalny koszt zakupu i utrzymania powoduje, że rozwiązanie jest dostępne dla każdej firmy. Dlatego stosują je takie przedsiębiorstwa jak banki czy ubezpieczalnie, ale także zakłady przemysłowe, placówki edukacyjne i ochrony zdrowia oraz jednostki rządowe i samorządowe.

Większość pracowników wie, że łatwo utracić lub przypadkowo usunąć ważną wiadomość, a trudno ją odnaleźć – często kończy się to zgłoszeniem do działu IT. Użytkownicy Cryoserver mogą samodzielnie znaleźć każdą wiadomość, korzystając z bardzo intuicyjnej wyszukiwarki. System dostarczy wynik po chwili, zazwyczaj w czasie krótszym niż sekunda. Firmy korzystające z Cryoserver szacują redukcję zgłoszeń do działu helpdesk o ponad 25 proc.

Wiadomości przechowywane w kliencie pocztowym z reguły nie są zabezpieczone w żaden sposób, łatwo je zatem zmodyfikować czy spreparować, nawet przy użyciu notatnika. Dopiero profesjonalnie zabezpieczone archiwum (szyfrowanie i podpis cyfrowy) staje się wiarygodnym źródłem wiadomości. Jeśli w przedsiębiorstwie prowadzone jest wewnętrzne dochodzenie w sprawie np. naruszeń pracownika, archiwum dostarczy informacji o wszystkich jego wiadomościach w sekundę. Odtwarzanie tych samych wiadomości z backupu, zwłaszcza na taśmach, może być procesem czasochłonnym i mocno obciążyć dział IT.

Wiadomości pocztowe często zawierają bardzo istotne dane dotyczące kontraktów z partnerami biznesowymi. W przypadku spornych sytuacji ważne jest, by można było pokazać wiarygodną wiadomość, najlepiej z zaufanego źródła. Cryoserver bezpiecznie przechowuje kopie wszystkich wiadomości, które trafiają do serwera pocztowego. Umożliwia to przedstawienie – w sytuacjach krytycznych – jakie były rzeczywiste ustalenia z danym kontrahentem.

Cryoserver pomaga w wyszukiwaniu wiadomości

• Zapewnia użytkownikom odszukanie zaginionych lub skasowanych wiadomości,wykorzystując bardzo szybką i intuicyjną wyszukiwarkę.

• Prosty interfejs rozwiązania gwarantuje szybki dostęp do danych.

• Umożliwia tworzenie zaawansowanych zapytań w celu bardziej precyzyjnegowyszukiwania.

• Replikuje strukturę katalogów z MS Outlook w interfejsie archiwum Cryoserver.

• Zapewnia dostęp do wiadomości archiwalnych także z mobilnych aplikacji(Android, iOS, Windows Phone i BlackBerry).

• Interfejs użytkownika dostępny w 16 językach, także po polsku.

 

Cryoserver oferuje także bezpieczne aplikacje dla wszystkich platform mobilnych (Android, iOS, BlackBerry i Windows Mobile Phone), umożliwiające przeszukiwanie archiwum. Dzięki temu, będąc na spotkaniu, łatwo odszukać wiadomość wysłaną do klienta np. pół roku wcześniej. Wiadomości pocztowe są jednak bezpieczne, bo nie przechowuje się ich w aplikacji mobilnej. Jeśli telefon zostanie zagubiony bądź skradziony, wiadomości pocztowe i zawarte tam dane pozostają bezpieczne w centralnym archiwum.

 

Łatwiejsze przenoszenie serwera pocztowego

Migracja zasobów między różnymi środowiskami pocztowymi jest nie lada wyzwaniem. Problemy techniczne, błędy występujące podczas importu danych, a także czasochłonne konsultacje mogą bardzo utrudnić cały proces. Jeśli klient planuje przejść na rozwiązanie w chmurze, pocztę hostowaną albo Office 365, rozwiązanie Cryoserver może uprościć cały proces, przyspieszyć import danych i obniżyć koszty użytkowania takiego środowiska nawet o 70 proc. Zapewni również stały dostęp do e-maili, a przestoje podczas migracji nie będą już problemem.

Właściwa dbałość o serwer pocztowy jest kluczowa dla jego poprawnej i wydajnej pracy. Kiedy w przedsiębiorstwie klienta zbierze się duża liczba wiadomości z ostatnich kilku lat, czas niezbędny dowykonania operacji serwisowych może wydłużyć się nawet kilkakrotnie. Z Cryoserver wszystkie zaplanowane prace serwisowe można przeprowadzić o 50 proc. szybciej.

Wyłącznym dystrybutorem rozwiązania Cryoserver w Polsce jest AKBIT.

Dodatkowe informacje:

Krzysztof Meller,

CEO, AKBIT, sales@akbit.pl

 

 

Artykuł powstał we współpracy z firmami Cryoserver i AKBIT.