Integratorzy, którzy będą w stanie umiejętnie przekonać
klientów, aby poświęcili trochę uwagi procesom zarządzania informacją
w swojej firmie, mogą liczyć na konkretne, często niemałe zyski. Możliwe
staje się wdrożenie sprzętu skanującego, przetwarzającego
i przechowującego dane oraz drukującego, a ponadto oprogramowania do
zarządzania danymi i ich archiwizacji. Największy zarobek można jednak
uzyskać na konsultacjach biznesowych związanych ze zmianą modelu przetwarzania
informacji oraz ich zabezpieczaniem.

Uporządkowanie przez firmy zebranego dotychczas „kapitału
informacyjnego” może przynieść nie tylko zyski w postaci przewagi
konkurencyjnej, ale także oszczędności. Redukowane są bowiem koszty związane
z przechowywaniem wielu kopii tych samych dokumentów. Zresztą koszt
przechowywania elektronicznego archiwum i zarządzania nim coraz częściej
bywa po prostu niższy niż w przypadku archiwum papierowego. Pracownicy
doceniają też wzrost komfortu podczas wykonywania zadań służbowych. Dzięki
digitalizacji wyszukanie informacji w elektronicznym repozytorium zajmuje
znacznie mniej czasu niż kartkowanie wielostronicowej dokumentacji. Nie
wspominając o dostępie do niego z urządzeń mobilnych.

Mimo że obecnie zdecydowana większość danych
i informacji generowanych jest od razu w postaci elektronicznej, nie
znika konieczność posługiwania się papierowymi dokumentami
w przedsiębiorstwach. W wielu branżach wciąż wymagany jest podpis
klienta, petenta lub pacjenta oraz pracownika czy urzędnika. Ale często okazuje
się też, że posiadanie dokumentów w postaci elektronicznej jest znacznie
bardziej wygodne i po prostu wystarczające. Dlatego pracownicy
sekretariatów firm skanują przychodzącą do firmy tradycyjną pocztę,
dokumentację czy zdjęcia.

Tam, gdzie skanowanej
dokumentacji jest niewiele, często korzysta się z modułu skanera obecnego
w wielofunkcyjnych kserokopiarkach. Jednak w przypadku gdy dziennie
skanowanych jest więcej niż 200 stron, a proces ten nie odbywa się
jednorazowo, ale jest rozłożony w ciągu całego dnia, warto przekonać
klienta do inwestycji w specjalny skaner dokumentowy. W takiej
sytuacji urządzenie będzie zdecydowanie przyjaźniejsze w obsłudze,
ponieważ nie zabiera wiele miejsca na biurku, nie trzeba do niego wstawać ani
stać w kolejce. Skanery dokumentowe są też niewątpliwie tańsze
w eksploatacji.

 

Najczęściej odbiorcami tego typu urządzeń są jednostki
administracji państwowej wszystkich szczebli, służby mundurowe, szpitale,
jednostki edukacyjne, urzędy pracy, agencje ubezpieczeniowe oraz firmy
z wdrożoną polityką obiegu dokumentów. Największych możliwości
sprzedażowych resellerzy powinni szukać w przetargach publicznych ogłaszanych
przez instytucje państwowe oraz konkursach ofert organizowanych przez duże
korporacje.

Biuro bez papieru?

W latach 70., gdy do amerykańskich firm zaczęły trafiać
komputery mieszczące się na biurku, futurolodzy i dziennikarze zaczęli
snuć wizje przyszłości biur, w których nie ma papieru. Póki co, po
ok. 40 latach, według badań przeprowadzonych przez FTI Consulting na
zlecenie Epson Europe (2015 r.), aż 83 proc. pracowników firm uważa,
że dokumenty papierowe wciąż są niezbędne i sprawdzają się lepiej niż
ekrany urządzeń elektronicznych. Z kolei według 77 proc. drukarki są
niezbędnymi narzędziami w ich pracy. Jedynie 4 proc. odpowiedziało,
że nie ma drukarki w swoim biurze, ale i tak połowa z tych osób…
planowała zakup takiego urządzenia.

Zmieniają
się natomiast potrzeby odbiorców i to do nich próbują dostosowywać się
producenci. Użytkownicy chcą drukować szybciej, taniej i łączyć ten proces
z innymi działaniami. W reakcji na te potrzeby powstały urządzenia
zapewniające wysokowydajne skanowanie oraz wyposażone w duży ekran
z klawiaturą, na którym można przeglądać i weryfikować skany.

Inną ważną tendencją jest oferowanie przez producentów
drukarek oprogramowania do przekształcania dokumentów papierowych
w cyfrowe, ich obróbki, zarządzania nimi oraz integracji z systemami
ERP, ECM i innymi. To powoduje, że vendorzy przestają być postrzegani jako
stricte dostawcy sprzętu, ale także jako dostawcy kompleksowych rozwiązań
w zakresie zarządzania dokumentami, zarówno papierowymi, jak i elektronicznymi,
co może przełożyć się na znaczne oszczędności. Dla integratorów jest to
korzystne, ponieważ sprzedaż kompletnego rozwiązania umożliwia im dodatkowy
zarobek.

Oczywiście nadal istnieją klienci, którzy nie myślą
w sposób perspektywiczny
– mówi Maciej Tomaszewski, ISD Sales Manager
w Sharpie. – Mniejsze znaczenie ma dla nich to, ile zaoszczędzą
w ciągu 3–4 lat, skupiając się na cenie samej usługi zarządzania
środowiskiem druku oraz obiegu dokumentów i informacji. Natomiast pozytywnym
zjawiskiem jest zmiana nastawienia. Klienci stają się bardziej świadomi
znaczenia TCO, głównie za sprawą coraz bardziej zauważalnej w Polsce
kultury biznesowej nastawionej na działania długofalowe.

Jednak, jak podkreślają przedstawiciele firm dostarczających
tego typu rozwiązania, partnerzy wciąż dysponują niewystarczającą wiedzą do
przeprowadzenia pełnego audytu w firmie klienta i rzetelnej oceny
jego zapotrzebowania oraz możliwych do uzyskania oszczędności. Ewolucja
w tym obszarze odbyła się po prostu zbyt szybko, przez co nie wszystkie
firmy zdołały zdobyć pożądane kompetencje i wyjść z roli serwisanta,
stając się strategicznym doradcą.

 

Najważniejsze jest, aby wybrany do danej firmy skaner był
uniwersalny i odpowiadał jej wszystkim potrzebom. Często bowiem skanuje
się nie tylko kartki A4, ale także dokumenty znacznie mniejsze lub
o bardzo dużej gramaturze lub grubości (np. dowody osobiste). Do tego
trzeba się upewnić, że jakość skanowanego obrazu będzie zgodna
z oczekiwaniami – ma to szczególne znaczenie, gdy tekst będzie
później poddawany optycznemu rozpoznawaniu (OCR).

– Zawsze zachęcamy naszych
partnerów i ich klientów do przetestowania wybranego modelu skanera
w środowisku, w którym będzie pracował –
mówi Bartosz
Cholewa, Product Manager w Alstorze, odpowiedzialny m.in. za sprzedaż
skanerów Fujitsu. – Często bowiem spotykamy się
z opiniami, że np. szybkość skanowania przedstawiona w specyfikacji
technicznej różni się od rzeczywistej, co może mieć związek np.
z nieuzasadnionymi zacięciami kartek, problemami skanera z płynnym
pobieraniem i transportem papieru czy z wydłużonym czasem
przetwarzania obrazu lub oczekiwaniem na zapisanie pliku PDF w określonej
lokalizacji.

Szczególną uwagę należy też zwrócić na kwestie związane
z serwisowaniem i kosztami eksploatacji. Skanery dokumentowe,
podobnie jak drukarki, mają wymienne, zużywające się podczas skanowania
elementy eksploatacyjne, więc konieczne jest upewnienie się, że zapewniona
będzie ich dostępność w przyszłości. Warto też sprawdzić, jakiego typu
wsparcie oferuje dystrybutor, m.in. czy zapewnia szybki czas reakcji
w przypadku awarii urządzenia lub czy jest w stanie dostarczyć sprzęt
zastępczy na czas naprawy.

 

Zrozumieć dane

Gdy dane rezydują już
w centralnym repozytorium (zeskanowane bądź wytworzone elektronicznie),
przychodzi moment na ich przetwarzanie i wydobywanie wartościowych
informacji. Służy do tego oprogramowanie z kategorii Enterprise Content
Management (ECM), które samo w sobie jest platformą do zarządzania
treścią, ale musi też być gotowe do zintegrowania z innymi rozwiązaniami
i systemami przechowującymi dane – przede wszystkim różnego typu
bazami danych i pocztą elektroniczną. Warto też upewnić się, że wybrany
ECM ułatwia korzystanie ze zgromadzonych zasobów za pomocą urządzeń mobilnych
(przez przeglądarkę lub specjalną aplikację).

Platforma ECM powinna zapewniać możliwość zdefiniowania
obiegu informacji (workflow). Dzięki temu jedynie uprawnieni użytkownicy będą
mieli do nich dostęp. Wymóg ten wynika nie tylko z wewnętrznych przepisów
przedsiębiorstwa, ale często także z zapisów prawnych w określonych
branżach (głównie finansowej i medycznej). Liczba tego typu regulacji
będzie bardzo szybko rosła, przez co zapewnienie bezpieczeństwa danych
osobowych pracowników i klientów, sprawozdań finansowych czy innych
dokumentów stanie się dla zarządców przedsiębiorstw prawdziwym wyzwaniem, ale
za to dla integratorów – źródłem całkiem niezłych dochodów. Kolejną
istotną sprawą jest zarządzanie cyklem życia informacji, począwszy od momentu
wytworzenia treści lub jej otrzymania (np. w formie faktur) aż do chwili,
w której dana treść powinna zostać zarchiwizowana lub trwale usunięta.

Kamil Staśko

Product Manager, Veracomp

Zaprojektowanie elektronicznego archiwum od strony procedur
nie jest bardzo skomplikowane, ale partnerom często problem sprawia realizacja
tego projektu. Pojawiają się przede wszystkim wyzwania dotyczące kwestii
zapewnienia bezpieczeństwa danych i gwarancji dostępu do nich, ale też
oceny ich przyrostu. Często okazuje się, że współczynnik kompresji czy
deduplikacji jest mniejszy, niż pierwotnie się spodziewano, albo z powodu
nowego projektu nagle wzrosła ilość przetwarzanych danych. I nagle konieczne
staje się dokupienie sprzętu czy zmiana rodzaju nośnika, na który zapisywane są
dane.

 

Każdy system ECM wymaga wdrożenia i dostosowania go do
firmowych procedur. Nie jest to tylko zainstalowanie pojedynczej aplikacji, ale
pełna integracja zgodnie z przyjętą przez firmę strategią zarządzania
informacją (w której stworzeniu zresztą często też trzeba pomóc). Dlatego
integrator, który wyspecjalizuje się w tym zakresie, może liczyć zarówno
na wiele nowych zleceń, jak też obsługę już działających systemów. Samo
wdrożenie może być też rozciągnięte w czasie, ponieważ część klientów
przyjmuje wieloetapową strategię uruchamiania projektu zarządzania informacją
– na początku szybko chcą rozwiązać problemy z niską efektywnością
lub rosnącymi kosztami w wybranych działach przedsiębiorstwa,
a później objąć systemem całą firmę.

 

Archiwizować czy niszczyć?

Finalnym etapem funkcjonowania informacji w firmie,
wynikającym z polityki zarządzania nimi, powinno być ich niszczenie lub
długotrwała archiwizacja. Niestety, obecnie to najbardziej „kulejąca” dziedzina
w kontekście zarządzania informacją w przedsiębiorstwach. Zmieniające
się prawo narzuca coraz bardziej rygorystyczne wymogi odnośnie do koniecznej
długości archiwizowania danych – dla różnego typu informacji mówi się już
o kilkudziesięciu latach. Tymczasem wiele firm ma kłopoty
z odczytaniem i zrozumieniem danych… sprzed 10 lat.

– Nikt nie jest na to dobrze
przygotowany
– mówi Kamil Staśko, Product Manager w Veracompie.
– Najlepszym przykładem mogą być taśmy LTO, których mamy
już siódmą generację. Tymczasem wielu administratorów wciąż trzyma dane na nośnikach
generacji pierwszej czy drugiej i bez wsparcia zewnętrznych firm
specjalizujących się w ich przegrywaniu nie da rady odtworzyć ich zawartości.
Wcześniej też firmy wykazywały się dużą nonszalancją, jeśli chodzi o uporządkowanie
backupowanych czy archiwizowanych danych. Dzisiaj na szczęście administratorzy
bardziej nad tym panują, mają też do dyspozycji oprogramowanie ułatwiające
wydobycie poszukiwanych przez nich informacji.

Niestety, w firmach panuje powszechne przyzwolenie na
taki brak uporządkowania. Jak podkreślają przedstawiciele dostawców
oprogramowania do archiwizacji, jego sprzedaż nie jest na satysfakcjonującym
poziomie. Najczęściej jako archiwum traktowane są po prostu stare kopie
backupowe, które nie zapewniają możliwości szybkiego dotarcia do potrzebnych
informacji ani w ogóle gwarancji uzyskania do nich dostępu. O tym,
czy dane będzie można odczytać (i zrozumieć!) za 20 lat, nikt na razie nie
myśli. Tak samo jak o zapewnieniu sobie możliwości usunięcia
z archiwum wybranych informacji, co nakazuje m.in. ustawa o ochronie
danych osobowych.




Maciej Tomaszewski

 

ISD Sales Manager, Sharp

Partnerzy, którzy nie czują się pewni przy wdrażaniu
bardziej zaawansowanych rozwiązań, mogą skorzystać ze wsparcia producenta. Oznacza
to pomoc w rozmowach z klientem, przeprowadzeniu audytu czy
negocjacjach, a nawet w realizacji samego wdrożenia. W takiej
sytuacji rolą partnera nadal pozostaje serwisowanie takiego rozwiązania
i to jest obszar, z którego czerpie on profity.