Zdecydowana większość polskich firm posiada oprogramowanie komputerowe, z którego nie korzysta, a 32 proc. płaci za jego utrzymanie, choć nie ma uprawnień, by go używać – wynika z analizy Deloitte. Jednocześnie dwie trzecie przedsiębiorstw ma zaległości w opłacaniu licencji za używane programy, co może grozić roszczeniami ze strony dostawców.

Według Deloitte wartość nieużywanego oprogramowania w skrajnych przypadkach może przekraczać 11 mln zł. Ponad połowa organizacji (58 proc.) dodatkowo wykupuje wsparcie dla oprogramowania, z którego nie korzysta. Dodając zakup innych dodatkowych usług, za zbędne wsparcie przepłaca niemal dziewięć na dziesięć przedsiębiorstw (89 proc.). 

Skąd te koszty

Część niewykorzystywanych licencji jest konsekwencją przejścia ze starych rozwiązań na nowsze. Innym powtarzającym się schematem jest zakup oprogramowania na potrzeby projektów, które upadały lub w ogóle nie zostały uruchomione. Pozostałe, najbardziej kosztowne przypadki, wynikają z nieznajomości potrzeb własnej firmy lub zasad licencjonowania. Niemal jedna trzecia organizacji (32 proc.) płaci za utrzymanie oprogramowania, mimo że nie może z niego skorzystać. Wynika to z faktu, że producent wymaga wykupienia wsparcia do poziomu wykorzystania (zasada „wszystko albo nic”), podczas gdy klient obejmuje nim jedynie część używanych licencji.

– Firmy powinny zadbać o zakończenie utrzymania niewykorzystywanego oprogramowania komputerowego. Roczny koszt takiej usługi sięga 30 proc. wartości licencji – wyjaśnia Bartosz Zając, Starszy Konsultant w Dziale Zarządzania Ryzykiem Deloitte.

Ponad dwie trzecie firm (68 proc.) ma jednocześnie braki licencyjne, skutkujące zobowiązaniami finansowymi wobec producenta. Najczęstszą przyczyną jest nieznajomość warunków licencji. Przedsiębiorcy nie czytają albo nie rozumieją umów.

Do niedoboru licencji prowadzi też błędna konfiguracja systemów, wynikająca z nieznajomości oprogramowania lub pomyłki administratora. – Spotykamy przypadki, w których zmiany w konfiguracji wymagające kilku kliknięć myszką mogą prowadzić do generowania oszczędności lub kar rzędu kilku milionów złotych – podkreśla Mariusz Ustyjańczuk, Menedżer w Dziale Zarządzania Ryzykiem Deloitte.

Firmy błędnie zakładają także, że wersje testowe i deweloperskie nie wymagają osobnych licencji. O ile warunki nie stanowią inaczej, traktowane są one identycznie jak produkcyjne.

Połączenie kilku opisanych problemów prowadzi do powstania zobowiązania wobec dostawcy, które według Deloitte w największych przedsiębiorstwach może sięgać 150 mln zł.


Pomoże zarządzanie i audyt

Zdaniem ekspertów Deloitte zarządzanie licencjami oprogramowania pozwala ograniczyć zbędne wydatki. W tym celu firmy powinny dokonać oceny istniejącego procesu oraz porównać go z najlepszymi praktykami w branży, a także standardami opracowanymi przez Information Technology Infrastructure Library (ITIL) i International Standards Organization (ISO). Dostawcy oprogramowania oferują narzędzia typu Software Asset Management wspierające zarządzanie licencjami. Niezbędny jest też audyt wewnętrzny.