Jak wyjaśnia podsekretarz stanu w Ministerstwie Finansów, Maciej Grabowski, obowiązujący dotąd (przez 2 minione lata) 2-letni termin przechowywania papierowych kopii dokumentów kasowych wprowadzono na okres przejściowy. W tym czasie przedsiębiorcy powinni byli zainstalować kasy, które archiwizują dane w formie elektronicznej. Kto tego nie zrobił, musi zabezpieczyć papierowe kwity. W jednym i drugim wypadku kopie dokumentów kasowych należy trzymać przez 5 lat – według resortu finansów nie można krócej, ze względu na okres rozliczenia podatku.

„W oparciu o zawarte na kopii paragonu dane mogą być więc przeprowadzone działania kontrolne polegające na porównaniu w czasie szczegółowych danych o sprzedaży zawartych w dokumentacji paragonowej z danymi dotyczącymi zakupów i tzw. stanami magazynowymi towarów.” – argumentuje Maciej Grabowski. Uważa, że nawet po kilku latach papierowe kwity będą czytelne, jeśli przedsiębiorcy użyją dobrych materiałów.

„Jeśli chodzi o kwestię możliwości wystąpienia braku czytelności paragonów, pragnę zauważyć, iż przypadki takie mogą wystąpić u podatników stosujących kasy rejestrujące z kopią papierową, którzy nie korzystają z atestowanych gatunków papieru i/lub nie zapewniają prawidłowych warunków przechowywania. Powyższe nie uzasadnia zatem w mojej opinii dalszego skrócenia okresu przechowywania tych dokumentów.” – podsumowuje przedstawiciel Ministerstwa Finansów. Przy okazji zwraca uwagę, że w użyciu jest coraz więcej kas z elektronicznym zapisem kopii. W okresie od 1 stycznia 2011 r. do 31 października 2012 r. miały one 42 proc. udziału w liczbie nowo rejestrowanych kas. Od początku lipca do końca października 2012 r. udział ten wyniósł 47 proc. 

„Istnieją więc stosowne rozwiązania techniczne, a podatnicy mieli możliwość poczynić stosowne działania dostosowawcze w tym zakresie (tj. m.in. zapewnić prawidłowe warunki przechowywania kopii dokumentów kasowych sporządzonych na nośnikach papierowych lub nabyć kasę z elektronicznym zapisem kopii).” – dodaje Maciej Grabowski.

Podsekretarz stanu przygotował informację dotyczącą kopii dokumentów kasowych w odpowiedzi na interpelację poselską Jana Warzechy z PiS.