Od 1 lipca br., e-kontrolami zostaną objęte duże przedsiębiorstwa, które zatrudniają ponad 250 pracowników lub ich roczny obrót netto wynosi ponad 50 mln euro lub suma aktywów bilansu przekracza 43 mln euro. Średni i mali przedsiębiorcy zgodnie z przepisami, przyjętymi przez Sejm w ostatni piątek, od początku 2017 r. muszą być gotowi do przekazywania danych na żądanie urzędu skarbowego w formacie Jednolitego Pliku Kontrolnego. To duża zmiana, bo wcześniejsze przepisy nakładały na nich taki obowiązek od 1 lipca 2018 r. Ten termin utrzymano jedynie dla firm mikro (do 9 osób). 

Zmieniając ustawę posłowie dali więc małemu i średniemu biznesowi tylko 9 miesięcy na przygotowanie się do nowych przepisów. Firmom, które nie zdążą, grożą kary z tytułu odpowiedzialności karno-skarbowej – do 3 mln zł za niedostarczenie ewidencji. Ponadto nawet 6 mln zł może kosztować podanie nieprawdziwych danych. Przedsiębiorca odpowiada za ich jakość. Jednolity Plik Kontrolny musi zawierać dane z 7 obszarów: księgi rachunkowe, wyciągi bankowe, magazyn, ewidencje zakupu i sprzedaży VAT, faktury VAT, podatkowa księga przychodów i rozchodów, ewidencja przychodów.

 

Renata Łukasik, dyrektor ds. oprogramowania w Macrologic, radzi, jak przygotować firmę do wprowadzenia nowej procedury.

Po pierwsze, zidentyfikuj źródła i proces zbierania danych w firmie. Zrób przede wszystkim przegląd procedur dotyczących zasad polityki rachunkowości. Ważne będą informacje, w jaki sposób są pozyskiwane dane, np. do ksiąg  rachunkowych, magazynu, a także wyciągi bankowe, faktury i inne dokumenty oraz jak są one ujmowane w systemie VAT. Ustalenie procedur sprawi, że uzyskasz wiedzę na temat tego, co jeszcze należy doprecyzować, aby złożona deklaracja, a następnie utworzony Jednolity Plik Kontrolny były ze sobą spójne.

Po drugie, skontaktuj się z producentem oprogramowania w celu aktualizacji obecnego systemu księgowego. Można do niego dodać funkcje generowania Jednolitego Pliku Kontrolnego. W zależności od umowy otrzymasz ją bezpłatnie albo będziesz musiał ponieść koszty jej wdrożenia. Firmy, które pracują na starych wersjach systemu, powinny zawczasu zadbać o aktualizację, gdyż do starszych wersji nie będzie JPK. 

Po trzecie, wygeneruj próbne pliki w celu ich przetestowania i weryfikacji.  Po 1 lipca br. urząd skarbowy może zwrócić się potencjalnie do każdego przedsiębiorcy, którego dotyczy nowe prawo, po dokumenty w formacie Jednolitego Pliku Kontrolnego. Dlatego warto wcześniej przetestować działanie systemu. Pozwoli to na sprawdzenie, czy dane potrzebne do kontroli generują się poprawnie. To dość istotne, bo w 7 częściach JPK jest niemal 400 pól do wypełnienia.