Nowelizacja ustawy o podatku od towarów i usług wejdzie w życie od 1 stycznia 2014 r. Sage radzi, co robić, aby dostosować firmę do nowych realiów. Oto kolejne kroki:

1. Edukacja pracowników

Sage uważa, że trzeba uświadomić pracownikom najważniejszą zmianę, dotyczącą powstawania obowiązku podatkowego. Dotychczas decydowała przede wszystkim data wystawienia faktury. Od Nowego Roku liczy się termin dostawy lub wykonania usługi. Oznacza to, że przedsiębiorcy będą musieli na nowo nauczyć się przypisywać faktury do właściwych okresów rozliczeniowych. W niektórych wypadkach podatek trzeba będzie odprowadzać do urzędu skarbowego miesiąc wcześniej niż obecnie. Ponieważ dzień dostawy albo wykonania usługi będzie miał wpływ na termin rozliczenia z fiskusem, warto te wydarzenia zaplanować. Zdaniem Sage nowe reguły powinni zrozumieć nie tylko księgowi, lecz wszyscy pracownicy, którzy mają wpływ na sprzedaż i zakupy.

2. Analiza

Każdy przedsiębiorca powinien ocenić konsekwencje nowelizacji dla swojego biznesu i np. zmienić zasady współpracy z klientami. Dla wielu firm sprzedających i kupujących towary istotne może być np. doprecyzowanie definicji dostawy. Ustawa jej nie reguluje. Od tego, jak kontrahenci ustalą między sobą, które zdarzenie rozumieją jako dostawę, zależeć będzie, kiedy rozliczą VAT. Sage zwraca uwagę, że nowa ustawa może zmienić przepływ pieniędzy w firmie, gdy trzeba będzie płacić podatki wcześniej, niż do tej pory.

3. Lepsza kontrola
W firmach należy wdrożyć tzw. kontrole biznesowe (to pojęcie z ustawy o VAT). Przedsiębiorca kontrole określa samodzielnie – tyle mówi ustawa. Mają one umożliwić powiązanie faktury ze zdarzeniem gospodarczym (np. dostawą). Księgowy musi dokładnie wiedzieć, np. kiedy nastąpiło przekazanie towaru. Data wystawienia dokumentu straci znaczenie, tym bardziej, że w myśl nowej ustawy przedsiębiorca będzie mógł wystawić fakturę do 30 dni przed i do 15 dni po miesiącu sprzedaży. Wydatek lub przychód trzeba przyporządkować do właściwego rejestru VAT i okresu rozliczeniowego. Sage stwierdza, że bez kontroli biznesowej taka kwalifikacja będzie trudna do weryfikacji.

4. Dostosowanie systemów IT
Nowelizacja przepisów wymusza na przedsiębiorcach aktualizowanie systemów informatycznych. Nie tylko finansowo-księgowych, lecz także odpowiadających za fakturowanie, ewidencję oraz wspieranie sprzedaży i zakupów. Dostawcy oferują aktualizacje w ramach abonamentu. Jeśli przedsiębiorstwo nie ma takiego abonamentu, to ostatni dzwonek, by wyliczyć czy jego zakup przed końcem roku (i odebranie aktualizacji) pozwoli znacząco zredukować koszty w porównaniu z nabyciem nowej wersji systemu. Sama aktualizacja nie wystarczy. Potrzebne jest wdrożenie mechanizmów kontroli biznesowych w programach.

5. Weryfikacja kontraktów 
Należy ją przeprowadzić uwzględniając zaplanowane zdarzenia gospodarcze (jak dostawy, usługi), co pozwoli na lepszą kontrolę płatności podatkowych. Warto ustalać z kontrahentami takie warunki dostaw, sprzedaży i wystawiania faktur, aby daty rozliczeń podatku były korzystne dla firmy. Generalnie: im bliżej początku miesiąca następuje sprzedaż, tym więcej czasu pozostaje na uregulowanie VAT-u. Warto też zwrócić uwagę, że data wystawienia nie ma już większego znaczenia dla sprzedawcy, ale jest istotna dla nabywcy, który musi mieć fakturę, by odliczyć VAT. Sage radzi zastanowić się nad wprowadzeniem e-faktur, co przyspieszy przesyłanie dokumentów.

– Aktualizacja bądź zmiana oprogramowania nie wystarczy, by przygotować się do nowych realiów. Większość firm musi wdrożyć zupełnie nowe mechanizmy działania. Trzeba przede wszystkim zrozumieć istotę zmian podatkowych i odnieść ją do własnego biznesu. Następnie należy zaktualizować oprogramowanie, a potem wdrożyć kontrole biznesowe VAT. Mechanizmy kontroli biznesowych powinny być wspierane przez systemy informatyczne. Na koniec warto zrewidować politykę podatkową, tak aby zoptymalizować przepływy pieniężne w przyszłych okresach – radzi Bogdan Zatorski, Kierownik Konsultingu Biznesowego w Sage.