Wiele firm stosuje monitoring wizyjny w miejscu pracy. Są także takie, które sprawdzają e-maile pracowników. RODO wymaga podstawy ustawowej dla takiego przetwarzania danych.  

Zgodnie z RODO urządzenia do obserwacji mogą być  zamontowane w przypadku, gdy jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie naraziłoby pracodawcę na szkodę. Korzystanie z monitoringu nie jest jednak dozwolone w celu kontrolowania jakości wykonywanych przez pracownika działań. Warto także pamiętać, że nie wolno go instalować w każdym pomieszczeniu.

Monitoring co do zasady nie może być instalowany w m.in. w miejscach sanitarnych, szatniach, stołówkach, palarni oraz pomieszczeniach udostępnianych zakładowej organizacji związkowej. Nie jest dozwolone także przechowywanie nagrań dłużej niż 3 miesiące od dnia zapisu. Po upływie tego okresu należy niezwłocznie zniszczyć materiał, o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej.

– RODO przewiduje jednak wyjątek od tej zasady – w przypadku gdy nagrania stanowią dowód w postępowaniu lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu – informuje Paweł Domagała, specjalista ds. ochrony danych w ODO 24.

Co istotne, pracodawca nie może instalować kamer bez uprzedzenia. Pracownicy muszą wiedzieć o nadzorze wizyjnym nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. Ponadto nie później niż 1 dzień przed jego włączeniem monitoringu pracodawca powinien oznaczyć pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny za pomocą odpowiednich znaków lub informacji dźwiękowych. Co więcej, należy na piśmie przekazać cele, zakres oraz sposób zastosowania kamer, jeszcze przed dopuszczeniem osób do pracy.

 

Poczta pod kontrolą

Unijny ustawodawca dopuszcza kontrolę poczty e-mail pracowników, jednak pod warunkiem, że jest to niezbędne do zapewnienia optymalnego wykorzystania ich czasu oraz właściwego użytkowania udostępnionych narzędzi pracy. Zgodnie z przepisami, powinno się to odbywać z uwzględnieniem i poszanowaniem tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych zatrudnionych. Podobnie jak w przypadku standardowych kamer właściciele firm muszą poinformować o kontrolowaniu korespondencji osoby zainteresowane.

– Pracodawca chcąc stosować monitoring w jakiejkolwiek formie powinien zadbać o to, aby każdy pracownik mógł bez problemu zapoznać się z zasadami jego stosowania oraz mieć stały i łatwy wgląd w dany dokument. W związku z tym wszystkie kwestie dotyczące kamer powinny znajdować się  w układzie zbiorowym pracy, porozumieniu zbiorowym lub ostatecznie w dokumencie ogłoszonym w sposób zwyczajowy w danym zakładzie pracy – informuje Paweł Domagała.