Nowy system rejestracji zdecydowanie różni się od poprzednich. Według producenta jest to 'aktywacja’ produktu, a nie typowa rejestracja. Aktywacji trzeba dokonać w ciągu 30 dni od instalacji systemu Windows XP. Może się ona odbyć telefonicznie: należy zadzwonić do Centrum Obsługi Klienta Microsoftu, pod numer 0-801-308-801, i podać dane do aktywacji. Właściciel Windowsów może też dokonać aktywacji przez Internet. Odpowiednia aplikacja i formularz rejestracyjny są umieszczone w systemie.

Podczas aktywacji telefonicznej po podaniu numeru licencji użytkownik dostaje 42-cyfrowy kod potwierdzający, który musi wpisać w odpowiednie pole. Na tym procedura się kończy.

Podczas aktywacji przez Internet system operacyjny wysyła informacje o numerze licencji, kraju, w którym znajduje się użytkownik, oraz przygotowuje tzw. identyfikator instalacji. Tworzony jest on na podstawie utajnionego przez Microsoft algorytmu. Tu właśnie jest pies pogrzebany. Według producenta proces rejestracji nie narusza prywatności użytkownika ani nie przesyła informacji o danych na dysku. Klienci z Niemiec, by dowiedzieć się, jakie dane o klientach przechowuje Microsoft, wystąpili na drogę sądową. Okazało się, że system zbiera informacje o BIOS-ie oraz numery identyfikacyjne płyty głównej i twardego dysku. Te informacje w połączeniu z numerem identyfikacyjnym systemu operacyjnego wystarczają, według producenta, do identyfikacji użytkownika.

Naturalne jest zatem pytanie, czy można utracić licencję podczas modernizacji komputera, na którym zainstalowany jest Windows XP. Według producenta tylko 'gruntowne’ zmiany w konfiguracji będą wymagać ponownej aktywacji systemu.

Na czym polega gruntowna zmiana w konfiguracji komputera? Jeśli modernizacja nie dotyczy karty sieciowej, będzie można bez aktywacji zmienić sześć części. Jeśli wymieniona została karta sieciowa, będzie można dokonać jeszcze tylko trzech zmian (czwarta spowoduje konieczność aktywacji). Należy także pamiętać, że ważny jest czas, w jakim dokonane zostały zmiany. Jeżeli w ciągu trzech miesięcy zostanie przekroczona liczba modernizowanych części, konieczna będzie ponowna aktywacja. Użytkownik ma również 30 dni na jej dokonanie.

Wymienione zasady nie dotyczą Windowsów kupionych w ramach licencji Microsoft Open, Enterprise i Select licensing oraz wersji OEM.