Ministerstwo
Administracji i Cyfryzacji gorączkowo próbuje odblokować zamrożone przez
Komisję Europejską środki na e-administrację. Według Michała Boniego, szefa
resortu, uda się to najwcześniej jesienią.

W kwietniu br. KE
wstrzymała wypłatę Polsce funduszy na informatyzację administracji z osi
7 POIG (Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka). Przyczyną były obawy
dotyczące legalności i regularności wydatków (związane z prowadzonym
przez prokuraturę apelacyjną śledztwem w sprawie ustawiania przetargów na
zakup sprzętu i usług teleinformatycznych przez Centrum Projektów
Informatycznych, wówczas jednostkę podległą MSWiA) oraz niska aktywność
zarządzania dofinansowaniem z UE. Polski rząd został poproszony
o złożenie wyjaśnień.

W opinii ministra Boniego zamrożenie funduszy nie musi
oznaczać ich cofnięcia i jest to normalna procedura wszczynana przez
instytucje europejskie wtedy, kiedy np. prokuratura prowadzi śledztwo
w sprawie osób zajmujących się projektami unijnymi. Na początku czerwca
br. MAC złożył w KE stworzony w ciągu dwóch tygodni „Plan
działań naprawczych”. Taka błyskawiczna reakcja była możliwa dzięki
opublikowanemu w kwietniu 2012 r. raportowi „Państwo 2.0. Nowy start
e-administracji”, na podstawie którego opracowano plan działań. KE ma formalnie
pół roku na ustosunkowanie się do tego dokumentu, ale przedstawiciele MAC liczą
na to, że odblokowanie funduszy zajmie znacznie mniej czasu.

 

Uszczelnić kontrolę

Najważniejsze
zmiany w sposobie prowadzenia projektów informatycznych dotyczą
wzmocnienia systemu ich monitorowania i weryfikacji postępów, a także
silniejszego powiązania tego systemu z procedurą sprawdzania wniosków
o dofinansowanie oraz wynikami kontroli. Podjęcie tych kroków pozwoli
stwierdzić z wyprzedzeniem, czy osiągnięcie założonych celów nie jest
zagrożone. Poza tym beneficjenci projektów zostaną objęci intensywniejszym
wsparciem doradczym. Osoby zajmujące się projektami zostaną obowiązkowo
przeszkolone w zakresie zamówień publicznych, m.in. działań
antykorupcyjnych. – W kompleksowym planie naprawczym zawarliśmy
rekomendacje działań, z których najważniejsze to systemowa poprawa
zarządzania projektami, wzmocnienie monitoringu i kontroli oraz etapowa
ocena realizacji projektów – mówi minister Boni.

Plan działań naprawczych w pigułce

1.
Poprawa kontroli zarządczej I stopnia (wzmocnienie procedur weryfikacji
wniosków  o dofinansowanie, zmiana
instrukcji wypełniania wniosku, raportowanie według „kamieni milowych”,
modyfikacja pytań do listy sprawdzającej).

2. Wzmocnienie monitoringu projektów (zmiany
w formularzu monitoringowym  i w systemie monitoringu,
powiązanie procesowe wyników działań kontrolnych
i monitoringowych z procesem weryfikacji wniosków
o dofinansowanie).

3. Wzmocnienie nadzoru nad wprowadzaniem zmian do umowy o dofinansowanie.

4. Wczesne wykrywanie nieprawidłowości (poprawa systemu
przepływu informacji  w zakresie wczesnego wykrywania
nieprawidłowości, usprawnienie przekazywania wyników kontroli przez organy
kontroli spoza systemu zarządzania i kontroli do instytucji kontroli
pierwszego stopnia, kontrole ex-ante).

5. Udział
przedstawicieli Instytucji Pośredniczącej w posiedzeniach Komitetów Sterujących.

6. Wsparcie
beneficjentów w ramach projektu systemowego Władzy Wdrażającej
Programy
Europejskie.

7. Sprawna
i efektywna realizacja projektu (zarządzanie projektami, sposób realizacji projektów).

 

 

Wielopłaszczyznowe i kilkustopniowe wzmocnienie systemu
zarządzania i kontroli ma objąć wszystkie projekty realizowane
w ramach 7 osi POIG. Część zmian instytucjonalnych, organizacyjnych
i personalnych już wprowadzono – zarówno w Centrum Projektów
Informatycznych, Władzy Wdrażającej Programy Europejskie, jak
i w Centrum Systemów Informacyjnych Ochrony Zdrowia.

MAC zobowiązał się opracować procedury dla przygotowanego
planu naprawczego do 20 czerwca. Również do tego czasu stworzony wspólnie
z Komisją Europejską zespół ma ocenić poszczególne rozwiązania
i projekty w celu jak najszybszego odblokowania przynajmniej części
środków unijnych.

 

Urzędnicze wizje

Jeśli ministerstwu uda się
przekonać Brukselę, że Polska usunie bałagan w projektach związanych
z e-administracją oraz że zrealizuje je terminowo i zgodnie
z regułami obowiązującymi w UE, MAC zacznie wdrażać nową koncepcję
informatyzacji, tzw. informatyzację zintegrowaną. Dotyczy ona przede wszystkim obiegu
informacji i ma się opierać na czterech filarach. Po pierwsze,
informatyzacja musi być podporządkowana obiegowi informacji, a nie
odwrotnie, ponieważ „istotą rzeczy jest logiczny i skuteczny przepływ
informacji”. Po drugie, żeby obieg informacji był sensowny, musi być
definiowany i nadzorowany przez tego, kto tych informacji potrzebuje, by
sprawnie obsługiwać obywatela. „Właścicielem” każdego procesu powinien być nie
informatyk, lecz urzędnik lub urząd, który odpowiada za kontakty między państwem
a obywatelem. Dlatego należy mówić o procesach w administracji
publicznej i usługach, a nie o projektach informatycznych.
Zapytaliśmy MAC, co to dokładnie znaczy. – Urzędnik to osoba, która
wie, co jest jej potrzebne, aby e-administracja w konkretnym przypadku
była przyjazna obywatelom, a posługiwanie się jej narzędziami
– proste i efektywne. Informatyk to osoba, która ma dostosować
oczekiwania obywateli do prostego i efektywnego posługiwania się
narzędziami e-administracji – wyjaśnia, ale raczej bez powodzenia,
Artur Koziołek, rzecznik prasowy Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji.

Po trzecie, informatyzacja
musi być przejrzysta i efektywna, a wybrane rozwiązania powinny
gwarantować najlepszą relację wyników do nakładów. Wreszcie po czwarte, państwo
ma być neutralne technologicznie, co oznacza, że nie może się ograniczać do
konkretnych systemów, programów i urządzeń, lecz zawsze musi mieć prawo
zmiany dostawcy usług informatycznych. – W rozumieniu ogólnym
najważniejsze jest, aby obywatel mógł korzystać z e-administracji
niezależnie od miejsca i systemowych uwarunkowań technicznych
– dodaje Artur Koziołek z MAC.

Wizja tzw. informatyzacji zintegrowanej

Zasada 1. Istotą rzeczy jest logiczny
i skuteczny przepływ informacji. To dzięki niemu administracja będzie
w stanie szybciej pomóc obywatelowi. Informatyzacja musi być
podporządkowana obiegowi informacji, a nie odwrotnie.

Zasada 2. Żeby obieg informacji był sensowny, musi
być definiowany i nadzorowany przez tego, kto tych informacji potrzebuje,
by sprawnie obsługiwać obywatela. „Właścicielem” każdego procesu powinien być
nie informatyk, lecz urzędnik lub urząd, który odpowiada za kontakty między
państwem a obywatelem. Dlatego należy mówić o procesach
w administracji publicznej i usługach, a nie o projektach
informatycznych.

Zasada 3. Przejrzysta i efektywna informatyzacja
to taka, w której każdą złotówkę ogląda się ze wszystkich stron.
Wybrane rozwiązania muszą gwarantować najlepszą relację wyników do nakładów.

Zasada 4. Państwo jest neutralne technologicznie.
Dostęp obywateli do usług nie może być ograniczony rodzajem systemu
operacyjnego, z jakiego korzystają, ani urządzenia (komputera, tabletu,
smartphone’a, urządzeń, które jeszcze nie istnieją). Państwo może zmienić
usługodawcę rozwiązań informatycznych, jeśli współpraca z nim nie
gwarantuje oczekiwanych korzyści dla obywateli.   

Źródło: MAC