Rada Europejska zatwierdziła (13 lipca br.) zmiany w dyrektywie 2006/112/EC, które ułatwią przedsiębiorcom fakturowanie. W myśl nowych przepisów organy podatkowe będą musiały respektować faktury elektroniczne na takich samych zasadach, jakie dotyczą dokumentów w formie papierowej. Celem zmian jest także wyeliminowanie barier prawnych napotykanych obecnie w procesie obiegu i przechowywania e-faktur. Kraje członkowskie UE będą musiały dostosować swoje prawo do znowelizowanych przepisów. Polskie Ministerstwo Finansów podjęło już kroki w tej sprawie. Po dziesięciu dniach od przyjęcia dyrektywy wiceminister finansów Maciej Grabowski podczas spotkania z przedstawicielami Rady Podatkowej Lewiatana zapowiedział rozporządzenie liberalizujące przepisy, co de facto umożliwiłoby m.in. przesyłanie faktur bez podpisu elektronicznego. Przedsiębiorcy oczekują od urzędników wprowadzenia tych zmian jak najszybciej, liczą, że będą mogli dostarczać faktury e-mailem. Nie wiadomo jednak, czy będzie to takie proste i czy MF nie szykuje jakiegoś haczyka.

ZMIANY W DYREKTYWIE

Przed wprowadzeniem zmian w dyrektywie w poszczególnych państwach Unii Europejskiej obowiązywały bardzo różne regulacje związane z fakturowaniem. Było to możliwe dzięki różnorodności opcji pozostawianych krajom członkowskim, która prowadziła do niepełnego realizowania postanowień dyrektywy. Ujednolicenie przepisów na terenie całej UE jest o tyle istotne, że usługi transgraniczne na jej obszarze świadczą przedsiębiorstwa, które podlegają różnym regulacjom prawnym, więc część z nich może legalnie przesyłać faktury za pomocą poczty elektronicznej, a część – nawet nie może ich odbierać. Z informacji przekazanych przez Wydział Prasowy Ministerstwa Finansów wynika, że nowe brzmienie dyrektywy nakłada na podatnika obowiązek zapewnienia wszystkim fakturom (od momentu ich wystawienia do końca okresu przechowywania) autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności dla przeprowadzających kontrole biznesowe, które „ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług”. Innymi słowy, to podatnik zdecyduje o formie przesyłania i przechowywania faktur, pod warunkiem, że będą miały wymienione cechy, czyli prześle je przez Internet bez pieczętowania e-podpisem i niekoniecznie za pośrednictwem Systemu Elektronicznej Wymiany Danych (EDI). W obecnie obowiązującym rozporządzeniu MF w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania ich oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, znajduje się zamknięty katalog narzędzi gwarantujących autentyczność pochodzenia faktur i integralności ich treści. Nie wymieniono w nim poczty elektronicznej, więc do czasu wydania nowego rozporządzenia wysyłanie faktury e-mailem jest niezgodne z prawem.

PRACE NAD ROZPORZĄDZENIEM

Na szczęście resort rozpoczął już prace nad nowym dokumentem, uwzględniającym zalecenia wynikające z nowej dyrektywy. Nie wiadomo jednak, jak bardzo są zaawansowane. Według Wydziału Prasowego Ministerstwa Finansów resort dąży do uaktualnienia polskich przepisów w trybie pilnym, aby zmiany w zakresie fakturowania elektronicznego przewidziane nowelą dyrektywy zostały jak najszybciej przyjęte. W mediach pojawiły się przypuszczenia, że akt prawny może być gotowy w ciągu kilku tygodni, szczególnie że przedstawiciele resortu obiecali Radzie Podatkowej Lewiatana szybkie zajęcie się sprawą. Może się jednak okazać, że najwcześniejszym realnym terminem jest przełom roku 2010 i 2011. – Dyrektywę UE z 13 lipca 2010 r. trzeba dostosować do polskiego prawa najpóźniej do 31 grudnia 2012. Ale istnieje też wyrok NSA, kłopotliwy dla Ministerstwa Finansów [pisaliśmy o tym w artykule „Nowocześnie, taniej, szybciej, pewniej”, opublikowanym w CRN Polska nr 13/2010 – przyp. red.], więc resort będzie się starał wdrożyć ją jak najszybciej. Można się spodziewać, że akceptacja przesyłania faktur e-mailem pojawi się wraz ze zmianami ustawy VAT-owskiej na przełomie 2010 i 2011 r., nie ma jednak przeciwwskazań, aby nowe przepisy zaczęły obowiązywać wcześniej. Wszystko zależy od tego, kiedy rozporządzenie będzie gotowe – wyjaśnia Tomasz Bałdyga, dyrektor firmy doradczej KPMG. W jego opinii prace nad rozporządzeniem, choć intensywne, są na dość wczesnym etapie – projekt aktu prawnego nie trafił jeszcze do uzgodnień międzyresortowych, nie poddano go również konsultacjom społecznym.
Ponadto istnieją obawy, że resort coś skomplikuje. Piotr Waglowski, twórca serwisu vagla.pl, zauważa, że nowe rozporządzenie tak naprawdę nie jest potrzebne (o ile stare zostanie anulowane), bo do implementacji dyrektywy wystarczą regulacje ustawowe, a ustawa nie narzuca konieczności wydania rozporządzenia.

CZY MOŻNA SZYBCIEJ?

Wiadomo, że każdy miesiąc obowiązkowego przesyłania faktur pocztą przysparza firmom sporych wydatków. Według Rady Europejskiej wprowadzenie nowych przepisów mogłoby przynieść w całej Europie oszczędność kosztów w firmach w wysokości 18 mld euro w skali roku.
Nic więc dziwnego, że polscy przedsiębiorcy oczekują od ministra finansów przyspieszenia procesu legislacyjnego. Ponad 3 tys. właścicieli firm zaapelowało o to na Facebooku pod hasłem „Chcemy legalnie wysyłać faktury mailem”. W celu promowania tej akcji powstała również strona internetowa legalnefaktury.pl, której twórcy sukcesywnie zamieszczają opinie organizacji zrzeszającej pracodawców opowiadających się za zalegalizowaniem przesyłania faktur e-mailem. Inicjatywę przedsiębiorców poparł wicepremier i minister gospodarki Waldemar Pawlak. Tydzień po przyjęciu dyrektywy przesłał ministrowi finansów prośbę o zmianę stanowiska w tej sprawie.
Jak najszybsze wprowadzenie możliwości przesyłania faktur pocztą elektroniczną poparła również Polska Izba Informatyki i Telekomunikacji. Przesłała swe stanowisko ministrowi finansów już trzy dni po reakcji Ministerstwa Gospodarki. „PIIT popiera działania związane z jak najszybszym wprowadzeniem ułatwień w przesyłaniu oraz przechowywaniu faktur w formie elektronicznej. Rozporządzenie ministra finansów jest w tej materii zbyt rygorystyczne i niepotrzebnie utrudniające firmom możliwości uproszczenia przesyłania faktur, a także ich przechowywania wyłącznie w postaci elektronicznej, na będących pod ich kontrolą, informatycznych nośnikach danych” – czytamy w oświadczeniu izby. Deklaracje Ministerstwa Finansów jak najszybszej – mimo że nie wiadomo, kiedy to w praktyce nastąpi – liberalizacji przepisów o fakturach elektronicznych z zadowoleniem przyjęło również BCC. Zdaniem przedstawicieli organizacji jest to konieczne dla upowszechnienia się tej formy faktur, a tym samym odejścia od dokumentów papierowych.

FAKTURY ELEKTRONICZNE: ZA I PRZECIW

Z punktu widzenia firm certyfikacyjnych utrzymanie prawnego status quo to najlepsza gwarancja bezpieczeństwa przesyłanych przez Internet dokumentów. Elżbieta Włodarczyk, dyrektor linii biznesowej podpis elektroniczny w Krajowej Izbie Rozliczeniowej, podkreśla, że dyskusja na temat przesyłania faktur drogą elektroniczną toczy się już od ładnych kilku lat. – Decyzja dotycząca wymaganych zabezpieczeń tak przesyłanych dokumentów należy do Ministerstwa Finansów, które decyduje o tym, jakie rozwiązania zagwarantują sprawny i zgodny z prawem obieg dokumentów. Faktem jest, że żadne dostępne narzędzie nie daje takiego bezpieczeństwa jak podpis elektroniczny z kwalifikowanym certyfikatem. Z pewnością jest to główny powód wymagania przez Ministerstwo Finansów opatrywania faktur e-podpisem – uważa Elżbieta Włodarczyk. Zdaniem praktyków e-faktury oprócz zalet mają również wady. – Dużą zaletą wprowadzenia możliwości wystawiania faktur elektronicznych jest oszczędność na kosztach przesyłek, bezpieczeństwo i terminowość wysyłki. Są jednak i wady takiego rozwiązania. Warunkiem stosowania faktur w formie elektronicznej jest uzyskanie akceptacji od kontrahentów, co może czasami rodzić problemy. Mało zachęcające są również koszty inwestycji w postaci kwalifikowanego podpisu elektronicznego oraz wykupienia certyfikatu – uważa Joanna Świtała, główna księgowa w spółce donewell – dobrze zrobiona księgowość. Według Joanny Świtały popularności nie przysparza również restrykcyjne podejście fiskusa do takich kwestii jak warunki wystawiania i przesyłania, a także przechowywania faktur w formie elektronicznej w sposób gwarantujący nienaruszalność ich formatu oraz treści.

Joanna Świtała
JOANNA ŚWITAŁA

główna księgowa w firmie donewell – dobrze zrobiona  księgowość

Przesyłanie faktur w formie elektronicznej nie jest tak popularne, jak mogłoby się wydawać. Dziś w Polsce za pomocą e-faktur nadal rozlicza się zaledwie 3 – 7 proc. firm, zazwyczaj duże przedsiębiorstwa z branży finansów, ubezpieczeń i telekomunikacji. Według obecnie obowiązujących przepisów każda faktura dostarczona drogą elektroniczną musi być opatrzona podpisem elektronicznym albo zostać przesłana za pomocą specjalnego operatora EDI. Rozporządzenie ministra finansów ustala, że skutki prawne takich faktur są identyczne jak tradycyjnych dokumentów w wersji papierowej. Oznacza to, że przechowuje się je tak samo długo jak papierowe, a plik elektroniczny zawierający e-fakturę musi (podobnie jak papierowa faktura) zostać udostępniony na żądanie urzędu skarbowego.