A co z przekazywaniem wiedzy wewnątrz firmy?

Oczywiście z pomocą przychodzi nam dokumentacja systemowa, która w idealnym świecie powinna odzwierciedlać zarówno aspekt techniczny, jak i biznesowy. To tutaj powinniśmy szukać tak podstawowych informacji, jak diagramy przebiegu procesów, ich źródła danych i procedury związane z ich obsługą. Dokumentacja powinna być ponadto na bieżąco aktualizowana po każdej zmianie. Dokumentowanie tego, co się zrobiło, ma zazwyczaj bardzo niski priorytet, daleko za terminowym zakończeniem projektu i jego budżetem. Dlatego w rzeczywistości często okazuje się, że dane są nieaktualne, a dokumenty sporządzone bardzo powierzchownie i trudno jest na ich podstawie analizować istniejące procesy.

Niewątpliwie możemy jeszcze liczyć na niezawodnych pracowników. Ludzi, którzy są w firmie od lat, a ich wiedza znacznie wykracza poza to, co możemy znaleźć w dokumentach. Nikt jednak poza nimi samymi zazwyczaj nie potrafi zweryfikować kompletności i aktualności ich wiedzy. Nie wspominając już o tym, że ludzie zmieniają stanowiska, działy, odchodzą z firmy, a z przekazywaniem wiedzy ich następcom bywa już bardzo różnie.

Tylko dlaczego ktokolwiek miałby się tym przejmować?

Stara korporacyjna prawda głosi, że nie należy ruszać czegoś, co działa, bo może przestać działać. Podejście to wydaje się jak najbardziej racjonalne i świetnie się sprawdza do momentu, gdy konieczna jest np. przebudowa systemu. Zmiana, a nawet uaktualnienie wersji platformy, na której od lat funkcjonują złożone procesy, to nie lada wyzwanie, obarczone ryzykiem, gwałtownie rosnącym wraz ze stopniem skomplikowania logiki biznesowej.

Klasycznym przykładem może być popularna ostatnio migracja systemu ERP bazującego na rozwiązaniach SAP do najnowszej wersji S/4HANA. Zapewne niełatwo jest nawet wyobrazić sobie stopień skomplikowania projektu polegającego na migracji systemu kluczowego dla funkcjonowania firmy przy jednoczesnym zachowaniu ciągłości biznesowej. Już samo planowanie takiej migracji stanowi projekt sam w sobie i jest kluczowym etapem na drodze do końcowego sukcesu.

Projekty tego typu niejednokrotnie tworzą pokusę do wprowadzania optymalizacji w procesach przy okazji ich przebudowy. W przypadku firm o dużej skali działalności, z bardzo dużą liczbą instancji (przebiegów) procesów, optymalizacja jest zagadnieniem wartym rozważenia nawet wtedy, gdy modernizacja systemów IT nie jest w najbliższym czasie planowana. Potencjał oszczędnościowy dla nieoptymalnie przebiegających procesów w biznesie dużej skali potrafi zaskoczyć niejednego sceptyka.