Stosunkowo szybko rośnie świadomość klientów biznesowych odnośnie do roli floty drukującej w organizacji. Towarzyszy temu chęć do jej optymalizacji pod względem funkcji, szeroko pojętego bezpieczeństwa i kosztów utrzymania, a także coraz większe zainteresowanie eliminacją papieru wszędzie tam, gdzie można z niego zrezygnować. Nie znaczy to jednak, że w biznesie drukarkowym panuje senna atmosfera. Dojrzałość i nasycenie tego rynku powoduje, że producenci coraz częściej „spotykają się” w segmencie MŚP, gdzie ciągle jest dużo do zrobienia, zarówno jeśli chodzi o zwykłą sprzedaż urządzeń drukujących, jak i usług.

Właśnie rozwój tych drugich nadaje obecnie rynkowi druku firmowego największą dynamikę. Nowoczesne maszyny drukujące i oprogramowanie z  jednej strony mają usprawniać procesy związane z ciągle popularnym drukiem tradycyjnym i zarządzania nim, z drugiej pomagać przedsiębiorcom w procesie digitalizacji. Branie pod uwagę – we współpracy z klientami końcowymi – obu aspektów istnienia floty drukującej w biurach jest konieczne, aby dalej rozwijać się w tym biznesie. Zwłaszcza że minionego roku na rynku druku nie można określić jako szczególnie przełomowego.

Obserwowaliśmy kontynuację trendów znanych z poprzedniego okresu. Stan rynku też specjalnie się nie zmienił. Mam tu na myśli przede wszystkim nasycenie i dojrzałość rynku druku biznesowego, który charakteryzuje podział między czołownych graczy. Wszyscy dostawcy skupiali się głównie na utrzymaniu posiadanego portfolio odbiorców oraz na wzbogacaniu oferty o dodatkowe elementy – mówi Krzysztof Janiec, MPS Sales Specialist w Epsonie.

Według niego w tym kontekście bardziej niż same urządzenia sprawdzały się usługi związane z drukowaniem, takie jak pakiety serwisu, utrzymania czy kompleksowe usługi MPS, umożliwiające – poza generowaniem dodatkowych przychodów – zaspokajanie szeroko rozumianych potrzeb klientów, a dzięki temu nawiązywanie i pogłębianie relacji z nimi.

Relacje równie ważne jak sprzedaż

Nawiązywanie i pogłębianie relacji staje się coraz istotniejszym elementem współpracy integratora z odbiorcą biznesowym w zakresie druku biurowego. Wiąże się z koniecznością zaoferowania wartości dodanej oraz sprzedaży coraz bardziej zaawansowanych usług outsourcingu. Nawet firmy integratorskie, które mają w tym duże doświadczenie, twierdzą, że ciągle są klienci zainteresowani po prostu kupnem pudełka. Tych jednak właśnie wyjątkowo łatwo jest stracić, chociażby dlatego, że bardzo mocno rozwija się sprzedaż internetowa i retailowa.

W obliczu wojny cenowej, która ma tam miejsce, sama sprzedaż pudełka staje się zbyt ryzykowna, nawet jeśli do tej pory klient powracał po nie do tej samej firmy. Zadbanie o to, by w oczach odbiorcy końcowego zyskać miano specjalisty od druku, ale również od bezpieczeństwa czy od automatyzacji zadań biurowych, powoduje zabezpieczenie biznesu i marż – przekonuje Piotr Baca, Country Manager Brothera.

Nie dziwi zatem, że producenci coraz częściej oferują parterom kanałowym „usługi w pudełku”. Przy czym nie są nimi raczej zainteresowane duże przedsiębiorstwa integratorskie, nastawione na maksymalizację marży i dysponujące mocno rozwiniętym zapleczem specjalistów z różnych dziedzin, dzięki czemu są w stanie podejmować pewne ryzyko finansowe, realizując niełatwe projekty u dużych klientów. Takie firmy IT stoją na stanowisku, że im więcej samodzielności mają w kreowaniu i świadczeniu usługi oraz wartości dodanej u klienta, tym lepiej.

„Usługi w pudełku” otwierają za to drzwi do rozszerzenia działalności mniejszym firmom partnerskim. Jak można usłyszeć od producentów, transformując swój biznes, czasem lepiej odpuścić i zarobić mniej, skupiając się na tym, aby przyzwyczaić klientów do nowego sposobu współpracy i docenienia tego, co firma IT oferuje im poza maszyną drukującą. Warto też zwracać uwagę na to, czy producent zapewnia łatwe finansowanie rozwiązań za pomocą leasingu lub dzierżawy. Takie „pudełkowe” narzędzia finansujące powstają na przykład na bazie umów pomiędzy producentami a bankami lub dzięki zaangażowaniu ich własnych wyspecjalizowanych działów.

Quocirca: papier zostaje

Według badania Print 2025 przeprowadzonego przez Międzynarodowy Instytut Badawczy Quocirca urzeczywistnienie się idei biura bez papieru jest znacznie mniej prawdopodobne niż idei biura o zredukowanym zużyciu papieru (less-paper office). Wciąż aż 78 proc. menedżerów uważa, że drukowanie jest ważne dla ich codziennej aktywności biznesowej, choć do 2025 r. ta wartość ma się zmniejszyć do 64 proc. (odwrót od papieru ma najszybciej przebiegać w sektorze publicznym). Co jednak ciekawe, 41 proc. respondentów spodziewa się, że objętość materiałów drukowanych w ich organizacjach będzie wzrastać. Według Quocirca małe i średnie firmy będą potrzebowały wsparcia zaufanych doradców. Apetyt na cyfryzację w połączeniu z ciągłym zapotrzebowaniem na używanie papieru to pole do popisu dla dostawców MPS, MDS i rozwiązań workflow.

 

Zdaniem specjalisty

Szymon Trela, Product Manager CEE ISD, Sharp

Rynek biznesowych urządzeń drukujących powinien być w 2019 r. stabilny, z niewielkimi wzrostami. Z pewnością utrzymany zostanie trend polegający na zwiększaniu udziału urządzeń kolorowych względem monochromatycznych, szczególnie w segmencie sprzętu A3, oraz wzrost udziału modeli wielofunkcyjnych kosztem jednofunkcyjnych. O ile nie wystąpią nadzwyczajne zdarzenia w skali makroekonomicznej, powinien to być w miarę spokojny okres. Następuje także zmiana roli urządzeń drukujących, zwłaszcza wielofunkcyjnych, w firmach. Coraz częściej jest to sprzęt odpowiedzialny już nie tylko za wsparcie obsługi dokumentów (tak papierowych, jak i cyfrowych), ale stający się elementem zaawansowanego systemu obiegu dokumentów, systemu pracy zespołowej lub rozwiązania wideokonferencyjnego.
 

Leszek Bareja, Product Manager, Xerox

Integratorzy druku muszą zmienić swoje kompetencje: z tych typowo związanych z drukiem – jak kontrola dostępu czy kontrola kosztów – na te, które umożliwiają integrację drukarek z programami i systemami oraz tworzenie aplikacji na urządzenia drukujące. Bardzo ważna staje się wiedza na temat bezpieczeństwa danych. Ponieważ drukarka nie jest tylko odbiornikiem plików do druku, ale także elementem systemów biznesowych, należy zadbać o ochronę danych, mając na względzie mechanizmy ich szyfrowania.

Barbara Boryczka, Product Marketing Manager, Ricoh

Urządzenie drukujące nie jest już pudełkiem do kopiowania i drukowania stojącym gdzieś w rogu biura. Staje się ważnym elementem łańcucha obiegu dokumentów, inteligentną pomocą w codziennej pracy. Jednocześnie wszyscy producenci obserwują spadek nakładów per urządzenie. Dokument, który jeszcze kilka lat temu musiał być wydrukowany na papierze i podpisany – obecnie z powodzeniem może funkcjonować tylko w postaci cyfrowej. Również producenci muszą więc oferować wartość dodaną do urządzenia drukującego oraz usługi dodatkowe. W innym wypadku pozostaną w tyle w wyścigu na innowacje.

Krzysztof Janiec, MPS Sales Specialist, Epson

Przede wszystkim cenna jest umiejętność szerszego spojrzenia na biznes klienta końcowego – ze szczególnym uwzględnieniem jego indywidualnych potrzeb. Poza tym zrozumienie procesów obiegu informacji i danych oraz rzeczywistych kosztów, jakie ponosi klient w trakcie całego cyklu eksploatacji urządzeń drukujących. Jest to już dziś znacznie ważniejsze niż skupianie się na parametrach technicznych danego sprzętu czy granie jego ceną. Umożliwia to oferowanie dokładnie tego, co sprawdzi się w danej organizacji, a w dalszej perspektywie pozwoli na nawiązanie wieloletniego partnerstwa. Innym kluczowym obszarem, w którym warto zdobywać kompetencje, bo z roku na rok odgrywa on coraz większą rolę, jest bezpieczeństwo druku, rozumiane jako element procesu obiegu dokumentów w firmie.

Mariusz Sawicki, Business Unit Manager, ABC Data

Integratorzy systemów druku powinni charakteryzować się przede wszystkim rozległą wiedzą na temat wdrażania rozwiązań. Przy czym nie chodzi tu tylko o najpopularniejszy wydruk podążający, lecz także o inne narzędzia usprawniające pracę w biurach. Przykładem mogą być rozwiązania do skanowania i archiwizacji dokumentów. Po zamianie na formę cyfrową mogą zostać rozpoznane przez system i skierowane w odpowiednie miejsce, aby trafić do konkretnej bazy danych. Do implementacji takich systemów wymagana jest oczywiście ich znajomość, a także wiedza dotycząca samych urządzeń drukujących, które trzeba odpowiednio skonfigurować. Integrator powinien proponować klientom gotowe rozwiązania sprzętowe i programowe, które zoptymalizują środowisko druku jak również procesy w firmie.

 

 

Wzrost wagi TCO

Producenci zwracają uwagę, że jeśli chodzi o podejście do kupowania rozwiązań drukujących przez klientów biznesowych, zacierają się różnice między Polską a Europą Zachodnią. Dowodzi tego chociażby fakt, że coraz mniejszą rolę przy wyborze odgrywają parametry techniczne i cena.

Rynek staje się coraz bardziej wymagający. Klienci oczekują coraz wyższej jakości oraz niezawodności sprzętu. Wymaga to wprowadzenia bardziej zaawansowanych rozwiązań w obszarze monitorowania stanu i serwisu. Z drugiej strony obserwujemy rosnącą świadomość wagi bezpieczeństwa dokumentów i roli, jaką w cyklu życia informacji odgrywają właśnie urządzenie drukujące – mówi Barbara Boryczka, Product Marketing Manager w Ricohu.

Specjalistka uważa, że takie podejście klientów to ogromna szansa na zwiększenie przychodów integratorów.  Przedsiębiorstwa analizują koszty i widzą, że warto zainwestować w nowoczesne rozwiązania, które zapewniają bezpieczne i efektywne współużytkowanie dokumentów.

Klienci nauczyli się już, że zakup najtańszych rozwiązań rzadko ma uzasadnienie ekonomiczne. Drukarki i sprzęt MFP, które sprawdzają się w firmach, to urządzenia przede wszystkim szybkie, wydajne i tanie w eksploatacji, co raczej nie idzie w parze z niską ceną – dodaje Mariusz Sawicki, Business Unit Manager w ABC Dacie.

Warto więc nauczyć się rozmawiać z klientami, biorąc pod uwagę czynnik Total Cost of Ownership, czyli rozpatrując całkowity koszt posiadania aktywów przez dane przedsiębiorstwo. Podczas obliczania TCO oprócz kosztów zakupu urządzeń trzeba uwzględnić: koszty instalacji, użytkowania, utrzymania, efektywność w odniesieniu do usług zarządzanych, awaryjność i wreszcie likwidację maszyn (a ta podlega przepisom utylizacji i także generuje koszty). W kontekście TCO coraz istotniejszy staje się też aspekt ekologiczny danego rozwiązania.

Odbiorcy końcowi długo byli edukowani odnośnie do całkowitych kosztów posiadania różnych rozwiązań, również drukujących – zarówno przez producentów, jak i dużych integratorów. Skutki tej edukacji są wreszcie odczuwalne również w dziedzinie druku biurowego. Coraz wyższa świadomość TCO wymusza na integratorach przygotowanie się do rozmowy z klientem pod tym właśnie kątem, co dla niektórych może być przeszkodą. Jednak zdobycie odpowiednich umiejętności w tym zakresie będzie skutkować uzyskiwaniem wyższej marży i realizacją bardziej złożonych projektów.

Oferując rozwiązania drukujące firmom i instytucjom, warto brać pod uwagę, że…

…współczesne drukarki to wyspecjalizowane komputery do przetwarzania dokumentów,
…rośnie rola aplikacji wspomagających procesy związane z pracą z dokumentem w firmach,
…druk tradycyjny jest ważny, ale zwiększa się rola dokumentu cyfrowego w przedsiębiorstwach,
…siła sprzedaży internetowej i retailowej jest na tyle duża, że opłaci się rozwijać usługi w zakresie druku,
…klienci biznesowi dojrzewają i coraz częściej oceniają ofertę firmy IT pod innym kątem niż tylko cena rozwiązań,
…rośnie znaczenie pogłębiania relacji z klientami biznesowymi i oferowania im wartości dodanej, którą docenią,
…zwiększa się rola TCO w rozmowach o wdrożeniu,
…ważna jest dogłębna znajomość oferty „drukarkowych” producentów, którzy dostosowują się do potrzeb partnerów reprezentujących różny poziom kompetencji w zakresie druku (aby wybrać najlepszą dla siebie),
…na usługi MPS należy patrzeć jak na wstęp do bardziej zaawansowanych usług związanych z zarządzaniem dokumentem i informacją w firmie,
…skaner i jego funkcje są coraz ważniejszym elementem urządzenia drukującego (rośnie  też rola oddzielnych skanerów dokumentowych).

 

Cyfrowe biura

Rosnące zainteresowanie eliminacją papieru w miejscach, w których może to nastąpić, widać najczęściej u dużych klientów. Generalnie czynnikiem napędzającym rynek w tej dziedzinie są zmiany prawne, m.in. RODO, projekt EDZ RP czy zmiana przepisów dotyczących prowadzenia dokumentacji pracowniczej, a ponadto konieczność zwiększenia wydajności procesów workflow w organizacji i ochrony informacji. Dlatego integratorzy coraz częściej łączą u klientów dwa światy – dokumentu analogowego i cyfrowego. Z ankiety na CRN.pl wynika, że tylko 17 proc. firm IT obstaje przy tym, że tradycyjny druk biurowy jest ciągle najważniejszy w segmencie biznesowym. Jednocześnie trend polegający na digitalizacji biur przyczynia się do rozwoju oferty producentów w zakresie skanowania.

– W dobie pracy z dokumentami cyfrowymi coraz częściej najważniejszą funkcją naszych maszyn jest skanowanie, w tym skanowanie do chmury. Te i inne funkcje urządzeń, o których wcześniej mówiliśmy jako o drukujących, obecnie czynią je raczej rozwiązaniami do wspierania procesów biznesowych – mówi Szymon Trela, Product Manager CEE ISD w Sharpie.

Coraz częściej mówi się o wykorzystaniu na tym polu technologii sztucznej inteligencji, która procesy biurowego skanowania ma uczynić jeszcze bardziej funkcjonalnymi. Nieprędko jednak to nastąpi – wciąż daleka jest droga do pełnej automatyzacji usług skanowania.

Na przykład faktura kosztowa po zaksięgowaniu powinna być przesłana do osoby, działu odpowiedzialnego za rozliczenia i skutkować zleceniem płatności. W tym kontekście urządzenia wielofunkcyjne stają się służebnym, aczkolwiek absolutnie niezbędnym elementem środowiska IT, a szczególną rolę odgrywają zaimplementowane w samym sprzęcie oprogramowanie i funkcje. Przykładowo z poziomu sprzętu, bez interwencji użytkownika, możliwe jest rozpoznawanie klasy dokumentu, weryfikacja i jego dystrybucja zgodnie z ustalonymi regułami – mówi specjalista Epsona.

Producenci nie mają wątpliwości, że integratorzy powinni kłaść w rozmowach nacisk na rolę i funkcje skanerów, stanowiących niejako bramę do cyfrowego świata w biurach, oraz dobór odpowiedniego oprogramowania. Trend polegający na digitalizacji dokumentów i zarządzaniu cyfrową informacją przyniesie z czasem większe niż obecnie zainteresowanie profesjonalnymi archiwami cyfrowymi, których wdrażanie przysporzy integratorom dodatkowych korzyści, a których funkcjonalności ani roli w sprawnym zarządzaniu przedsiębiorstwem klienci jeszcze nie do końca potrafią docenić.

Zdaniem integratora

Michał Gembal, dyrektor marketingu, Arcus

Obecnie w firmach liczy się efektywność pracy, przy jak najmniejszym nakładzie kosztów i ograniczeniu do minimum ryzyka popełnienia błędu. W warunkach wysokiej konkurencyjności panujących w prawie każdej branży przedsiębiorstwa biorą pod uwagę wszystkie elementy, które umożliwią wyprzedzenie konkurencji. Należą do nich m.in. efektywna, bezpieczna i oszczędna firmowa infrastruktura druku, jak również narzędzia do zarządzania drukiem i obiegiem dokumentów. Od wielu lat wdrażamy Managed Document Solutions, z którymi wiąże się odejście od nieefektywnych rozwiązań typu jedno biurko – jedna drukarka i zastosowanie urządzeń wielofunkcyjnych działających w formule Internetu rzeczy oraz oprogramowania i pakietów dodatkowych usług, dostosowanych do potrzeb klienta. Jednym z filarów tych działań jest audyt, który może obejmować zarówno kwestionariusze online, jak i dokładne badanie procesów zarządzania dokumentami w firmie oraz bezpieczeństwa przetwarzanych dokumentów i informacji. Nasze doświadczenie pokazuje, że ogromną wartością dla klientów jest ujednolicenie platformy sprzętowej dostosowanej do potrzeb użytkowników i wprowadzenie regulacji środowiska druku jako elementu zarządzania.