Cyfrowe biura

Rosnące zainteresowanie eliminacją papieru w miejscach, w których może to nastąpić, widać najczęściej u dużych klientów. Generalnie czynnikiem napędzającym rynek w tej dziedzinie są zmiany prawne, m.in. RODO, projekt EDZ RP czy zmiana przepisów dotyczących prowadzenia dokumentacji pracowniczej, a ponadto konieczność zwiększenia wydajności procesów workflow w organizacji i ochrony informacji. Dlatego integratorzy coraz częściej łączą u klientów dwa światy – dokumentu analogowego i cyfrowego. Z ankiety na CRN.pl wynika, że tylko 17 proc. firm IT obstaje przy tym, że tradycyjny druk biurowy jest ciągle najważniejszy w segmencie biznesowym. Jednocześnie trend polegający na digitalizacji biur przyczynia się do rozwoju oferty producentów w zakresie skanowania.

– W dobie pracy z dokumentami cyfrowymi coraz częściej najważniejszą funkcją naszych maszyn jest skanowanie, w tym skanowanie do chmury. Te i inne funkcje urządzeń, o których wcześniej mówiliśmy jako o drukujących, obecnie czynią je raczej rozwiązaniami do wspierania procesów biznesowych – mówi Szymon Trela, Product Manager CEE ISD w Sharpie.

Coraz częściej mówi się o wykorzystaniu na tym polu technologii sztucznej inteligencji, która procesy biurowego skanowania ma uczynić jeszcze bardziej funkcjonalnymi. Nieprędko jednak to nastąpi – wciąż daleka jest droga do pełnej automatyzacji usług skanowania.

Na przykład faktura kosztowa po zaksięgowaniu powinna być przesłana do osoby, działu odpowiedzialnego za rozliczenia i skutkować zleceniem płatności. W tym kontekście urządzenia wielofunkcyjne stają się służebnym, aczkolwiek absolutnie niezbędnym elementem środowiska IT, a szczególną rolę odgrywają zaimplementowane w samym sprzęcie oprogramowanie i funkcje. Przykładowo z poziomu sprzętu, bez interwencji użytkownika, możliwe jest rozpoznawanie klasy dokumentu, weryfikacja i jego dystrybucja zgodnie z ustalonymi regułami – mówi specjalista Epsona.

Producenci nie mają wątpliwości, że integratorzy powinni kłaść w rozmowach nacisk na rolę i funkcje skanerów, stanowiących niejako bramę do cyfrowego świata w biurach, oraz dobór odpowiedniego oprogramowania. Trend polegający na digitalizacji dokumentów i zarządzaniu cyfrową informacją przyniesie z czasem większe niż obecnie zainteresowanie profesjonalnymi archiwami cyfrowymi, których wdrażanie przysporzy integratorom dodatkowych korzyści, a których funkcjonalności ani roli w sprawnym zarządzaniu przedsiębiorstwem klienci jeszcze nie do końca potrafią docenić.

Zdaniem integratora

Michał Gembal, dyrektor marketingu, Arcus

Obecnie w firmach liczy się efektywność pracy, przy jak najmniejszym nakładzie kosztów i ograniczeniu do minimum ryzyka popełnienia błędu. W warunkach wysokiej konkurencyjności panujących w prawie każdej branży przedsiębiorstwa biorą pod uwagę wszystkie elementy, które umożliwią wyprzedzenie konkurencji. Należą do nich m.in. efektywna, bezpieczna i oszczędna firmowa infrastruktura druku, jak również narzędzia do zarządzania drukiem i obiegiem dokumentów. Od wielu lat wdrażamy Managed Document Solutions, z którymi wiąże się odejście od nieefektywnych rozwiązań typu jedno biurko – jedna drukarka i zastosowanie urządzeń wielofunkcyjnych działających w formule Internetu rzeczy oraz oprogramowania i pakietów dodatkowych usług, dostosowanych do potrzeb klienta. Jednym z filarów tych działań jest audyt, który może obejmować zarówno kwestionariusze online, jak i dokładne badanie procesów zarządzania dokumentami w firmie oraz bezpieczeństwa przetwarzanych dokumentów i informacji. Nasze doświadczenie pokazuje, że ogromną wartością dla klientów jest ujednolicenie platformy sprzętowej dostosowanej do potrzeb użytkowników i wprowadzenie regulacji środowiska druku jako elementu zarządzania.