Środowisko druku, jak twierdzą specjaliści, stanowi ciągle jeden z najbardziej zaniedbanych obszarów w przedsiębiorstwach i instytucjach. Zaniedbanych pod względem kontroli kosztów i bezpieczeństwa danych. Raporty Gartnera mówią wręcz o tym, że nawet 90 proc. przedsiębiorstw nie potrafi chociażby w przybliżeniu określić, ile wydaje na druk. Z drugiej strony ta sama firma badawcza podaje, że profesjonalna kontrola tego obszaru zapewnia w zasadzie od ręki ograniczenie liczby wydruków o 26 proc. Potwierdzają to praktycy z polskiego rynku, dodając, że jest to absolutne minimum, bo zdarza się, że gwarantują klientom możliwość redukcji kosztów o 50, a nawet 60 proc.

O tym, do jakiego stopnia można nie panować nad kosztami generowanymi przez infrastrukturę druku, dajmy na to w instytucji państwowej, świadczy przykład, który przedstawiono podczas wrześniowego spotkania partnerskiego Epsona. Odnosił się do jednego z polskich urzędów skarbowych. Zakupiono w nim drukarki producenta X, po 1,3 tys. zł za sztukę, do których komplet materiałów eksploatacyjnych kosztuje… 1,5 tys. zł. I jeszcze taki przykład, pewnie bliższy życiu: otóż rodzice dzieci w wieku szkolnym niejednokrotnie spotykają się z sytuacją, że nauczyciele proszą o skopiowanie tzw. kart pracy dla uczniów – zwykle w bardzo dużej liczbie. Można ze sporym prawdopodobieństwem założyć, że rodzice biorący na siebie to zadanie są pracownikami dużej firmy, w której wygenerowane przez nich wydruki zginą w niekontrolowanej powodzi innych, albo też reprezentują instytucję państwową, borykającą się z podobnym problemem.

 

Dobry prosty początek

Zdaniem ekspertów wśród klientów biznesowych rośnie już jednak świadomość, że wszelkie procesy związane z używaniem urządzeń drukujących w ich firmach trzeba lepiej kontrolować. To oczywiście spodziewany od dłuższego czasu motor wzrostu na rynku usług MPS. Jak twierdzą specjaliści, przedsiębiorstwa i instytucje już dążą do tego, aby pełna kontrola nad środowiskiem druku odbywała się z pomocą zewnętrznych, wyspecjalizowanych firm IT. W przyszłości zjawisko to powinno się nasilać. Według danych IDC dla rynku EMEA systemy MPS odpowiadają za 35 proc. sprzedaży, ale w 2019 r. ich udział ma sięgnąć 50 proc.

Klienci końcowi coraz częściej chcą wiedzieć, kto drukuje i ile, na jakim urządzeniu, czy to są wydruki w mono, czy w kolorze. Dzięki specjalistycznym narzędziom monitorującym można stwierdzić i przedstawić czarno na białym, co dzieje się pod tym względem w ich środowisku, a w kolejnym kroku zaproponować jego optymalizację. Może być ona z jednej strony procesem szerokim, skomplikowanym. Ale nierzadko zdarza się, że w pierwszym podejściu wystarczą zupełnie proste działania, które mają niebagatelne znaczenie dla kosztów utrzymania infrastruktury druku w danej firmie.

Przykład? Zdaniem praktyków bywa tak, że osoby generujące duże ilości dokumentów w firmie dysponują urządzeniem drogim w eksploatacji, niekiedy też mało wydajnym. Tymczasem pracownik, który z druku nie korzysta intensywnie, ma do dyspozycji dużo lepszy sprzęt. Prosta zamiana nie tylko wpłynie na przyspieszenie procesów, ale i z miejsca obniży koszty drukowania.