Wideowspółpraca w biznesie: zmiany pomogą integratorom

Do niedawna na systemach wideokonferencyjnych zarabiała garstka wyspecjalizowanych firm integratorskich. Decydujący się na nie klienci końcowi musieli się liczyć z bardzo dużym wydatkiem na sprzęt oraz znacznymi kosztami utrzymania rozwiązań. Poza ekranami, kodekami wideokonferencyjnymi, terminalami, kamerami i mikrofonami dużą część opłat stanowiła rozległa infrastruktura dla serwerowni. Do drogiego hardware’u dochodziła jeszcze wysoka cena licencji. Wszystko było oferowane w tradycyjnym modelu sprzedażowym. Klient, kupując rozwiązania, musiał jednocześnie dysponować odpowiedniej wielkości i profesjonalnie przygotowaną salą konferencyjną z jednej strony oraz dodatkowym miejscem w serwerowni z drugiej. Posiadanie i regularne korzystanie z profesjonalnego systemu wideokonferencyjnego w firmie wiązało się również z zaangażowaniem odpowiednio przygotowanych informatyków. Koszty utrzymania tego typu rozwiązań mogła powiększać konieczność płacenia za profesjonalny serwis, gotowy do szybkiej wymiany elementu infrastruktury, który właśnie zawiódł.

Obecnie profesjonalne wideokonferencje wchodzą w zakres możliwości zakupowych firm średnich, których jeszcze dwa, trzy lata temu przeważnie nie było na to stać. Z jednej strony tańsze systemy wprowadzili na polski rynek producenci pochodzenia azjatyckiego (m.in. Aver, Lumens, Yealink). Z drugiej o tańszy sprzęt wzbogaciło się portfolio dostawców od lat wiodących prym w segmencie wideokonferencji, jak Polycom i Cisco. Jednocześnie rozwijają się profesjonalne chmurowe platformy wideokonferencyjne (przykładem Lifesize i Vidyo). Z chmurą „żeni się” Cisco – oferując rozwiązanie Spark i Polycom – wiążąc się z chmurowymi partnerami (głównie Microsoftem i jego biznesowym Skype’em). Warto wspomnieć też Ricoha, który zaoferował w zeszłym roku system wideokonferencyjny oparty na platformie chmurowej Videxio, jako przykład producenta, którego rozwiązanie jest szybką odpowiedzią na rosnący potencjał tego rynku. Z kolei Sony w czerwcu wprowadzi na rynek Vision Exchange, rozwiązanie do obsługi spotkań w firmach lub salach wykładowych, elementem którego jest elektroniczna tablica. Umożliwia m.in. komunikację wideo z grupami z innych lokalizacji.

Taniej, ale też łatwiej

Wpływ na rozwój rynku ma m.in. postęp technologiczny. Konrad Olszewski, Collaboration Product Sales Specialist w Cisco, zwraca uwagę na odejście od architektury DSP w mostkach wideokonferencyjnych. Umożliwiło to znaczne obniżenie ceny tego istotnego elementu, dzięki czemu (jeśli nie brać pod uwagę zagadnień niezawodności), cała infrastruktura wideokonferencyjna może z powodzeniem działać na jednym serwerze 1RU.

– Z powodu jednoczesnego spadku ceny samych terminali oraz coraz większej popularności klientów programowych sumaryczny koszt profesjonalnego systemu wideokonferencyjnego jest dziś kilkakrotnie niższy niż jeszcze parę lat temu – mówi Konrad Olszewski z Cisco.

Kolejnym ważnym czynnikiem, dzięki któremu firmy będą bardziej przychylnym okiem patrzyły na wideokonferencje, jest zróżnicowanie modeli wdrożeń tych systemów, czego wcześniej brakowało.

– Na przykład rozwiązania hybrydowe można kupić w postaci maszyny wirtualnej i zainstalować na istniejących już w firmowej infrastrukturze serwerach, ewentualnie w niewielkim stopniu przystosowując je do nowych wymagań – twierdzi Bartłomiej Madej, TELCO Group Manager w Veracompie. – Dzięki temu nie są generowane dodatkowe koszty związane z wyposażeniem serwerowni.

Firmy, które nie chcą wdrażać rozwiązań wideokonferencyjnych przez rozbudowę infrastruktury informatycznej, mogą korzystać ze wspomnianych profesjonalnych, bezpiecznych połączeń w chmurze. Trzecim kluczowym elementem wspomagającym rozwój tego rynku jest zmiana podejścia czołowych producentów systemów wideokonferencyjnych do sprzedaży licencji.

– Obecnie jedna licencja obejmuje praktycznie wszystkie elementy naszej infrastruktury, które wcześniej trzeba było kupować oddzielnie – tłumaczy Jakub Abramczyk, szef Polycomu w Polsce. – Klient nie jest zmuszony do zakupu dużej ilości sprzętu. Całość można zrealizować w modelu licencji dożywotniej, ale też rocznej subskrypcji, co stanowi różnicę w porównaniu z tym, co było wcześniej. Łatwiej też zarządzać licencjami, można je dokupić czy przestać je kontynuować. Nie są związane z konkretnymi urządzeniami, może istnieć wspólna pula licencji przydzielanych dynamicznie dla wielu lokalizacji.

Małe przestrzenie biurowe

Wyżej opisane czynniki już zaczynają sprawiać, że wideokonferencje stają się narzędziem dostępnym również dla pracowników niższego szczebla w większych przedsiębiorstwach, a to oznacza potencjalny wzrost liczby wdrożeń w ramach jednej firmy. Owa dostępność wiąże się ze zmianami zachodzącymi stopniowo w organizacji przestrzeni biurowych, polegającymi na tworzeniu większej liczby tzw. huddle roomów, jako alternatywy dla dużych i średnich sal konferencyjnych. To właśnie małe przestrzenie robocze są coraz częściej wyposażane w proste w instalacji oraz obsłudze rozwiązania, dzięki którym pracownicy mogą łączyć się z rozmówcami w trybie wideokonferencji. To już się dzieje: jeden z producentów właśnie obsługuje klienta, który budując w Polsce nowy oddział, przewiduje w nim aż sto pomieszczeń typu huddle room – wszystkie mają być wyposażone w systemy wideo.

Polycom, z myślą o huddle roomach, wprowadził na rynek mały terminal wideokonferencyjny w cenie katalogowej ok. 1,5 tys. dol. Jeszcze kilka lat temu takiego rozwiązania nie było w ofercie producenta, natomiast odpowiednik kosztował kilka razy więcej. Na razie wspomniane zmiany w organizacji przestrzeni biurowej dotyczą większych i średnich firm (z grupy middle enterprise), ale z czasem będzie można o nich mówić również w kontekście mniejszych przedsiębiorstw. Prostsze technologie, szeroka oferta i niższe ceny rozwiązań nie pozostaną bez wpływu na ich decyzje.

Interaktywne do boju

Organizowaniu małych przestrzeni roboczych sprzyja rozwój oferty specjalistycznych wyświetlaczy – monitorów interaktywnych z wbudowanymi komputerami OPS. Jest to postrzegane jako ciekawa i istotna zmiana na rynku. Łatwe w instalacji, o przekątnej większej od przekątnej przeciętnego biurkowego monitora, wyświetlające obraz w rozdzielczości UHD, zaopatrzone w zintegrowane głośniki i kamery – same w sobie stanowią terminal wideokonferencyjny.

O wideokonferencjach i zdalnej współpracy w kontekście swoich monitorów interaktywnych dla biznesu mówi m.in. Samsung, NEC (podczas tegorocznych targów ISE przedstawił wielkoformatowy monitor Infinity Board z odpowiednim wyposażeniem i funkcjami). Z kolei Cisco dysponuje obecnie rozwiązaniem, które łączy funkcjonalność terminala wideo, wyświetlacza i interaktywnej tablicy. Sprzęt ten w połączeniu z aplikacją Spark stanowi narzędzie nie tylko do rozmów wideo, ale i zdalnej współpracy.

Walkę o klienta w tym segmencie zaostrzają także bardziej niszowe marki, jak Avtek czy Newline.

– Kompaktowe rozwiązania nie wymagające wykwalifikowanego personelu do obsługi będą cieszyły się coraz większym zainteresowaniem – mówi Barbara Stasiak, dyrektor marketingu w Agrafie, dystrybuującym monitory Newline.

Przedstawicielka dystrybutora podkreśla, że w razie potrzeby można monitor łatwo przemieścić i zorganizować wideokonferencję w innym dogodnym miejscu. Monitory Newline Trutouch z serii X mają być prostymi w użytkowaniu, a jednocześnie pełnowartościowymi zintegrowanymi rozwiązaniami Unified Communications stanowiąc otwartą platformę, zapewniającą klientowi wybór oprogramowania, które mu odpowiada, co korzystnie wpływa na koszty całego systemu.

Z dwóch wysp na jedną

Dla wielu firm już sama możliwość jak najprostszego odbycia rozmowy za pośrednictwem bezpiecznego i stabilnego systemu wideo stanowiła i może nadal stanowić dużą wartość. Jednak wideokonferencja jest obecnie coraz częściej traktowana jako element większego systemu Unified Communications and Collaboration. Jak podkreślają specjaliści mijają czasy, kiedy telefonia i rozwiązania wideokonferencyjne to były dwie oddzielne wyspy w firmowej infrastrukturze. Obecnie tworzy się jednorodny system, dla którego profesjonalne połączenie wideo w wysokiej jakości na wielostronnym spotkaniu staje się jednym z kanałów komunikacji, obok audio, czatu lub webkonferencji. Klient może łatwo przenosić połączenia z jednego terminala na drugi, bądź wdzwonić się na terminal z telefonu komórkowego.

– Generalnie rynek zmierza w kierunku zintegrowanych rozwiązań – twierdzi Maciej Rozenbajgier, ekspert rynku ICT w Integrated Solutions. – Użytkownicy je doceniają, tym bardziej że wszystkie kanały komunikacji da się zawrzeć w jednej aplikacji, co sprawia, że są niezależni od konkretnego urządzenia. To zdecydowanie zauważalny trend.

Jakub Abramczyk zwraca dodatkowo uwagę na funkcje analityczne w rozwiązaniach wideokonferencyjnych, które świadczą o jeszcze kolejnym etapie ich rozwoju. Dzięki nim klienci mogą kontrolować poziom wykorzystania samych systemów i sal, w których są zainstalowane. Kamery umożliwiają sprawdzanie liczby uczestników spotkań, a specjalne aplikacje umożliwiają ich identyfikację (np. wyświetlanie imion i nazwisk osób biorących udział w wideokonferencji). Szef Polycomu podkreśla również, że systemy operacyjne mogą mieć więcej funkcji analitycznych, o ile deweloperzy stworzą realizujące je autorskie oprogramowanie.

– Dzisiejsze wideokonferencje to znacznie więcej niż tylko transmisja wideo czy audio – mówi Jakub Abramczyk. – Liczy się także przesyłanie treści, takich jak prezentacje i obrazy, jak również współdzielenie pulpitów i nagrywanie spotkań. Systemy UC są zintegrowane z całym ekosystemem aplikacji, kalendarzami i CRM-ami. Dysponujemy systemem operacyjnym z otwartymi bibliotekami, dzięki czemu integratorzy mogą dopisywać własne aplikacje i dostosowywać rozwiązania do potrzeb klientów.

Piotr Pawlikowski, Product Manager MCX Telecom, zauważa, że podobne możliwości oferuje Cisco, w ramach rozwiązania Spark – dzięki otwartemu API integrator dysponujący zapleczem programistów może dopisywać aplikacje szyte na miarę klienta, dodatkowo na tym zarabiając. Jak dodaje przedstawiciel MCX Telecom, pole do działania dla integratora stwarzają też otwarte API do terminali wideo, które mogą być zintegrowane na dużych salach konferencyjnych z systemami sterowania projektorami, monitorami, łącząc je w całość tak, że sala do spotkań lokalnych staje się jednocześnie salą do wideokonferencji.

Obserwować rynek

W praktyce każdy przypadek potencjalnego użytkownika systemów wideokonferencyjnych należy rozpatrywać bardzo indywidualnie, uświadamiając mu konkretne korzyści, jakie odniesie, decydując się na wdrożenie. Przede wszystkim integrator musi dokładnie rozpoznać, czy klient chce zainwestować w wideokonferencje, bo ma ich intensywnie używać i staną się one jednym z kluczowych narzędzi w sposobie komunikowania się, czy chce mieć po prostu możliwość stosowania połączeń wideo.

W pierwszym przypadku warto polecić rozwiązania, które zapewnią pełną funkcjonalność środowiska UC&C, i inwestycję w część sprzętową z wyższej półki. Jeśli firma wykazuje podejście czysto budżetowe, lepiej skierować ją do dostawcy systemów wideokonferencyjnych w chmurze. Zdaniem praktyków u klientów, którzy do tej pory nie używali profesjonalnych rozwiązań do wideokonferencji, również warto na próbę zastosować model cloudowy. Nawet jeśli firma przy nim pozostanie, można rozbudowywać system o sprzęt, który czyni wideokonferencję przyjazną
użytkownikom.

Integratorzy oferujący systemy wideokonferencyjne nie powinni szukać klientów, kierując się ich wielkością. Dobrym odbiorcą okazują się chociażby kancelarie prawne, które rozwinęły działalność w jednym większym mieście i zaczynają budować przyczółek w następnym. Te, jak można usłyszeć od komentatorów, skłaniają się ku profesjonalnym wideokonferencjom w modelu chmurowym, ponieważ dobrze rozumieją biznes oparty na sprzedaży usług.

Ciekawe przykłady wdrożeń wywodzą się z rynku finansowego. Na wideokonferencjach opiera się mocno organizacja pracy w bankowości. Niektóre placówki umożliwiają klientom końcowym połączenia wideo i rozmowę, np. z doradcą finansowym. A ponadto wideokonferencje stały się dla nich ważnym elementem komunikacji wewnętrznej, nie tylko na najwyższym szczeblu, ale z szerszym gronem pracowników szczebla średniego. Zastępują one tak zwane calle w modelu „jedna osoba mówiąca do wielu”, które charakteryzują się zwykle brakiem zaangażowania oraz słabą interakcją ze strony słuchających.

Wideokonferencje są też potrzebne sektorowi edukacyjnemu, szczególnie, jak twierdzą specjaliści na styku edukacji i medycyny. Wreszcie wideokonferencje są coraz częściej wykorzystywane w administracji publicznej, aby poprawić organizację czasu pracy czy zapewnić odpowiednią komunikację wewnątrz i na zewnątrz urzędu. W kryzysowych sytuacjach po systemy komunikacji wideo sięga też wojsko i policja. Co ciekawe, do obsługi osób niesłyszących w urzędach zatrudniani są tłumacze, którzy kontaktują się z petentami przez systemy wideo.

Jak widać, rozwój technologii i możliwych zastosowań sprawia, że warto zainteresować się tym sektorem rynku, gdyż z czasem systemy wideo będą coraz bardziej zyskiwać na popularności. Ich wdrażanie wymaga wiedzy z zakresu sieci IP, ale także integracji systemów AV. Integratorzy, którzy posiadają takie kompetencje, są najcenniejszymi partnerami biznesowymi dla producentów.