Skanery dokumentów postrzega się zazwyczaj jako archaiczne urządzenia, które niebawem znikną z biur. Jednak obiegowe opinie są całkowicie odmienne od prognoz analityków. Według TechNavio wartość globalnego rynku skanerów dokumentów osiągnie poziom 5,3 mld dol., a średnia stopa wzrostu w latach 2018–2022 wyniesie 14 proc. Kolejną agencją badawczą, która widzi przyszłość tych produktów w jasnych barwach, jest IDC.

– W najbliższych latach popyt na skanery dokumentów utrzyma się, ponieważ przedsiębiorstwa integrują swoje środowisko pracy, gdzie oprócz zasobów cyfrowych funkcjonują dokumenty papierowe. Dlatego też gracze, którzy działają w tym obszarze, będą się rozwijać i udoskonalać swoje oferty – twierdzi Allison Correia, starszy analityk IDC.

Wprawdzie żyjemy w epoce dominacji rozwiązań cyfrowych, ale papier bynajmniej nie zniknął z biur i urzędów. Niestety, zarządzanie stosami dokumentów staje się kłopotliwe, a koszty ich archiwizacji są zdecydowanie wyższe aniżeli dokumentacji w wersji cyfrowej. Poza tym przeszukiwanie, kopiowanie, a także modyfikacja dokumentów przechowywanych w tradycyjnych archiwach zabiera mnóstwo czasu.

Nie można też zapominać o kwestiach bezpieczeństwa, zwłaszcza w kontekście obowiązującego od niedawna rozporządzenia RODO. Papierowe dokumenty łatwo wykraść, skopiować, a w przypadku czynników losowych, takich jak pożar lub zalanie, ulegają całkowitemu zniszczeniu. Jedynym sposobem na skuteczną ochronę danych jest ich digitalizacja. Cyfrowe wersje dokumentów eliminują problemy związane z uszkodzeniem, zabrudzeniem czy trwałym zniszczeniem wysłużonych i delikatnych papierów. Zeskanowane materiały można zaszyfrować, utworzyć ich kopie zapasowe, a także udostępniać w systemach CRM, aplikacjach HR oraz w programie SharePoint. Materiały w postaci cyfrowej są archiwizowane na dyskach lokalnych serwerów lub w chmurze publicznej.

Świat biznesu oraz administracja publiczna dostrzegają zalety skanowania i nie chcą pozbywać się sprzętu, który do tego służy. Co więcej, inwestują w nowoczesne, coraz bardziej wydajne i oferujące zaawansowane funkcje modele. Nie bez przyczyny także resellerzy wciąż patrzą na skanery przychylnym okiem.

– Firmy, które do tej pory skupiały się na urządzeniach drukujących, zaczęły dostrzegać potencjał sprzedażowy skanerów. Pomimo opinii, że tradycyjny papier zostanie całkowicie wyparty przez dokumenty w wersji elektronicznej, rynek tych urządzeń ma się całkiem dobrze, a nawet zauważamy jego regularny wzrost – zauważa Marcin Cichecki, Secure Data Solutions, Business Unit Director w Alstorze.

 

Klienci wysoko zawieszają poprzeczkę

Skanery trafiają do różnorakich grup klientów, w związku z czym muszą być przygotowane na działanie w rozmaitych rolach. Wprawdzie w biurach najczęściej spotyka się dokumenty w formacie A4, ale często występuje też potrzeba archiwizacji wizytówek, listów przewozowych lub paragonów. Poza tym papiery różnią się między sobą gramaturą.

O tym, jak poważnym wyzwaniem może być skanowanie, świadczy przykład jednego z chińskich banków. Instytucja finansowa korzystała z ponad 100 typów dokumentów i rodzajów papieru, począwszy od popularnych formatów aż po opasłe księgi bankowe. Formularze i czeki związane z konkretną transakcją często łączono taśmą klejącą, a długość przygotowanego w ten sposób pakietu przekraczała metr. Całą tego typu dokumentację trzeba było nierzadko skanować, chociażby w sytuacji, kiedy klient złożył reklamację. W związku z tym szefostwo banku poprosiło specjalistów Fujitsu o analizę sytuacji. W wyniku obserwacji producent wyposażył część bankowych skanerów w automatyczny podajnik dokumentów o dużej pojemności i szybkości ich pobierania. Okazało się, że w ten prosty sposób znacząco poprawiono jakość i efekty pracy całej instytucji. Banki należą do wymagających, ale zarazem najbardziej lukratywnych klientów, także w Polsce.

– Nasz sektor bankowy jest uznawany za jeden z najnowocześniejszych na świecie. Świadomość doboru odpowiednich rozwiązań okazuje się w tym przypadku kluczowa, aby utrzymać pozycję i wyróżnić się na tle konkurencji. Już od kilkunastu lat dostarczamy produkty dla tej branży – przyznaje Maciej Witkowski, Area Sales Manager Poland & Baltic Countries w firmie Kodak Alaris.

Innym łakomym kąskiem dla dostawców skanerów przemysłowych są centra outsourcingowe świadczące usługi związane z cyfryzacją dokumentów. Producenci zauważają również ożywienie sprzedaży w administracji publicznej. W poprzednich latach brak nowych przetargów oraz wstrzymywanie wcześniej zaplanowanych postępowań sprawiały, że ta grupa odbiorców stosunkowo rzadko zaopatrywała się w skanery. Jednak to już historia.

– Świadomość na temat procesów digitalizacji rośnie wśród klientów z administracji publicznej na różnych szczeblach. To dobrze wróży przyszłości skanerów dokumentowych – twierdzi Maciej Witkowski.

 

Zdaniem integratora

Maciej Geciów, właściciel geciowCom

Wśród klientów zaopatrujących się w skanery dokumentowe przeważają firmy logistyczne, instytucje leasingowe, a także windykatorzy. Ważną tendencją w tym segmencie rynku jest przeniesienie ciężaru skanowania na szybkie skanery produkcyjne. Odsetek skanowanych dokumentów w biurach zaczyna spadać. Taka sytuacja może mieć wpływ na zmniejszenie sprzedaży wielofunkcyjnych kombajnów, na czym powinny zyskać drukarki dla grup roboczych. Zresztą ten trend zaczyna być widoczny w projektach realizowanych dla MŚP.

 

Wśród klientów Epsona coraz częściej pojawiają się instytucje użyteczności publicznej oraz placówki administracji państwowej. Skanery stają się też podstawowym narzędziem w pracy wszelkiego rodzaju bibliotek, zarówno naukowych – działających przy uczelniach i ośrodkach badawczych – jak i w większych placówkach wojewódzkich oraz miejskich. Nie brakuje opinii, że do wzrostu popytu na te urządzenia wśród urzędów państwowych przyczyniło się uruchomienie rządowego projekt EZD RP. Jego celem było ustanowienie jednolitego systemu elektronicznego do zarządzania dokumentacją w administracji rządowej oraz standardu klasy EZD w administracji publicznej.

– Projekt przyczynił się nie tylko do bezpośredniego zwiększenia zamówień kompatybilnych urządzeń przez placówki administracji publicznej, ale i wyznacza standardy przyjmowane obecnie przez biznes – przyznaje Agnieszka Wnuczak, Business Account Manager w polskim oddziale Epsona.

Jednak nie wszyscy podzielają tego typu opinie. Zdaniem Marcina Cicheckiego urzędy publiczne jeszcze przed wdrożeniem EZD RP zaopatrywane były w urządzenia do skanowania, a projekt nie tyle zwiększył popyt, co ułatwił obieg dokumentów.

Nowe zadania dla oprogramowania

Producenci rozwijają urządzenia zarówno od strony sprzętowej, jak i oprogramowania. W skanerach pojawiają się różnego rodzaju nowości, takie jak powolny tryb skanowania czy czujniki wykrywające elementy metalowe lub gnieciony papier. Równolegle dopracowywana jest technologia przechwytywania obrazów. Jednakże innowacje nie dotyczą wyłącznie sprzętu, wiele ciekawych rzeczy dzieje się w sferze aplikacji.

– To właśnie oprogramowanie do skanowania wyróżnia ofertę i odgrywa kluczową rolę w przypadku zaawansowanych systemów. Urządzenia poszczególnych producentów mają podobne parametry, różniąc się np. prędkością skanowania lub dziennym obciążeniem – tłumaczy Agnieszka Wnuczak.

Dostawcy starają się, aby oprogramowanie maksymalnie ułatwiało obsługę urządzeń. Wyposażają sprzęt w aplikacje, które przyspieszają i automatyzują pracę oraz zapewniają wiele pożytecznych funkcji, w tym między innymi rozpoznawanie kodów kreskowych na skanowanych dokumentach, pomijanie pustych stron, jak również domyślne zapisywanie wyników pracy na dysku lokalnym lub w chmurze.

– Oprogramowanie pełni kluczową rolę. Nie tylko poprawia jakość skanów i usprawnia proces wprowadzania dokumentów do obiegu. Korzystna dla klientów jest duża liczba aplikacji, które współpracują z urządzeniami innych producentów – twierdzi Maciej Witkowski.

Producenci, tacy jak Fujitsu, Panasonic i Epson, udostępniają zestawy typu Software Development Kit, umożliwiające tworzenie własnych aplikacji, ich integrację z zewnętrznymi wtyczkami, a także personalizację obsługi. To rozwiązanie dla integratorów dysponujących umiejętnościami programistycznymi. Warto jednak zauważyć, że Brother idzie o krok dalej, udostępniając oprogramowanie zapewniające dostosowanie wybranych funkcji do potrzeb klienta nawet tym resellerom, którzy nie są zaznajomieni z językami programowania.

 

 

Zdaniem specjalistów

Agnieszka Wnuczak, Business Account Manager, Epson

Podobnie jak w roku ubiegłym, również w tym obserwujemy wzrost popytu na skanery. Choć pewnego rodzaju konkurencją w sektorze średnich firm są zaawansowane urządzenia wielofunkcyjne wyposażone w moduł skanujący i oprogramowanie, to wymogi prawne i powszechna digitalizacja generują popyt na sprzęt o odpowiedniej wydajności oraz funkcjach wspomagających. Bardzo dużym odbiorcą tej klasy urządzeń jest sektor medyczny, gdzie są one wykorzystywane do cyfryzacji i archiwizacji dokumentacji. Ważnym klientem są też instytucje użyteczności publicznej oraz państwowe i samorządowe jednostki organizacyjne.

Piotr Baca, Country Manager, Brother

Polski rynek skanerów jest dość stabilny i w dużym stopniu bazuje na sprzedaży projektowej, również w sektorze publicznym. Dlatego liczba przetargów ma istotny wpływ na jego wartość. Trudno wskazać czynniki, które w stosunkowo krótkim czasie mogą zmienić dynamikę rynku. W poszczególnych branżach przechowywanie dokumentów w wersji cyfrowej stało się obowiązującym standardem – dotyczy to najczęściej używanych biurowych nośników informacji, takich jak umowy, paragony i faktury. Elementem, który w najbliższym czasie może ulec zmianie, jest wydajność oraz niezawodność urządzeń. Najnowsze generacje skanerów są znacznie szybsze, prostsze w obsłudze i bardziej niezawodne w porównaniu z poprzednikami.

Daniel Gajkowski, Product Manager, Ricoh

Małe skanery nabiurkowe to wymierająca kategoria, którą w środowisku biurowym wypierają wielofunkcyjne urządzenia drukujące. Natomiast duże skanery przemysłowe znajdują zastosowanie głównie w firmach outsourcingowych świadczących usługi związane z cyfryzacją dokumentów. Postępująca digitalizacja będzie w dużo większym stopniu wpływać na wzrost liczby wdrożeń narzędzi do elektronicznego obiegu dokumentów i automatyzacji. Odgrywa też bardzo istotną rolę w rozwoju rynku urządzeń drukujących. Stają się one kluczowym elementem łańcucha obiegu dokumentów. Umożliwiają efektywną cyfryzację, zapewniają także dostęp do szeregu zaawansowanych funkcji bezpieczeństwa – szyfrowania danych dyskowych i połączeń. Należy też zwrócić uwagę na to, że firmy, które muszą dokonać cyfryzacji wstecznej bardzo dużej liczby dokumentów, najczęściej zlecają tego typu usługi zewnętrznym, wyspecjalizowanym w takich zadaniach podwykonawcom.

Marcin Cichecki, Secure Data Solutions, Business Unit Director w Alstorze

Wymogi ochrony środowiska oraz minimalizacja kosztów związanych z obsługą dokumentów, powodują podążanie w kierunku cyfryzacji. Archiwizacja dużych ilości papierowych dokumentów jest droższa niż korzystanie z nich w wersji cyfrowej. Ponadto przeszukiwanie, kopiowanie i modyfikacja dokumentów przechowywanych w tradycyjnych archiwach jest procesem bardziej skomplikowanym i czasochłonnym. Coraz częściej dołączane do skanerów oprogramowanie w łatwy sposób można integrować z cyfrowym obiegiem dokumentów. Dzięki niemu użytkownicy są w stanie przekształcać zeskanowane dokumenty i fotografie do postaci cyfrowej. Zdigitalizowane dokumenty można przechowywać w bezpieczny sposób w cyfrowym archiwum, które ułatwi ich przeszukiwanie oraz edycję.

 

 

Kombajn zamiast skanera?

W segmencie urządzeń drukujących następuje wyraźny odwrót od jednofunkcyjnych drukarek, które przegrywają rywalizację z wielofunkcyjnymi kombajnami. Czy z podobnym scenariuszem będziemy mieli do czynienia na rynku skanerów? W tej kwestii nie ma jednomyślności wśród producentów. Część z nich wychodzi z założenia, że nie ma dobrej alternatywy dla profesjonalnych skanerów.

– Dokumenty mają różną wielkość, format, gramaturę, kształt, a także różnią się materiałem, z którego zostały wykonane. Często zdarza się, że trzeba cyfrowo przetworzyć karty tłoczone, plastikowe dowody tożsamości, a także długie arkusze papieru. Przetwarzanie na urządzeniach wielofunkcyjnych wymienionych typów dokumentów jest mało efektywne, a sam proces żmudny i czasochłonny – tłumaczy Marcin Cichecki.

Przedsiębiorstwa poszukujące profesjonalnych urządzeń wykazują duże zainteresowanie skanerami szczelinowymi, wyposażonymi wyłącznie w podajnik. Nie mają one płaskiej powierzchni skanującej i zajmują bardzo mało miejsca. Ponadto charakteryzują się dużą wydajnością, jaką zapewnia dwustronne skanowanie jednoprzebiegowe. Wiele wskazuje na to, że takie urządzenia będą powoli wypierać z rynku tradycyjne modele skanerów.

– Obserwujemy odchodzenie do lamusa skanerów płaskich, co wynika z gabarytów tych urządzeń, niewygodnej obsługi i niskiej wydajności – przyznaje Agnieszka Wnuczak.

Zwolennicy jednofunkcyjnych urządzeń zwracają uwagę na ich parametry. Wydajne skanery potrafią w ciągu minuty zeskanować 280 obrazów, co jest wartością nieosiągalną dla większości wielofunkcyjnych kombajnów. Ale urządzenia z wyższej półki zbliżają się pod względem wyników do profesjonalnych skanerów, np. w ofercie Ricoha znajdują się systemy umożliwiające skanowanie 240 obrazów na minutę. Rywalizacja na tym polu zapowiada się więc nad wyraz interesująco.

Cyfrowa transformacja wpływa na wzrost popytu na rozwiązania służące do wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów i automatyzacji. Zyskują na tym dostawcy wielofunkcyjnych kombajnów oraz skanerów, bez których nie można przeprowadzić procesu transformacji. Sprzedaż urządzeń otwiera integratorom drzwi do nowych, zaawansowanych projektów związanych z cyfryzacją biur i urzędów.