Gros polskich firm nie ma żadnej kontroli nad licencjami. Z danych Deloitte wynika, że wprawdzie już 38 proc. z nich wdrożyło narzędzia Software Asset Management, ale to nie rozwiązało problemu. Nadal w co drugim przedsiębiorstwie audyty wykazały błędy w procesach nadzoru nad zarządzaniem licencjami. Tylko 29 proc. firm w Polsce przestrzega wszystkich warunków korzystania z oprogramowania.

Dla efektywnej i permanentnej kontroli software’u kluczowe jest wdrożenie odpowiednich procesów, a z tym bywa różnie. Aż 38 proc. ankietowanych przez Deloitte przyznaje, że zgodność licencyjna w ich firmach jest weryfikowania jedynie w razie potrzeby. Tylko w co dziesiątej jest to proces ciągły. Tymczasem oprogramowanie wykorzystywane przez poszczególne działy, a także licencje wciąż się zmieniają i SAM nie ma większego sensu, jeżeli cały czas ktoś nie trzyma ręki na pulsie.

Zarówno eksperci badający rynek, jak i firmy specjalizujące się w zarządzaniu licencjami oprogramowania nie mają wątpliwości, że zapotrzebowanie na takie usługi będzie rosnąć, i to w szybkim tempie. Co ważne, okres wzmożonego popytu właśnie się zbliża.

– Zainteresowanie SAM jest największe w drugiej połowie roku – twierdzi Grzegorz Filarowski, CEO Log System.

Zdaniem ekspertów Deloitte już za trzy lata większość firm w Polsce będzie używać narzędzi do zarządzania licencjami. Również dostawcy specjalistycznych narzędzi przyznają, że tempo wzrostu obrotów z wdrożeń takich rozwiązań jest wysokie – wynosi 30–40 proc. w skali roku.

Kilka czynników powinno wpływać na dalszy wzrost zapotrzebowania na SAM. Po pierwsze coraz więcej dostawców software’u zleca audyty zgodności licencyjnej. Jeszcze siedem lat temu takich producentów było 2–3, a obecnie jest ponad 10 – wynika z danych Deloitte. Audyty są przeprowadzane na ich koszt we wskazanych firmach. Większość tego rodzaju kontroli ujawnia luki, np. w procesach zarządzania. Konsekwencją są koszty… idące w miliony. Przykładowo jeden z kontrolowanych podmiotów dysponował licencją na 500 użytkowników, ale z uwagi na niewiedzę i błędną konfigurację oprogramowania udostępniono je kilkunastu tysiącom użytkowników. I chociaż nadprogramowi użytkownicy z niego wcale nie korzystali, przedsiębiorstwo musiało dopłacić producentowi kilka milionów dolarów. Przypadek ten, wcale nie tak odosobniony, jak mogłoby się wydawać, dobitnie pokazuje skalę ryzyka.

Co istotne, firmy nie wyciągają wniosków z audytów, a dostawcy oprogramowania doskonale o tym wiedzą. Dlatego po kilku miesiącach ponawiają kontrole w przedsiębiorstwach, w których wykryto nieprawidłowości. Efekt? Najczęściej płacą one drugi czy trzeci raz za te same błędy w licencjonowaniu. Znowu zabrakło fachowca, który na poważnie zająłby się kwestią SAM… Według danych Flexera z 2016 r. aż 23 proc. firm poddano kontroli trzy lub więcej razy, a 44 proc. sprawdzanych firm zapłaciło 100 tys. dol. lub więcej dostawcom oprogramowania w wyniku audytu.

Zdaniem integratora

Dorota Jarowiecka, Senior Key Account Manager, Integrated Solutions

W każdej sytuacji, gdy w organizacji dochodzi do zmian obejmujących sprzęt czy oprogramowanie, np. firma kupuje nowe urządzenia czy migruje do chmury, niezbędna jest weryfikacja zgodności licencji z nową infrastrukturą. Dokonując modyfikacji w środowisku IT klienta, także w celu optymalizacji kosztów oprogramowania, sięgamy po wsparcie specjalistycznej firmy, zajmującej się zarządzaniem licencjami. To pozwala wspólnie domknąć projekt.

Każde przedsiębiorstwo powinno też pamiętać, że wiele licencji należy odnawiać co rok czy parę lat i trzeba mieć te sprawy pod kontrolą. Warto przypominać klientom, że niezbędny jest stały nadzór nad licencjami. SAM powinien zostać uwzględniony w planowanym budżecie IT. Zwykle zdają sobie z tego sprawę instytucje finansowe, które należą do najbardziej zaawansowanych w zakresie rozwiązań IT. Natomiast np. przedsiębiorstwa produkcyjne częściej uważają SAM za koszt. Takich klientów trzeba przekonywać do wydatków na zarządzanie licencjami oprogramowania. Najbardziej przemawiają do nich argumenty związane z kontrolą kosztów przy wdrożeniu SAM.

 

Chmura potrzebuje kontroli

Kolejnym istotnym czynnikiem, który będzie powodował wzrost zapotrzebowania na SAM, jest migracja do chmury. Warunki licencji oprogramowania w modelu usługowym czy też w przypadku wirtualizacji lub rozwiązań mobilnych są o wiele bardziej skomplikowane niż dla aplikacji w modelu on-premise. Co ważne, często się zmieniają. Eksperci są zgodni, że firmom samodzielnie trudno zapanować nad nowymi typami licencji. Zwłaszcza że poziom złożoności licencjonowania zapewne będzie rósł. Tymczasem już teraz, jak podaje RightScale, 35 proc. budżetów na usługi w chmurze to pieniądze wydane niepotrzebnie. Największe ryzyko niekontrolowanych wydatków stwarza IaaS (infrastruktura jako usługa) – na co wskazuje SnowSoftware.

Zatem przedsiębiorstwa, które korzystają z zasobów zwirtualizowanych albo w chmurze bądź planują przejście na model SaaS, PaaS, IaaS itp., znajdują się w pierwszym szeregu potencjalnych nabywców rozwiązań SAM.

– W przypadku licencji dotyczących wirtualizacji czy baz danych prawie zawsze wykrywamy błędy. Niemal w każdej firmie występują też nieprawidłowości związane ze zdalnym dostępem pracowników czy klientów – mówi Janusz Krzyczkowski, prezes IPR-Insights.

Kolejnym czynnikiem ryzyka są multiplikacje. Przykładowo z bazy danych korzysta się za pomocą jednej aplikacji, ale dostęp do niej mają wszyscy pracownicy.

Zainteresowanie SAM powinno się zwiększać również ze względu na rosnącą świadomość korzyści z takich rozwiązań. Chodzi głównie o uzyskanie zgodności używanego oprogramowania z licencjami i pomoc w redukcji wydatków. Brak nadzoru nad zakupami i używaniem software’u często powoduje, że firmy kupują niepotrzebne produkty. W oparciu o wyniki audytów specjaliści oceniają, że nawet jedna czwarta zamówionych aplikacji nie jest potem wykorzystywana, a prawie 60 proc. przedsiębiorstw płaci za wsparcie oprogramowania, którego nie używa. Według Gartnera wdrożenie SAM umożliwia firmom zaoszczędzenie rocznie do 30 proc. wydatków na oprogramowanie. Problem ten dotyczy przede wszystkim dużych przedsiębiorstw, stąd przeciętny koszt projektu SAM – według danych IPR-Insights – przekracza 500 tys. zł. Małe firmy interesują się tym tematem dopiero wtedy, gdy mają problem.

– Do zarządzania licencjami skłania je w końcu na przykład list od BSA w sprawie naruszenia praw licencyjnych – twierdzi Janusz Krzyczkowski.

Po rozwiązania SAM chętnie sięgają instytucje finansowe, firmy przemysłowe oraz podmioty z sektora handlu detalicznego, gdzie coraz większe znaczenie ma sprzedaż internetowa, a jej podstawą jest oprogramowanie. Duże zainteresowanie odnotowuje się też w biurach
architektonicznych, które wykorzystują specjalistyczne oprogramowanie projektowe. Koszty licencji, a tym samym konsekwencji ich naruszeń, są wysokie, stąd większa skłonność do inwestycji w SAM. Dotyczy to również kancelarii prawnych, którym powinno szczególnie zależeć na tym, aby nie naruszać przepisów i umów licencyjnych.

SAM w pigułce

>> SAM szczególnie potrzebują…

…firmy korzystające z rozwiązań chmurowych i hybrydowych, wirtualizacji, rozwiązań mobilnych,

…duże organizacje, zwłaszcza w takich sektorach, jak finanse, przemysł, retail,

…małe firmy używające specjalistycznego, kosztownego oprogramowania, jak biura projektowe i kancelarie prawne,

…przedsiębiorstwa, które zmieniają, modernizują, rozbudowują infrastrukturę IT.

>> Czynniki wpływające na rozwój rynku SAM to…

…coraz częstsze audyty oprogramowania zlecane przez producentów,

…komplikacja zasad licencji, głównie z powodu rozwoju chmury, wirtualizacji, rozwiązań mobilnych,

…brak fachowców w firmach, którzy mogą się zająć się SAM wewnątrz organizacji,

…rosnąca świadomość konieczności stosowania SAM oraz korzyści z takich wdrożeń.

>> Główne zalety wdrożeń SAM to…

…ograniczenie kosztów oprogramowania (do 30 proc.),

…minimalizacja ryzyka dodatkowych opłat i kar związanych z nieprawidłowościami w licencjach.

 

 

Integratorzy też mogą skorzystać

Również dla integratorów IT rosnące zapotrzebowanie na zarządzanie oprogramowaniem może oznaczać profity – nawet gdy nie są specjalistami w tej dziedzinie. Przede wszystkim powinni uświadamiać swoim klientom konieczność stałego nadzoru nad licencjami i związane z tym korzyści (mniejsze koszty, niższe ryzyko prawne). Zwłaszcza w przypadku każdorazowej zmiany związanej ze sprzętem, np. wymiany urządzeń – nie mówiąc już o większych wdrożeniach, w szczególności migracji do chmury – warto przypominać klientom, że częścią takiego projektu powinna być weryfikacja licencji na oprogramowanie. W tym celu integrator winien nawiązać współpracę z dostawcą narzędzi SAM. Jednak rola integratora nie musi sprowadzać się do wskazywania klienta specjaliście.

– Przy wdrożeniu narzędzi SAM firma projektowa może zająć się integracją rozwiązań do zarządzania oprogramowaniem z innymi systemami, np. do zarządzania zasobami czy incydentami – mówi szef IPR-Insights.

Przekonuje przy tym, że integrator, dbając o zarządzanie licencjami u klienta, nie tylko może liczyć na dodatkowe przychody związane z kooperacją ze specjalistą i wdrożeniem, lecz także zyskuje większe zaufanie użytkownika. W ten sposób pokazuje, że dba o jego interesy i fachową realizację  projektu.

 

Zdaniem specjalistów

Janusz Krzyczkowski, prezes IPR-Insights

Integratorzy i resellerzy powinni zwrócić uwagę na to, czy oferują oprogramowanie zgodnie z wymaganiami licencyjnymi producentów, a także czy ich klienci nie naruszają zapisów umów. Są one coraz bardziej skomplikowane, ponadto na rynku jest coraz więcej używanego software’u. Reguły jego legalnej dystrybucji również nie są proste. Dlatego warto nawiązać współpracę ze specjalistą od zarządzania licencjami oprogramowania, aby nie narażać siebie ani klientów. W zasadzie każda firma czy urząd potrzebuje specjalistycznego zarządzania oprogramowaniem. W związku z rozwojem usług chmurowych zwłaszcza organizacjom korzystającym z cloud computingu i modeli hybrydowych (chmura i on-premise) będzie coraz trudniej samodzielnie zapanować nad licencjami czy dopilnować, by umowa z dostawcą nie była źródłem niepotrzebnego ryzyka i wydatków. Koszty nawet pojedynczych błędów mogą iść w miliony i warto to uświadamiać klientom.

 

Grzegorz Filarowski, CEO Log Systems

Zainteresowanie wdrożeniami SAM rośnie, ale ostatni rok zdominował temat RODO, stąd o zarządzaniu licencjami oprogramowania zrobiło się trochę ciszej. Popyt widać przede wszystkim ze strony dużych firm oraz przedsiębiorstw używających wielu aplikacji. Wpływ na zapotrzebowanie na SAM ma też aktywność największych producentów oprogramowania w kwestii kontroli licencji (jak Microsoft, SAP, Oracle czy VMware). Zarówno integratorzy IT, jak i resellerzy wykazują spore zainteresowanie SAM, ale dopiero wtedy, gdy potrzebuje go klient i od niego wyjdzie inicjatywa. Sami nie proponują takich rozwiązań. Dla klientów argumentem za korzystaniem z profesjonalnych usług zarządzania oprogramowaniem jest przede wszystkim pewność co do legalności wykorzystywanych rozwiązań licencyjnych, redukcja kosztów licencji oraz prestiż, bo SAM może zakończyć się certyfikacją.

 

Piotr Polak, menedżer, zespół zarządzania oprogramowaniem, Deloitte

Firmy w Polsce nie tylko nie mają kontroli nad tym, co się dzieje z wykupionymi przez nich licencjami, ale też bardzo rzadko wprowadzają zmiany, jeśli audyt wykaże nieprawidłowości. Tymczasem producenci oprogramowania mogą nakładać na przedsiębiorstwa bardzo wysokie kary finansowe z tego tytułu, nie wspominając już o naruszeniu zasad bezpieczeństwa teleinformatycznego. Zarządzanie oprogramowaniem w przedsiębiorstwie wymaga stworzenia silnego zespołu o odpowiednich kompetencjach. Jedna lub dwie osoby nie są w stanie podołać temu zadaniu, zwłaszcza w dużych organizacjach. Aż 96 proc. badanych przez nas menedżerów ocenia poziom świadomości w obszarze SAM w swojej firmie jako niski lub średni.

 

 

Jak podkreślają zarówno eksperci, jak i dostawcy SAM, skuteczne zarządzanie oprogramowaniem znacząco utrudnia, a czasem wręcz uniemożliwia brak odpowiednich ludzi. Często zadanie nadzoru nad licencjami dostają „z przydziału” zupełnie nieprzygotowane do tego osoby. Brak ludzi i procesów sprawia, że organizacje nie są w stanie monitorować tego, co mają i co kupiły.

Kolejny problem stanowi czas poświęcany na monitoring licencji oprogramowania i związane z tym koszty – 28 proc. ankietowanych przez Deloitte firm zadeklarowało, że na obsługę audytów zgodności licencyjnej musiało przeznaczyć w ciągu ostatniego roku od 60 do 120 dni roboczych. W przypadku 48 proc. było to od 20 do 60 dni.

Dlatego przewidywany jest wzrost zainteresowania outsourcingiem usług SAM. Takie zjawisko widoczne jest już w krajach zachodnich, a niebawem ta fala dojdzie do naszego rynku. Już ponad połowa pytanych polskich przedsiębiorstw przyznaje, że zarządzanie licencjami oprogramowania jako usługą ma przyszłość.