Wraz z coraz szerszym wykorzystywaniem dokumentów w wersji cyfrowej pojawia się kwestia ich profesjonalnej archiwizacji. Na takie potrzeby również reagujemy. Mają je jednostki państwowe – szpitale, urzędy, które dysponują wolumenem dokumentów w wersji papierowej i muszą je zeskanować oraz w odpowiedni sposób poopisywać, aby zasilić archiwum, a także spełnić wymogi związane z przesyłaniem danych do innych jednostek państwowych. Olprint postawił na cyfrowe repozytorium niemieckiego producenta ELO Digital Office. To jest cały system umożliwiający organizację obiegu dokumentów oraz zarządzanie procesem biznesowym. To główny produkt, z którym idziemy do klientów, zresztą z coraz lepszym skutkiem. Żeby nie być gołosłownym: jakieś dwa lata temu rozmawialiśmy o nim z jednym z klientów. Wtedy tworzenie systemów obiegu cyfrowych dokumentów oraz archiwizacyji spotykało się z dużo mniejszym zrozumieniem niż teraz. Temat nie zdołał wówczas nabrać rozpędu, ponieważ dział IT klienta stwierdził, że sam może stworzyć potrzebną mu aplikację, dzięki której archiwizowane materiały będą się zgrywać na FTP, a pracownicy będą mieli do nich dostęp. Niedawno jednak klient do nas wrócił, twierdząc, że dorobił się już kilku terabajtów danych zgranych na FTP i obecnie nie jest w stanie ich skutecznie przeszukiwać – właściwie nikt już się nie orientuje w zawartości składowanych plików. Przedsiębiorstwo wróciło więc do tematu profesjonalnego archiwum, które zapewni zarządzanie takim wolumenem dokumentów i ich szybkie wyszukiwanie.

Kolejny z naszych klientów zwrócił uwagę, że osoba z innego przedsiębiorstwa, z którą on współpracuje i regularnie się rozliczają, w trakcie rozmowy potrafi natychmiast znaleźć fakturę w cyfrowym archiwum, nawet niekoniecznie posługując się jej numerem, ale jakimś słowem, frazą. Dzięki temu ma bieżący dostęp do danych i zawsze dokładnie wie, o czym mówi. Nasz klient natomiast – z racji tego, że nie dysponuje takim rozwiązaniem – zawsze musi prosić o papiery inną osobę w firmie. Ewidentnie odczuł przewagę jednego sposobu pracy z dokumentem nad drugim. I jeszcze jeden przykład, zgoła odmienny. Rozmawialiśmy z głównym księgowym w jednym z większych przedsiębiorstw o cyfryzacji dokumentów i generalnie odejściu od drukowania. Przyznał, że to, o czym mówimy, jest ciekawe, ale obecność kadry w wieku 50, 60 plus to poważna przeszkoda na drodze tak głębokich zmian w przedsiębiorstwie. Z nimi praca wyłącznie na cyfrowych dokumentach na razie się nie uda. To realia, z którymi się zderzamy.