Producenci rozwiązań IT dla branży HoReCa oraz obsługujący ją integratorzy są zgodni: dominuje w niej taki typ użytkownika, który chce za niewielkie pieniądze kupić rozwiązanie, wdrożyć je, przeszkolić pracowników i zapomnieć o jakichkolwiek problemach. Najlepiej, gdyby infrastruktura była jak najmniej skomplikowana, co minimalizowałoby ryzyko awarii i przestoju. Niby takich klientów nie brakuje także w innych branżach, ale w opisywanym przypadku niskie koszty i bezproblemowa obsługa to absolutna podstawa. Naturalną odpowiedzią na te potrzeby wydaje się chmura, chociaż „wyniesienie” wszystkiego do obcego centrum danych ma jedną wadę – przerwana łączność z internetem uniemożliwia obsługę klienta (np. wymeldowanie z hotelu i rozliczenie rachunku), któremu z reguły się spieszy.

Oferując tego typu systemy, zawsze trzeba opracować kilka planów awaryjnych, wdrożyć je oraz przeszkolić pracowników użytkownika, aby w przypadku konieczności skorzystania z nich nie poruszali się jak dziecko we mgle. Przede wszystkim należy pamiętać, aby zabezpieczyć się przed utratą dostępu do internetu.

Dlatego router dostępowy powinien być wyposażony w modem GSM (lub możliwość jego podłączenia), który w razie awarii głównego łącza natychmiast uruchomi zapasowe. Oczywiście będzie ono znacznie mniej wydajne, ale umożliwi prowadzenie podstawowych działań operacyjnych.
Placówki HoReCa w trosce o dobrą reputację muszą nieustannie dbać o własny wizerunek. Kompromitacją w hotelu jest chociażby windowsowy niebieski ekran śmierci na monitorze należącym do systemu Digital Signage. Zanim ustali się przyczynę awarii serwera treści, personel powinien móc szybko przełączyć obraz na „tymczasowy” (np. logo hotelu), wgrany do monitora lub znajdujący się na podłączonej do niego pamięci USB.

W małych i średnich hotelach często instalowane są wielofunkcyjne serwery NAS, pełniące rolę centralnego repozytorium danych i kopii zapasowych ze stacji roboczych oraz zapewniające dodatkowe usługi (serwer poczty elektronicznej, rejestrator obrazu z kamery monitoringu itp.). Także w ich przypadku należy zadbać o to, aby w przypadku awarii możliwe było kontynuowanie pracy. Dobrym rozwiązaniem, sugerowanym przez niektórych producentów NAS-ów, jest instalacja i połączenie w klaster zapasowego, prostego modelu serwera, na który wykonywana jest replikacja najważniejszych danych i na którym odtworzone są ustawienia systemu operacyjnego. Oczywiście dane także można replikować do chmury, przy czym trzeba pamiętać o wymogach RODO.

W myśl tego rozporządzenia każdy hotel przetwarza dane osobowe gości, więc tej dziedziny nie należy traktować po macoszemu. Dbać trzeba o bezpieczeństwo lokalnej infrastruktury (warto stworzyć dwie galwaniczne oddzielone od siebie sieci – jedną dla personelu, a drugą zapewniającą internet klientom), jak również upewnić się, że usługi chmurowe, z których korzysta placówka, także spełniają wymogi nakreślone w RODO. Chodzi przede wszystkim o zapewnienie, że centrum danych, do którego trafią informacje o hotelowych gościach, znajduje się w jednym z krajów członkowskich Unii Europejskiej.