Systemy rezerwacyjne

Sercem, bez którego nie może funkcjonować żaden hotel, jest system rezerwacyjny oraz oprogramowanie do zarządzania placówką (Property Management System). Dostępność tego typu narzędzi jest bardzo wysoka. Pakiety różnią się przede wszystkim funkcjonalnością, ale też formą przechowywania danych (lokalnie lub w chmurze) i częstotliwością udostępniania aktualizacji. Te z reguły dotyczą zmian prawnych, najczęściej księgowych, ale w ubiegłym roku miała miejsca masowa aktualizacja aplikacji do wersji zgodnych z RODO. Z tego też powodu warto głównie skupiać się na oprogramowaniu autorstwa polskich firm – one najlepiej znają lokalne realia rynkowe. Zapewniają też polski interfejs aplikacji, co stanowi duży ukłon w stronę pracowników placówki, którzy nie znają języków obcych. Same aktualizacje dostępne są tylko dla klientów, którzy wykupili usługę wsparcia (popularne są dwa modele jej rozliczania – roczny w hotelach i miesięczny w gastronomii).

Oprogramowanie do obsługi hotelu z reguły ma konstrukcję modułową (rezerwacje, system meldunkowy, rozliczenia, zarządzanie zasobami i obsługą pokojów, interaktywna telewizja, restauracja). Dzięki temu da się je dostosować do potrzeb danego klienta, a jednocześnie zapewnić możliwość rozbudowy w przyszłości. Wiele aplikacji umożliwia też zdalne zarządzanie automatyką budynkową: zamkami, ogrzewaniem i klimatyzacją, monitoringiem wizyjnym itp.
Ważną kwestią jest zapewnienie możliwości synchronizacji oprogramowania do zarządzania przepływem gości z chmurowymi serwisami rezerwacyjnymi. Internet jest dziś głównym kanałem, przez który dokonuje się rezerwacji, więc zignorowanie tej platformy sprzedaży może bardzo negatywnie odbić się na wynikach finansowych placówki. Niestety, nie wszystkie dostępne na rynku aplikacje dobrze sobie z tym radzą, dlatego zawsze przed podjęciem decyzji należy zażądać dostępu do testowych wersji demonstracyjnych i kompleksowo sprawdzić, czy gwarantują one bezproblemową współpracę z serwisami rezerwacyjnymi.
Warunki kooperacji partnerskiej powinny być też skrupulatnie przedyskutowane z jeszcze jednego powodu. Część polskich twórców oprogramowania hotelowego obsługuje klientów bezpośrednio, więc automatycznie staje się konkurencją integratorów. Konieczne jest zatem wyeliminowanie ewentualnego konfliktu interesów.

Hotel bez Wi-Fi nie istnieje

Ze wszystkich ankiet prowadzonych wśród gości hotelowych wynika, że dla znakomitej większości osób darmowe i szybkie Wi-Fi jest ważniejsze niż śniadanie czy czysta pościel. Dostępność, ale też jakość bezprzewodowego połączenia z internetem stanowią główne składowe oceny w portalach turystycznych i rezerwacyjnych. A klientów do frustracji potrafi doprowadzić cały szereg kłopotów związanych z sygnałem sieci bezprzewodowej, kiedy jest zbyt słaby czy wrażliwy na zakłócenia z sąsiednich punktów dostępowych.
Przyczyny wspomnianych problemów z reguły są dwie. Do hotelowej sieci często, z powodu oszczędności, wybierany jest sprzęt przeznaczony do użytku domowego. Nie jest on w stanie zapewnić odpowiedniej wydajności, gdy spróbuje się do niego podłączyć kilkudziesięciu gości, nie mówiąc już o braku uwierzytelniania użytkowników, a co za tym idzie zagwarantowania bezpieczeństwa informacji. Drugą przyczyną okazuje się zbyt mała liczba punktów dostępowych (często tylko jeden na całe piętro) i brak komunikacji między nimi, która umożliwiałaby m.in. udostępnienie tylko jednego identyfikatora sieci w całym obiekcie.

Nie stanowi to wielkiego problemu, gdy mamy do czynienia z małą powierzchnią, a punkt dostępowy jest zlokalizowany w centralnej części otoczonej kilkoma, równie niewielkimi pokojami. Natomiast w sytuacji, gdy korytarz jest długi, korzystanie z tylko jednego punktu dostępowego jest nieakceptowalne. Goście obecnie najczęściej korzystają z Wi-Fi nie za pomocą laptopów, ale smartfonów i tabletów, których antena ma znacznie mniejszą moc i jest bardziej wrażliwa na zakłócenia, więc jakość połączenia bywa wyraźnie gorsza.

W hotelach dysponujących pokojami o dużej powierzchni już od dłuższego czasu w każdym z nich instalowany jest oddzielny punkt dostępowy o niewielkiej mocy. Ich producenci mają w ofercie rozwiązania specjalnie dla hoteli, dzięki czemu nie ma ryzyka, że sprzęt zostanie ukradziony przez nieuczciwego gościa albo nudzący się w pokoju „haker” będzie próbował zmienić jego ustawienia. W sprzedaży są urządzenia, które można zainstalować w puszce podtynkowej zamiast gniazdka elektrycznego lub umieścić w module zamka zbliżeniowego znajdującego się na drzwiach. Natomiast system centralnego zarządzania automatycznie informuje administratora, gdy ktoś próbuje ingerować w ustawienia takiego urządzenia lub gdy zostanie ono odłączone od prądu.

Oczywiście to do właściciela hotelu należy decyzja, czy nabyć kilka tanich punktów dostępowych o niewielkim zasięgu, czy kupić jeden droższy o bardzo dużej mocy, który swoim zasięgiem obejmie kilka pokoi. Ta druga opcja wciąż może stanowić dobre rozwiązanie w przypadku hoteli, które nie dysponują rozbudowanym zespołem IT (zarządzanie punktami dostępowymi, serwisowanie itp.), oraz gdy wymagania hotelowych gości nie są wygórowane, a placówka ma inne ważne atuty (jak lokalizacja, cena usług itp.). Zwłaszcza że wciąż wiele starszych hoteli nie ma pełnej infrastruktury okablowania strukturalnego. Dla nich rozwiązanie stanowi możliwość przesyłania pakietów internetowych poprzez obecną w większości takich placówek infrastrukturę okablowania telefonicznego.

Tomasz Kruszyński
Country Manager, Aten

Partnerzy, dobierając rozwiązania IT dla klientów z branży HoReCa, powinni przede wszystkim zwracać uwagę na jakość urządzeń, możliwość wydłużania gwarancji dla danych produktów, intuicyjność obsługi i spójność systemu, tzn. możliwość zbudowania całej instalacji przy pomocy urządzeń jednego producenta. Dobrym przykładem standardu wykorzystywanego przez firmy jest HDBaseT. Nie jest on bezpośrednio związany z IT, ale użycie urządzeń wykorzystujących go może często bardzo ułatwić lub wręcz umożliwić tworzenie określonej struktury IT.