Duże instytucje mają nawet kilkaset modeli urządzeń drukujących, wielu różnych producentów. Oznacza to często konieczność dostarczania wielu różnorodnych materiałów eksploatacyjnych. Na szczęście możliwości techniczne zapewniają optymalizację nawet tak złożonej infrastruktury druku.

Proces optymalizacji zawsze zaczyna się od audytu, ponieważ, aby obniżyć koszty druku, najpierw należy je określić. Dlatego specjaliści Sharp wraz z pracownikami firmy resellerskiej przez kilka tygodni badają środowisko druku instytucji – inwentaryzują sprzęt i poznają jego stan techniczny. Następnie gromadzone są informacje na temat liczby rodzajów drukowanych dokumentów oraz analizowane są koszty ich produkcji, zakupu materiałów eksploatacyjnych oraz serwisu. Na koniec przychodzi czas na wnioski. Nierzadko okazuje się, że nikt w instytucji nie zdaje sobie sprawy z realnych wydatków, jakie są ponoszone na druk, a te są niemałe. Biorąc pod uwagę, że średnio 2–3 proc. obrotów firmy to koszty związane z drukiem, warto przyjrzeć się wydatkom na ten cel.

Do audytu, analizy, a później do stałej kontroli środowiska druku stosowane jest oprogramowanie SharpFleet, które monitoruje urządzenia różnych dostawców, w tym te, które są podłączone lokalnie. Po zakończeniu analizy przychodzi czas na właściwą optymalizację. Do tego celu wykorzystywane są specjalistyczne rozwiązania, dobierane do potrzeb i wymagań instytucji. Są to systemy serwerowe, zapewniające wiele funkcji, wśród których wymienić można kontrolę dostępu użytkowników, wydruk podążający oraz rozliczanie departamentów, użytkowników i projektów. W efekcie instytucja może liczyć na zwiększenie bezpieczeństwa przepływu informacji, a także znaczące oszczędności związane z drukiem (nawet do 30 proc.) i poprawę wydajności pracowników. Optymalizacja polega również na właściwym doborze urządzeń. Po optymalizacji flota jest zarządzana z poziomu przeglądarki internetowej. Dzięki temu łatwo sprawdzić kto, kiedy, gdzie i ile drukował.