Ich kluczową zaletą jest automatyzacja zadań związanych z wydrukiem, skanowaniem i archiwizacją dokumentów, podwyższenie współczynnika efektywności oraz uszczelnienie systemu bezpieczeństwa. Odpowiedzią na te potrzeby są drukarki z serii Epson WorkForce Pro, które dzięki udostępnianym narzędziom umożliwiają m.in. bardzo szybką integrację z istniejącą infrastrukturą lub budowę od podstaw zupełnie nowej. Podobnie jak inne produkty japońskiej marki, zaprojektowano je z naciskiem na ekologię, co – poza atutami CSR – bezpośrednio przekłada się na niskie TCO floty i zapewnia wymierne oszczędności w skali roku.

Usługi MPS wyznaczają kierunek rozwoju

Zmiana paradygmatu na rynku rozwiązań z zakresu druku dotyczy głównie ich środowiska. Dotychczas kluczowe było generowanie dokumentów i ich obieg (mowa zarówno o tych cyfrowych, jak i analogowych). Natomiast obecnie sam nośnik jest kwestią drugorzędną, a na pierwszy plan wysuwa się sprawne zarządzanie i wykorzystywanie zawartych w dokumentach informacji, jako główny czynnik efektywnego biznesu. Co ważne, do sprawnego działania niezbędna jest maksymalna automatyzacja procesów, jednak z opcją ich rozwoju i „uczenia się”  w miarę rozwoju firmy. Przykładowo do przedsiębiorstwa wpływa faktura kosztowa, która po zeskanowaniu i rozpoznaniu rodzaju dokumentu jest natychmiast kierowana do jednostki zajmującej się rozliczeniami w celu zaksięgowania, a efektem końcowym tego procesu jest terminowe zrealizowanie płatności.

Jak to się dzieje?

Podstawą tak zaawansowanego systemu obiegu informacji są urządzenia wielofunkcyjne, które umożliwiają realizację wyżej opisanego scenariusza w autonomiczny sposób, bez ingerencji pracownika. Z poziomu samego sprzętu możliwe jest np. rozpoznawanie klasy dokumentu, weryfikacja i jego dalsza dystrybucja zgodnie z wcześniej zaprogramowanymi regułami. Na tym jednak nie koniec – do integracji urządzeń w ramach floty wykorzystywane są usługi zarządzania druku (MPS), które zapewniają centralne kontrolowanie eksploatacji sprzętu w taki sposób, by minimalizować czas ewentualnych przestojów w pracy.

Skanowanie: kluczowy element procesu, nie zadanie sekretarskie

Dzięki zintegrowanej obsłudze LDAP przez aplikacje Epson Scan, takie jak Document Capture Pro, możliwa jest błyskawiczna dystrybucja dokumentów wewnątrz firmy. Odbywa się to bezpośrednio z płyty skanera na adres mailowy czy skonfigurowany zasób w chmurze (systemy Epson obsługują zarówno te wewnętrzne, firmowe, jak i otwarte, w rodzaju Google Drive czy OneDrive) z pominięciem etapu kopiowania na dysk i ręcznej wysyłki. Wysyłka dokumentów może odbywać się na adresy przypisane np. do określonych ich kategorii, co w efekcie umożliwia łatwą w obsłudze archiwizację i pełną integrację środowiska zarówno dokumentów cyfrowych, jak i papierowych.