Managed Print Services: wielkie porządki w świecie druku

Rewolucje technologiczne potrafią w mgnieniu oka uśmiercić popularne urządzenia. Przykładowo debiut pagera okazał się równie spektakularny jak jego upadek. Jednak bywają produkty ponadczasowe, które skutecznie opierają się modom i trendom. Klasyczną egzemplifikacją są drukarki. Choć Frederick Wilfrid Lancaster już w 1978 r. przedstawił wizję biura bez papieru i od tego czasu upłynęły niemal cztery dekady, jego koncepcja pozostaje mrzonką. Jak wynika z danych FTI Consulting, aż 83 proc. pracowników uważa, że papierowe dokumenty są niezbędne i lepiej sprawdzają się w pracy aniżeli ekrany urządzeń elektronicznych. Nic dziwnego, że lwia część przedsiębiorców nie zamierza rezygnować z wydruków ważnych umów, rozliczeń czy faktur. Jak podkreśla Maciej Amanowicz, menedżer Xeroxa ds. rozwoju biznesu Channel MPS, część czynności związanych z drukiem na tyle spowszedniała, że zwykła awaria urządzenia wielofunkcyjnego może sparaliżować pracę biura na kilka godzin.

Czy to oznacza, że drukarki pozostaną „nieśmiertelne”? Niektórzy uważają, że ich znaczenie w biznesie będzie maleć wraz z wchodzeniem na rynek pracy nowego pokolenia pracowników, należących do generacji millenialsów. Wprawdzie 20-latkowie sprawnie posługują się cyfrowymi dokumentami, ale nadal korzystają z tradycyjnych rozwiązań. Według statystyk Uniwersytetu Princeton przeciętny student tej uczelni drukuje tysiąc stron rocznie. Natomiast w Polsce najbardziej eksploatują drukarki studenci Uniwersytetu Warszawskiego. W roku akademickim 2014/2015 wydrukowali nieco ponad 45 mln stron, co – nawiasem mówiąc – kosztowało 5,4 mln zł. Wszystko wskazuje na to, że w najbliższych latach drukarki będą koegzystować ze smartfonami, tabletami i chmurą.

Zawsze można znaleźć oszczędności

Przywiązanie firm do urządzeń drukujących ma swoją cenę. Eksperci z Ediko szacują, że przeciętne koszty druku w polskich firmach oscylują wokół 8 proc. ich rocznych obrotów, zaś średnia światowa mieści się w przedziale 3–5 proc.

W dużej części winę za taki stan rzeczy ponoszą pracownicy, którzy drukują na służbowych urządzeniach zdjęcia z wakacji, uroczystości rodzinnych, prywatne dokumenty i generalnie nadużywają kolorowych wydruków. Innym powszechnym błędem jest drukowanie w innych formatach niż nominalne dla danej drukarki
(np. wielu dokumentów A4 na drukarce wielkoformatowej), co przyspiesza zużycie podzespołów. Ponadto urządzenia często są pozostawiane w trybie czuwania, co zwiększa koszty energii elektrycznej.  Ale również sami właściciele firm nie są bez winy. Przedsiębiorcy często zaopatrują się w wadliwe lub mało wydajne tonery i pozostają głusi na apele, żeby nie kupować najtańszych urządzeń ze względu na wysokie koszty eksploatacji.

W specjalistycznej prasie oraz witrynach internetowych nie brakuje porad na temat ekonomicznego drukowania, aczkolwiek korzystają z nich nieliczni. Niemniej przedsiębiorcy myślący poważnie o oszczędnościach powinni sięgnąć po konkretne narzędzia. Dlatego warto ich przekonać do wdrożenia systemu zarządzania drukiem (MPS). Oprogramowanie pozwala nie tylko okiełznać swobodę pracowników w zakresie drukowania, ale także uporządkować przepływ dokumentów oraz odpowiednio zabezpieczyć dane. Specjaliści wyliczają, że wdrożenie MPS umożliwia zredukowanie kosztów drukowania o 10–40 proc. Oczywiście wiele zależy od polityki prowadzonej przez określoną firmę. Jednak nawet tam, gdzie na pierwszy rzut oka wszystko działa doskonale, można znaleźć rezerwy.

– Przeprowadzaliśmy audyt u klienta, który był przekonany, że perfekcyjnie zarządza flotą drukującą. Zawsze wybierał urządzenia z jednej linii produktów, aby idealnie dopasować części oraz materiały eksploatacyjne. Ponadto zaopatrywał się w zamienniki. Pomimo tego udało się nam znaleźć oszczędności na poziomie 18 proc. – opowiada Szymon Trela, Product Manager CEE Sharp Electronics Europe.

Komu zaufać?

Gartner przewiduje, że do 2020 r. ponad 70 proc. przedsiębiorstw zatrudniających powyżej 250 osób będzie korzystać z rozwiązań do zarządzania drukiem. Czy prognoza sprawdzi się na rodzimym rynku?

– To bardzo realny scenariusz, tym bardziej że zauważamy wzrost świadomości użytkowników w zakresie optymalizacji procesów druku oraz ich bezpieczeństwa. Wprawdzie wdrażanie takiego rozwiązania w kilkuosobowej firmie mija się z celem, ale nie jest ono zarezerwowane wyłącznie dla dużych przedsiębiorstw i instytucji. Myślę, że dolna granica to 25 stanowisk roboczych – twierdzi Agnieszka Wnuczak, Business Account Manager w Epson Europe.

W podobnym tonie wypowiada się przedstawiciel Lexmarka.

– Wśród dużych firm, zatrudniających ponad 500 osób, trudno jest znaleźć klientów, którzy nie posiadają MPS. W związku ze znacznym nasyceniem rynku rozwiązania tego typu będą kierowane i dostosowywane również do mniejszych klientów – mówi Sebastian Szpila, Business Consultant w polskim oddziale producenta.

Zapowiedzi Gartnera powinny ucieszyć resellerów oraz integratorów związanych ze światem druku. Tym bardziej że sprzedaż urządzeń oraz materiałów eksploatacyjnych wiąże się w ostatnim czasie z niemal głodowymi marżami. Natomiast rozwiązania MPS wnoszą na rynek ożywczy powiew i dają nadzieję na lepsze czasy dla sprzedawców. Specjaliści podkreślają, że włączenie do oferty usług zarządzania drukiem silniej wiąże resellera z klientem i pozwala konkurować na rynku nie tylko ceną.

– Otwierają się też nowe możliwości, np. zarządzania flotą urządzeń drukujących i obiegiem dokumentów. Z poziomu sprzedawcy przechodzi się na poziom doradcy. To przyjemny awans – podkreśla Szymon Trela.

Wśród dostawców MPS prym wiodą producenci urządzeń drukujących. Najwyżej stoją akcje Xeroxa, który już kilka lat z rzędu wygrywa w prestiżowych raportach sporządzanych przez firmę Quocirca, badającą globalny rynek druku. Nie inaczej było w 2016 r. Autorzy docenili dojrzałą i kompleksową ofertę producenta, obejmującą druk biurowy, produkcyjny, narzędzia do automatyzacji przepływu pracy oraz zaawansowanej analityki. Pochlebne oceny zebrały także: HP Inc., Lexmark oraz Ricoh. Stawkę uzupełniają Epson, Canon, Konica Minolta, Kyocera, Sharp i Toshiba. To, że producenci drukarek – czerpiący gros zysków ze sprzedaży materiałów eksploatacyjnych – oferują rozwiązania do redukcji kosztów, może nieco dziwić. Czy Xerox, Ricoh i inni nie podcinają gałęzi, na której sami siedzą?

– Sprzedaż „pudełek” już dawno przestała sprawdzać się jako efektywny model biznesowy. Lepiej postawić na kompleksowe rozwiązanie, składające się z szeregu usług, zawierających także wsparcie, szkolenia i systemy informatyczne, do których zaliczają się produkty MPS – tłumaczy Agnieszka Wnuczak.

Jeśli resellerzy nie wierzą w czyste intencje producentów urządzeń drukujących, zawszę mogą wybrać alternatywne rozwiązania dostarczane przez inne firmy, np. Asset DB, PaperCut czy PrintFleet, które opracowują specjalistyczne oprogramowanie do zarządzania drukiem i dokumentami.

Dwa różne światy

Rozwiązania MPS utożsamiane są zazwyczaj z redukcją kosztów druku. Ich zastosowanie umożliwia zmniejszenie zużycia materiałów eksploatacyjnych i zoptymalizowanie floty urządzeń drukujących. Ale lista korzyści wynikających z wdrożenia systemów jest zdecydowanie dłuższa. Należy wspomnieć o zwiększeniu bezpieczeństwa danych, poprawie jakości usług związanych z drukowanie czy usprawnieniu przepływu dokumentów.

Coraz głośniej mówi się o tym, że systemy do zarządzania drukiem i dokumentami ułatwią przedsiębiorcom płynną migrację do cyfrowego świata. Aż 88 proc. firm uczestniczących w badaniu firmy Quocirca uznało, że MPS spełniają ważną rolę w procesie cyfrowej transformacji. Sprzedawcy IT powinni skorzystać na takim podejściu potencjalnych i dotychczasowych klientów.