W specjalistycznej prasie oraz witrynach internetowych nie brakuje porad na temat ekonomicznego drukowania, aczkolwiek korzystają z nich nieliczni. Niemniej przedsiębiorcy myślący poważnie o oszczędnościach powinni sięgnąć po konkretne narzędzia. Dlatego warto ich przekonać do wdrożenia systemu zarządzania drukiem (MPS). Oprogramowanie pozwala nie tylko okiełznać swobodę pracowników w zakresie drukowania, ale także uporządkować przepływ dokumentów oraz odpowiednio zabezpieczyć dane. Specjaliści wyliczają, że wdrożenie MPS umożliwia zredukowanie kosztów drukowania o 10–40 proc. Oczywiście wiele zależy od polityki prowadzonej przez określoną firmę. Jednak nawet tam, gdzie na pierwszy rzut oka wszystko działa doskonale, można znaleźć rezerwy.

– Przeprowadzaliśmy audyt u klienta, który był przekonany, że perfekcyjnie zarządza flotą drukującą. Zawsze wybierał urządzenia z jednej linii produktów, aby idealnie dopasować części oraz materiały eksploatacyjne. Ponadto zaopatrywał się w zamienniki. Pomimo tego udało się nam znaleźć oszczędności na poziomie 18 proc. – opowiada Szymon Trela, Product Manager CEE Sharp Electronics Europe.

Zdaniem integratora

• Alan Pajek, wiceprezes zarządu, Ediko

Firmy oferujące rozwiązania MPS gwarantują, że koszt utrzymania drukarek będzie niższy. Przykładowo wydrukowanie jednej kopii kosztuje 0,04 zł w kontrakcie serwisowym, zaś w przypadku tradycyjnego modelu sprzedaży może być nawet dwukrotnie droższe. Jednak niższy koszt wynika m.in. z częstotliwości wizyt serwisowych. Systemy monitoringu druku zapewniają zdalną obsługę, co jest zdecydowanie tańsze.

Producenci zaczęli przykładać dużą wagę do zapewniania serwisu o wysokiej jakości, ponieważ zależy im na powtarzalności zakupów urządzeń. Jeśli klient zostanie źle obsłużony lub narażony na zbyt wysokie koszty, konkurencja bezwzględnie to wykorzysta.

• Łukasz Rumowski, dyrektor rozwoju produktu, Arcus

Największe nasycenie MSP ma miejsce w większych firmach i instytucjach. Liderami są sektor bankowo-finansowy, ubezpieczeniowy i telekomunikacyjny. Zdecydowanie mniejszy popyt na tego typu rozwiązania jest wśród mniejszych przedsiębiorstw i instytucji publicznych. W przypadku tych pierwszych to efekt braku informacji o możliwości dzierżawy za stosunkowo niską miesięczną opłatę, np. 300 zł. Sprzedaż placówkom z sektora publicznego utrudniają kryteria przetargu, gdzie najważniejsza jest cena. Niestety, najtańsze nie zawsze oznacza najlepsze.