Ponieważ porządek „w papierach” stanowi w ogromnym stopniu o być albo nie być przedsiębiorstw, na rynku nie brakuje rozwiązań z dziedziny IT obiecujących regulować ten obszar w biznesie. Nawet producenci maszyn drukujących rozwijają ofertę produktów służących do digitalizacji dokumentów oraz do wprowadzania ich do cyfrowego obiegu. O popularnych maszynach MFP mówi się coraz częściej prawie wyłącznie w związku z digitalizacją, a nawet cyfrową transformacją przedsiębiorstw i instytucji, podkreślając coraz bardziej zaawansowane funkcje dostępne podczas skanowania, jak wbudowany OCR, przekształcenie dokumentów nie tylko do formatu PDF, lecz także do edytowalnych plików Office’a, a nawet do plików głosowych.

Jednocześnie dyskutowane jest wykorzystanie technologii uczenia maszynowego w skanerach. Specjaliści z jednej strony zauważają wzrost podaży rozmaitych aplikacji, które mają wspomóc skanowanie w biurze, oferowanych podobnie jak aplikacje ściągane przez użytkowników smartfonów. Z drugiej wskazują na konieczność rozwijania u integratorów kompetencji w dziedzinie tworzenia i wdrażania oprogramowania, które będzie wspomagać procesy digitalizacji w firmach i instytucjach.

Bohaterowie cyfrowej transformacji

Jeśli klient biznesowy decyduje się na zaawansowaną digitalizację bieżących dokumentów, a jednocześnie chce zamienić tradycyjne archiwum na cyfrowe (w tej dziedzinie zwykle w firmach i instytucjach są duże zaległości), musi zadecydować o zakupie urządzeń, które maksymalnie zautomatyzują czynność skanowania. Dlatego obok rozwiązań skanujących w maszynach MFP bohaterem ery pracy bazującej na cyfrowych dokumentach mają być także profesjonalne skanery wolnostojące, do tej pory nieczęsto kupowane przez biznes.

Problem z doborem optymalnego skanera może polegać na tym, że na rynku panuje duża podaż tego sprzętu, i to w rozmaitych cenach. Jak można usłyszeć od specjalistów, klienci lubią wyszukiwać skanery dokumentowe na własną rękę. Nie znaczy to nawet, że zawsze poszukują tych najtańszych. Zdarza się, że mając większy zasób gotówki, decydują się niepotrzebnie na zbyt drogie rozwiązanie. Fachowe doradztwo w tej dziedzinie będzie o tyle ważne, że klienci mają skłonność do oceny jakości urządzenia po parametrach opisujących jego pracę, np. prędkość skanowania. Tymczasem odpowiedź na pytanie, czy prędkość urządzenia jest odpowiednia dla danego przedsiębiorstwa, czy nie, zależy od tego, ile i jaki rodzaj korespondencji na co dzień do niego wpływa. Nie każdy rodzaj dokumentów można skanować z maksymalną prędkością uwidocznioną w specyfikacji urządzenia. Dlatego należy zwracać uwagę na sposób prowadzenia papieru, a jedną z wartościowych funkcji jest wykrywanie metalowych części jeszcze przed rozpoczęciem procesu skanowania. Duże znaczenie ma też silnik kodów kreskowych.

 

Z punktu widzenia większych przedsiębiorstw ważne okazuje się rozlokowanie urządzeń w infrastrukturze firmowej. Skanery sieciowe, z których może korzystać większa liczba użytkowników, powinny stać w miejscach ogólnodostępnych, ale jednocześnie podlegać ochronie za pomocą PIN-u lub karty dostępu. Z kolei efektywność pracy w firmie poprawi się, jeśli na biurkach osób skanujących dużo będą stać skanery przeznaczone specjalnie dla nich lub małej grupy roboczej. O podobnym podejściu słyszymy w przypadku drukarek A4, stanowiących coraz częściej uzupełnienie firmowej infrastruktury drukującej w miejscach, które tego wymagają.

Oprogramowanie dołączane do skanerów zapewnia wiele funkcji przetwarzania, poprawiania, korekcji, a także optymalizacji obrazu, co sprawia, że ich cyfrowa postać jest zdecydowanie czytelniejsza niż oryginał. Czasem klient oczekuje dodatkowych funkcji, wtedy zachodzi konieczność zaoferowania specjalizowanego zewnętrznego oprogramowania – podkreśla Piotr Żyliński, Product Manager w Alstor SDS.

Zanim się jednak je zaproponuje, należy bardzo dokładnie rozpoznać zarówno aktualne potrzeby klienta biznesowego, jak i możliwie precyzyjnie przewidzieć ich rozwój w przyszłości. Wykorzystanie oprogramowania zewnętrznego, np. w procesie OCR, może się wiązać z wysokimi opłatami za licencje. Jego zastosowanie wydłuża proces obróbki dokumentu w porównaniu z rozpoznaniem tekstu w procesie samego skanowania, co może mieć znaczenie przy dużej ilości materiału przeznaczonego do zamiany na wersję cyfrową.

Piotr Żyliński
Product Manager, Alstor SDS

Rywalizacja między producentami skanerów biurowych odbywa się na płaszczyźnie funkcji samego urządzenia i możliwości przetwarzania obrazu, oferowanych przez oprogramowanie dołączane do skanerów. Wszystko zmierza do stworzenia jak najlepszej jakości cyfrowego dokumentu przy minimalnym zaangażowaniu użytkownika. Producenci urządzeń digitalizujących nieustannie zastanawiają się nad opracowaniem unikatowych funkcji skanerów dokumentowych. Październikowa premiera nowego skanera Fujitsu fi-800R pokazała, że istnieją pewne nisze rynkowe, jeszcze niezagospodarowane przez konkurentów. Na przykład w obszarze szeroko rozumianej obsługi klienta, gdzie trzeba szybko i sprawnie zeskanować paszport lub inny dowód tożsamości, a także zwykłe dokumenty. Czynniki wpływające na popyt na skanery biurowe to rozwój elektronicznego zarządzania dokumentacją EZD PUW wspieranego przez Ministerstwo Cyfryzacji, konieczność digitalizacji wszelkiego rodzaju archiwów, wdrażanie w coraz większej skali elektronicznego obiegu dokumentów przy wciąż bardzo dużej liczbie papierowych dokumentów.

 

Od automatyzacji do robotyzacji

Rozpoznawanie tekstu czy obrazu (np. kodu kreskowego) już w trakcie skanowania dokumentu zapewnia – przy wykorzystaniu odpowiednich narzędzi – zaprojektowanie cyklu jego obsługi.

Najlepszym przykładem zastosowania funkcji rozpoznawania tekstu lub grafiki „w locie” jest obróbka dokumentacji kredytowej. Jak to może wyglądać? Przygotowujemy paczkę różnego typu papierowych dokumentów, jak umowa kredytowa lub zaświadczenie o zarobkach, i przekładamy je stronami separującymi z nadrukowanymi odpowiednimi kodami kreskowymi. Taki pakiet wkładamy do podajnika automatycznego naszego sprzętu. Urządzenie w trakcie skanowania rozpozna kody i np. zgodnie z zaprogramowanym wcześniej scenariuszem zapisze dokumenty pod oddzielnymi nazwami plików, a system na podstawie tych nazw opisze odpowiednio poszczególne pliki – wyjaśnia Robert Kozioł, Business Development Manager w Komputronik Biznes.

Zaawansowana automatyzacja procesów skanowania i związane z nią inwestycje w rozwiązania wysokiej jakości mogą dotyczyć tylko wybranego obszaru w firmie, np. księgowego. Często korzystają z niej instytucje finansowe, które znajdują się w czołówce pod względem cyfrowej transformacji. Prostsza, a więc i tańsza infrastruktura digitalizująca może zaś być wdrożona w miejscach, w których dokumenty nie są przetwarzane na bieżąco, a zamiana np. „1” na „i” przez słabszy OCR nie będzie miała kluczowego znaczenia. Jeśli jednak zeskanowane dokumenty będą wymagać uzupełnienia lub poprawienia przez człowieka, proces ten musi być odpowiednio chroniony, tak by weryfikator nie mógł zmienić więcej, niż powinien – jak podkreślają specjaliści.
Kolejnym obszarem zapewniającym automatyzację jest odpowiedni system, który zapewnia, że dokumenty przejdą w przedsiębiorstwie ścieżkę zgodną z procedurami. Tutaj firmy IT coraz częściej zwracają uwagę klientów biznesowych na rozwiązania RPA (Robotic Process Automation).

Najprawdopodobniej będą one coraz popularniejszym uzupełnieniem narzędzi do digitalizacji dokumentów oraz integracji elektronicznych systemów obiegu w firmach i instytucjach.

Od dłuższego czasu analizujemy wykorzystanie technologii RPA jako uzupełnienia naszej oferty. Zdecydowaliśmy się na współpracę z lokalnym dostawcą, firmą First Byte, której elastyczne i proste narzędzie Wizlink może zastąpić tradycyjne i niejednokrotnie drogie metody integracji systemów. Potwierdzeniem słuszności tej decyzji był fakt, że już po całodniowym szkoleniu jeden z naszych pracowników zaczął tworzyć pierwsze roboty! Dla naszych klientów wykorzystanie technologii RPA to przede wszystkim zmniejszenie kosztów operacyjnych oraz zwiększenie jakości za pomocą tzw. inteligentnej automatyzacji, czyli połączenia technologii OCR i RPA – mówi Agnieszka Szymczak, prezes zarządu Archivio.

 

Co może zrobić taki robot w postaci aplikacji? Przede wszystkim może zastąpić człowieka w wykonywaniu czynności, które są proste, powtarzalne i zajmują dużo czasu. Specjaliści podkreślają też, że aby robotyzacja przebiegła efektywnie, jest potrzebne dogłębne poznanie podstawowego procesu u klienta, stworzenie szkieletu robota, przetestowanie go przez firmę informatyczną, a następnie przez odbiorcę biznesowego. Potem następuje wdrożenie produkcyjne i dalsze wsparcie robota. Jeśli rzeczywiście zadziała on w środowisku klienta, będzie zapewne początkiem dalszej współpracy w tej dziedzinie z firmą informatyczną.

Ekonomia, czas pracy, bezpieczeństwo

Po co przedsiębiorstwom elektroniczny obieg dokumentów i profesjonalne cyfrowe archiwa? Najlepszą odpowiedzią na to pytanie jest przykład jednej z warszawskich kancelarii prawnych przedstawionych podczas jednej z konferencji ELO Digital Office (producent regularnie edukuje potencjalnych klientów, jeśli chodzi o korzyści związane z cyfryzacją). Na decyzję kancelarii o wprowadzeniu zmian w pracy z dokumentacją wpłynęły koszty wynajmu pomieszczeń przeznaczonych na papierowe archiwum, długi czas odszukiwania dokumentów, zdarzające się pomyłki podczas udzielania klientom informacji o statusie ich spraw i czasami trudności z odnalezieniem akt. Co gorsza, płynność działania kancelarii w niepokojący sposób była coraz bardziej uzależniona od osoby, która miała największą wiedzę o tym, co i w którym miejscu znajduje się w archiwum. Digitalizacja a także wdrożenie elektronicznego systemu zarządzania dokumentami i procesami w kancelarii były więc kluczowym posunięciem ratującym sytuację.

Obecnie po zalogowaniu się do systemu prawnicy mają dostęp do swoich dokumentów online, podobnie zresztą jak ich klienci, którzy dzięki temu, niejako z automatu, zaczęli pilnować działań mecenasów. Podczas omawiania tego przypadku zwrócono też uwagę na konieczność dalszej pracy nad automatyzacją procesów digitalizacji, by w jak największym stopniu wyeliminować konieczność ręcznego uzupełniania skanowanych dokumentów przez pracowników firmy prawniczej i jeszcze skuteczniej zapobiegać błędom.

Zysk z wprowadzenia digitalizacji dokumentacji z biznesowego punktu widzenia można dostrzec w pierwszej kolejności w trzech obszarach. Finansowym, ponieważ już sam fakt eliminacji papieru niesie za sobą pozytywne skutki ekonomiczne. Firma nie ponosi kosztu długoterminowej archiwizacji fizycznej, są również ograniczane wydatki związane z przetwarzaniem dokumentu papierowego. Posiadanie i procedowanie dokumentu w wersji fizycznej zazwyczaj obliguje nas do odpowiedzi w takiej samej formie. Dokument elektroniczny zaś eliminuje koszty związane z zakupem materiałów eksploatacyjnych i drukiem – tłumaczy Robert Kozioł.

Kolejnym obszar jest związany z organizacją czasu pracy. Zarządzanie „papierami” jest bardziej czasochłonne zarówno w przypadku jednego pracownika, jak i całej firmy – jeśli mówi się tylko o tradycyjnym archiwum jako spójnym zbiorze informacji. Osobnym tematem jest wyszukiwanie dokumentów i dostarczanie ich do osób zainteresowanych. Specjalista Komputronik Biznes szczególnie podkreśla trzeci obszar, który ma największy wpływ na korzyści z digitalizacji dokumentów papierowych w firmach i instytucjach – bezpieczeństwo.

Ścisłe zarządzanie modelem uprawnień zapewnia zachowanie pełnej kontroli nad dokumentem, zarówno jeśli chodzi o dostęp bieżący, jak i historyczny. Powiązanie tego z dyrektywą RODO jednoznacznie wskazuje na zyski z przechowywania dokumentów w wersji zdigitalizowanej – dodaje Robert Kozioł.

 

Teorię dobrze zobrazują liczby odnoszące się do dokumentacji medycznej jednej z warszawskich przychodni lekarskich, której przedstawiciel wystąpił podczas tegorocznej konferencji ELO Digital Office. Przypomniał on, że placówka medyczna jest zobowiązana do przechowywania dokumentacji każdego pacjenta przez 20 lat od dokonania ostatniego wpisu w jego karcie. A nie brakuje takich, którzy leczą się w danym miejscu przez całe życie.
Tak czy inaczej, dokumentacja medyczna warszawskiej przychodni z ostatnich 50 lat ważyła 150 ton, zajmowała 300 m3, a powierzchnia archiwum, w którym ją przechowywano, wynosiła 750 m2 (w grę wchodzą tutaj przepisy określające fizyczny dostęp do teczek i obciążenie stropów). Roczny koszt wynajmu pomieszczeń archiwum wynosił 120 tys. zł, nie licząc kosztów obsługi, ochrony i wyszukiwania „papierów”.

Zdaniem integratora

Robert Kozioł, Business Development Manager, Komputronik Biznes

W przedsiębiorstwach, które zdecydowały się na digitalizację dokumentów i wprowadzanie ich do cyfrowego obiegu, istnieje możliwość przeprowadzenia kolejnych integracji, np. z systemem już obowiązujących uprawnień. Integrator może szeroko łączyć archiwa zdigitalizowanych dokumentów i udostępniać je na żądanie innym aplikacjom lub programom. Podnosi to bezpieczeństwo firmy, pozwala zachować zgodność z dyrektywami unijnymi – szczególnie z RODO – oraz zwiększa efektywność obiegu informacji. Należy również podkreślić, że zdigitalizowany dokument nie ginie w przedsiębiorstwie i jest dostępny w dowolnym momencie, chociażby na potrzeby audytu czy kontroli.
Integracje międzysystemowe zapewniają korzystanie z jednego spójnego archiwum wielu środowiskom, które do tej pory były skazane na powielanie dokumentów. System HR może bez problemu odczytywać i umieszczać dokumenty, z których korzysta ERP. Systemy księgowe współdzielą archiwa i informacje z CRM itd. Dzięki temu firma może np. zarządzać treścią, wyświetlając ją na dowolnych urządzeniach, chociażby kioskach pracowniczych, a osoby zatrudnione nieposiadające komputera, za to mające do nich dostęp są w stanie np. wypełnić elektroniczny wniosek urlopowy i przesłać go do działu HR. Mając na uwadze takie potrzeby firm, stworzyliśmy autorski program MovarchDS. To rozwiązanie w połączeniu z elektronicznym obiegiem dokumentów umożliwia taki niestandardowy sposób komunikacji i co za tym idzie – optymalizację procesów w firmie. Przykłady można mnożyć, nie ma dwóch identycznych scenariuszy w różnych przedsiębiorstwach. Wszelkie działania wdrożeniowe – w tym integracje międzysystemowe – mają zwiększać potencjał ekonomiczny. W określonym czasie powinny się one przełożyć na bezpośredni zysk firmy.

 

 

Grupa odbiorców będzie rosnąć

Jak podkreślają specjaliści, dla firm i instytucji integracja rozmaitych systemów dziedzinowych (księgowych, składania wniosków, obsługi budżetów, HR i innych), które istnieją w ramach jednego przedsiębiorstwa i w jednej platformie, będzie coraz ważniejsza. A ponieważ klienci stawiają na możliwie krótkie czasy wdrożeń, rośnie znaczenie gotowych modułów danego programu, który dostosowuje się do potrzeb firmy bądź instytucji na zasadzie modyfikacji. Bardzo ważna jest analiza przedwdrożeniowa potrzeb klienta i procesów związanych z każdego rodzaju dokumentami, po to by znalazło to odzwierciedlenie w elektronicznym systemie ich obiegu.
Nawet firmy działające w tej samej branży mają odrębną metodykę czy po prostu zwyczaje związane z pracą z dokumentami. Trzeba je poznać, zanim zaproponuje się im nowe rozwiązanie bądź modyfikację tego, z którego już korzystają. Ostatecznie systemy obiegu elektronicznej dokumentacji wprowadza się po to, by klient osiągnął swój cel biznesowy.
Według przedstawicieli firm IT będzie rosnąć grupa odbiorców z sektora MŚP, które w digitalizacji szeroko pojętej dokumentacji i platformach cyfrowego biura office dostrzegą sposób na optymalizację działania. Argumenty producentów i firm integracyjnych zaczną więc padać na coraz podatniejszy grunt.

Łukasz Milic
Business Development Representative, QNAP

Określenia „archiwizacja” i „backup” klienci często są stosują zamiennie, ponieważ zwykle chodzi o wykonanie kopii zapasowej. Jednak te dwie opcje znacząco różnią się od siebie. Backup powiela dane do postaci zabezpieczonej kopii bezpieczeństwa, z której w razie awarii będzie można łatwo i szybko przywrócić dane. Archiwizacja natomiast to proces przenoszenia danych do archiwum – czyli dane, które nie są obecnie potrzebne, są przerzucane na osobny zasób pamięci masowych, by tam mogły być długoterminowo przechowywane. I tutaj pojawia się istotny problem – o ile backup to kopia danych, o tyle archiwum to często jedyna wersja (już przeniesionego) pliku. Dlatego też system archiwizacji, podobnie jak backupu, powinien zapewniać mechanizmy, które zabezpieczą zarchiwizowane dane przed utratą lub uszkodzeniem. Niestety, ta kwestia jest często pomijana,
co wynika poniekąd z traktowania backupu i archiwizacji na równi. Często jako archiwum są wybierane nośniki optyczne, jak DVD czy Blu-ray, albo taśmy. Oba rodzaje dają możliwość długoterminowego składowania danych (oczywiście pod warunkiem doboru nośników dobrej jakości), jednak wygoda ich stosowania nie jest już tak wysoka. Dlatego warto rozważyć archiwizację na urządzeniach typu NAS, które zapewniają wygodę dostępu przez sieć do wszystkich zasobów i oferują redundancję dysków przez stosowanie grup RAID. Warto również wybrać urządzenie, które stosuje dodatkowe mechanizmy zabezpieczające.