Ponieważ porządek „w papierach” stanowi w ogromnym stopniu o być albo nie być przedsiębiorstw, na rynku nie brakuje rozwiązań z dziedziny IT obiecujących regulować ten obszar w biznesie. Nawet producenci maszyn drukujących rozwijają ofertę produktów służących do digitalizacji dokumentów oraz do wprowadzania ich do cyfrowego obiegu. O popularnych maszynach MFP mówi się coraz częściej prawie wyłącznie w związku z digitalizacją, a nawet cyfrową transformacją przedsiębiorstw i instytucji, podkreślając coraz bardziej zaawansowane funkcje dostępne podczas skanowania, jak wbudowany OCR, przekształcenie dokumentów nie tylko do formatu PDF, lecz także do edytowalnych plików Office’a, a nawet do plików głosowych.

Jednocześnie dyskutowane jest wykorzystanie technologii uczenia maszynowego w skanerach. Specjaliści z jednej strony zauważają wzrost podaży rozmaitych aplikacji, które mają wspomóc skanowanie w biurze, oferowanych podobnie jak aplikacje ściągane przez użytkowników smartfonów. Z drugiej wskazują na konieczność rozwijania u integratorów kompetencji w dziedzinie tworzenia i wdrażania oprogramowania, które będzie wspomagać procesy digitalizacji w firmach i instytucjach.

Bohaterowie cyfrowej transformacji

Jeśli klient biznesowy decyduje się na zaawansowaną digitalizację bieżących dokumentów, a jednocześnie chce zamienić tradycyjne archiwum na cyfrowe (w tej dziedzinie zwykle w firmach i instytucjach są duże zaległości), musi zadecydować o zakupie urządzeń, które maksymalnie zautomatyzują czynność skanowania. Dlatego obok rozwiązań skanujących w maszynach MFP bohaterem ery pracy bazującej na cyfrowych dokumentach mają być także profesjonalne skanery wolnostojące, do tej pory nieczęsto kupowane przez biznes.

Problem z doborem optymalnego skanera może polegać na tym, że na rynku panuje duża podaż tego sprzętu, i to w rozmaitych cenach. Jak można usłyszeć od specjalistów, klienci lubią wyszukiwać skanery dokumentowe na własną rękę. Nie znaczy to nawet, że zawsze poszukują tych najtańszych. Zdarza się, że mając większy zasób gotówki, decydują się niepotrzebnie na zbyt drogie rozwiązanie. Fachowe doradztwo w tej dziedzinie będzie o tyle ważne, że klienci mają skłonność do oceny jakości urządzenia po parametrach opisujących jego pracę, np. prędkość skanowania. Tymczasem odpowiedź na pytanie, czy prędkość urządzenia jest odpowiednia dla danego przedsiębiorstwa, czy nie, zależy od tego, ile i jaki rodzaj korespondencji na co dzień do niego wpływa. Nie każdy rodzaj dokumentów można skanować z maksymalną prędkością uwidocznioną w specyfikacji urządzenia. Dlatego należy zwracać uwagę na sposób prowadzenia papieru, a jedną z wartościowych funkcji jest wykrywanie metalowych części jeszcze przed rozpoczęciem procesu skanowania. Duże znaczenie ma też silnik kodów kreskowych.