Dokumentacja medyczna pod kontrolą

W 2018 r. wchodzą w życie przepisy dotyczące Elektronicznej Dokumentacji Medycznej, które wiążą się z dużymi zmianami w organizacji pracy z dokumentacją pacjenta. W tym samym roku szpitale muszą zmierzyć się również z wysokimi standardami w obszarze ochrony i bezpieczeństwa danych narzucanymi przez zapisy rozporządzenia RODO.

Nic więc dziwnego, że na znaczeniu zyskuje dostęp do nowoczesnego środowiska druku i systemów, które pozwalają na efektywne zarządzanie danymi, obiegiem i dostępnością dokumentów. Nie bez znaczenia jest również konieczność obniżenia i racjonalizacji kosztów związanych z tym obszarem funkcjonowania szpitali. Warto podkreślić, że można je wyraźnie zmniejszyć przez odpowiedni dobór sprzętu oraz wprowadzenie polityki związanej z obsługą dokumentów.

Digitalizacja dokumentacji medycznej

Jednym z narzędzi stworzonych z myślą o placówkach medycznych jest Archimedes, opracowany z myślą o rozwiązaniach Ricoh w ścisłej współpracy ze specjalistami Kamsoft. Archimedes umożliwia szybką digitalizację dokumentacji medycznej dla systemu KS-SOMED. Przebieg całego procesu jest bardzo prosty. Użytkownik uwierzytelnia się, korzystając z takiego samego loginu i hasła jak w KS-SOMED lub karty zbliżeniowej czy magnetycznej. Następnie może szybko wyszukać pacjenta po numerze PESEL lub nazwisku i dołączyć kolejny dokument do jego archiwum. Każdy dokument może zostać zakwalifikowany jako konkretny typ już na etapie skanowania. Zapewnia to usprawnienie pracy i zminimalizowanie ryzyka wystąpienia błędów w archiwizowaniu danych.

Oprogramowanie oferowane jest w pakiecie z zaawansowanym wielofunkcyjnym urządzeniem drukującym oraz wsparciem technicznym i opieką serwisową. Przy czym nie jest to jedyny system, który może integrować się z dokumentacją papierową za pośrednictwem urządzeń Ricoh.

– W procesie usprawnienia procesów obiegu dokumentów w placówce medycznej kluczowe jest zrozumienie działania i potrzeb szpitala. Na tej podstawie powinny zostać dobrane odpowiednie rozwiązania. Tak przeprowadzone wdrożenie podnosi efektywność pracy zarówno w miejscu kontaktu pacjent–rejestracja, jak i pacjent–lekarz – zapewnia Tomasz Zwierzchowski, Key Account Manager Healthcare Market w Ricoh Polska.

Elektroniczny obieg dokumentów

Jednym z rozwiązań z zakresu zarządzania elektronicznym obiegiem dokumentów jest również DocuWare. System zapewnia lepszą kontrolę nad dostępem do dokumentów, w tym określenie, którzy użytkownicy mogą korzystać z danego rodzaju danych, jak też zabezpiecza przed nieautoryzowanym wglądem do informacji. Oferuje narzędzia umożliwiające szybkie wyszukiwanie dokumentów oraz mechanizmy, które pozwalają chronić integralność danych (stemple, podpisy elektroniczne).

Bezpieczeństwo i integralność danych – zarządzanie drukiem

Największe wyzwania związane z administrowaniem dokumentacją dotyczą bezpieczeństwa, zapewnienia integralności systemu i usprawnienia zarządzania danymi. Chodzi zarówno o cyfryzację, jak i opracowanie odpowiedniej polityki druku. Wdrożenie właściwych narzędzi pozwalających na nadzór nad tym, co, gdzie i przez kogo jest drukowane, np. Equitrac, WorkingDoc Cost Control (WDCC), Card Authentication Package (CAP), Enhanced Locked Print (ELP), Streamline, umożliwia zabezpieczenie poufnych dokumentów oraz lepsze ich monitorowanie, a w rezultacie obniżenie kosztów związanych z drukiem.

Nie bez znaczenia są również dodatkowe funkcje związane z bezpieczeństwem, takie jak wydruk podążający czy poufny. Niezwykle istotna jest także możliwość sprawnego i efektywnego ucyfrowienia wstecznego istniejącej dokumentacji papierowej. Wiąże się to nie tylko ze znacznie szybszym dostępem do danych, ale też obniżeniem kosztów archiwizacji.