Każdy, kto studiował przed kilkunastu laty, z pewnością pamięta, że jednym z najczęściej odwiedzanych miejsc na uczelni był punkt ksero. Nowe systemy informatyczne całkowicie zmieniają sytuację na uczelniach, ułatwiając naukę i pracę, ale również przynosząc tak uczelniom, jak i ich studentom oraz pracownikom wymierne korzyści. Niezwykle ważną cechą takich rozwiązań jest ich uniwersalność oraz całościowe podejście do problemu zarządzania informacjami, nie tylko w kwestii pozyskiwania i wymiany materiałów edukacyjnych, ale też odnośnie do procesów dydaktycznych oraz administracyjnych. Przykładem takiego systemu jest Sharp Optimised University, którego jeden z modułów wdrożono już w Wyższej Szkole Bankowej w Gdańsku.

W ramach pełnej wersji rozwiązania studenci i pracownicy uzyskują łatwy dostęp do kopiowania, drukowania i skanowania, czyli czynności, które są przez nich wykonywane bardzo często. Wszystkie te operacje są w stanie przeprowadzić samodzielnie na dowolnych urządzeniach wielofunkcyjnych objętych systemem, używając do tego uczelnianych stacji roboczych lub własnego sprzętu mobilnego. W nowatorski sposób została rozwiązana kwestia płatności – studenci zasilają swoje konta za pomocą platformy obsługującej płatności online, a do autoryzacji wykorzystują legitymację studencką. Ta łatwa procedura zdejmuje z uczelni obowiązek administrowania kontami i płatnościami, bo wszystkie czynności są wykonywane przez użytkowników samodzielnie. Oczywiście z tego rozwiązania korzystają nie tylko studenci, ale również kadra naukowa oraz administracja. Wymóg autoryzacji pozwala na pozyskiwanie precyzyjnych informacji o nakładach, ponoszonych kosztach oraz ich właściwe przypisanie do odpowiednich MPK.