W miarę upływu lat skanery zaczęły być postrzegane jako urządzenia trącące myszką i niezbyt dobrze dostosowane do obecnie panujących warunków pracy. Ta opinia wynika przede wszystkim z charakterystyki starego sprzętu, który niewątpliwie był skomplikowany w obsłudze i często zawodny. Jednak postęp w zakresie tak mechaniki, jak i elementów fotoczułych sprawił, że również skanerów nie ominął znaczący skok technologiczny, co pozbawiło ich dotychczasowych wad. Obecnie urządzenia te, dzięki automatyzacji, umożliwiają znaczne skrócenie czasu poświęcanego na zadania, które jeszcze niedawno wymagały ogromnej cierpliwości oraz skupienia ze strony użytkownika. Co szczególnie istotne, po wejściu w życie rozporządzenia RODO mogą odegrać kluczową rolę w kwestii bezpieczeństwa – mowa o uszczelnieniu systemu obiegu informacji w firmie.

Epson najbardziej znany jest jako dostawca cenionych drukarek i projektorów. Ma jednak też w swej ofercie skanery do różnych zastosowań, które powstały na skutek nakładów i czasu poświęconego na ich rozwijanie przy użyciu autorskich rozwiązań. Wynika to z przekonania, że tego typu sprzęt jest cały czas niezbędny nie tylko w firmach, ale również w instytucjach i placówkach edukacyjnych.

Jesteśmy obecnie świadkami zmiany paradygmatu dokumentu, który przestał funkcjonować wyłącznie w analogowej bądź wirtualnej przestrzeni. Bywa raczej wykorzystywany równolegle w obu tych formach, na różnych etapach swojej przydatności. Wydajne skanery (i drukarki) umożliwiają płynne łączenie obu tych sfer tak, by potrzebny dokument był zawsze dostępny.

Jest to też szansa dla resellerów, którym zależy na dostosowaniu kompleksowej oferty do potrzeb klienta. By robić to jak najlepiej, warto być na bieżąco z nowościami, które Epson cyklicznie wprowadza na rynek, wytyczając jednocześnie nowe kierunki rozwoju całego segmentu.

Cechy idealnego skanera

Na jakie cechy urządzenia zwrócić szczególną uwagę w trakcie wyboru? Idealny skaner powinien być przede wszystkim wszechstronny i zapewniać zautomatyzowany proces skanowania, gdyż obecnie coraz częściej do archiwizacji trafiają dokumenty w najróżniejszych formatach – od wizytówek przez potwierdzenia, listy przewozowe, grafiki, zdjęcia aż po format A3 i dokumenty bez podziału na strony. Co więcej, skanery powinny umożliwiać precyzyjną obróbkę nośników o różnej gramaturze. Najnowsze urządzenia Epson zostały zaprojektowane z myślą, by spełniać wszystkie te wymagania.

Równie istotna jest intuicyjność obsługi. Przykładowo skaner sieciowy WorkForce DS-780 N wyposażono we wbudowany panel kontrolny, który umożliwia szybką pracę. Dzięki niemu użytkownik nie musi każdorazowo konfigurować parametrów za pomocą komputera, gdyż większość ustawień dostępna jest bezpośrednio z panelu urządzenia.

Dla pracowników mobilnych firma proponuje rozwiązanie w postaci lekkiego modelu WorkForce DS-360 W o wymiarach sprawiających, że zmieści się w torbie wraz z laptopem. Zapewnia on sprawne zarządzanie dokumentacją (np. w postaci wizytówek czy podpisanych umów) podczas delegacji.

 

Funkcje, które ułatwiają pracę

Ogromną zaletą, na którą również należy zwrócić uwagę, jest oprogramowanie skanerów, umożliwia ono bowiem przyspieszenie niektórych operacji. Bardzo przydatna może się okazać funkcja automatycznego wykrywania pustych stron i ich eliminowania, co przyśpiesza proces skanowania, oraz funkcja usuwania poszczególnych separacji barwnych. Epson proponuje swoim użytkownikom także zaawansowane procesy do przetwarzania zdigitalizowanych materiałów w zależności od ich treści. Umożliwiają one m.in. rozpoznawanie kodów kreskowych i strefowe, optyczne rozpoznawanie znaków, co pomaga przyspieszyć i zautomatyzować szczególnie uciążliwe zadania obróbki dokumentów, takie jak nazywanie plików oraz tworzenie folderów. Wszystko po to, by jak najbardziej zautomatyzować procesy związane ze skanowaniem i uwolnić pracowników od konieczności wykonywania powtarzalnych operacji.

Dzięki obsłudze sterowników WIA, TWAIN i ISIS urządzenia mogą być łatwo integrowane w większości procesów przepływu dokumentów i systemie zarządzania dokumentacją. W środowiskach BYOD sprawdzi się oprogramowanie Epson DocumentScan, pozwalające na korzystanie z funkcji Wi-Fi Direct. Zapewnia ona możliwość bezpośredniego bezprzewodowego połączenia bez konieczności podłączania urządzeń do sieci. Przydatna jest również  aplikacja Epson iScan do zarządzania skanowaniem z wykorzystaniem smartfonów.

Przede wszystkim bezpieczeństwo

Przy wyborze odpowiedniego urządzenia nie można zapominać także o kwestiach bezpieczeństwa, których świadomość ostatnio bardzo wzrosła z racji wejścia w życie Rozporządzenia Ogólnego o Ochronie Danych Osobowych. Unijny przepis kładzie nacisk na uszczelnienie systemu obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie, a jednym z jego podstawowych filarów są właśnie zadania związane ze skanowaniem. W ofercie Epsona znajdują się m.in. sieciowe skanery z serii WorkForce, wyposażone w moduł służący do uwierzytelniania kartą lub kodem PIN. Zapewnia on przechowywanie historii użycia, a osoby z uprawnieniami administratora mogą zarządzać profilami skanowania oraz uprawnieniami dla poszczególnych członków grup roboczych. W efekcie możliwa jest kontrola zadań użytkowników, których tożsamość weryfikowana jest za pomocą identyfikatora i hasła użytkownika bądź loginu i kodu PIN z karty identyfikacyjnej.

Producent udostępnia również zaawansowane narzędzie do zarządzania dokumentacją, a także zadaniami cyfryzacji i archiwizacji – Document Capture Pro. Oprogramowanie to obsługuje wiele typów dokumentów, rodzajów i wielkości materiałów źródłowych, zapewniając bezpośrednie przekazywanie zdigitalizowanych treści do wskazanych zasobów (np. konkretnych użytkowników, katalogów, folderów w chmurze i zewnętrznych aplikacji). Rozwiązanie nie tylko zwiększa komfort pracy użytkownika skanera, zachowuje także zapis wszelkich działań konkretnych osób z danym dokumentem.

 

Do 31.03.2019 trwa promocja, w ramach której dla wybranych modeli skanerów okres gwarancyjny można wydłużyć aż do 5 lat. www.epson.pl/promotions/extended-warranty

 

 

 

 

Jaki model sprosta wymaganiom?

Jednym z najwydajniejszych urządzeń obecnie dostępnych na rynku jest inteligentny oraz bezpieczny skaner biznesowy WorkForce DS-780 N. Model ten ma automatyczny podajnik o pojemności 100 arkuszy i oferuje szybkie skanowanie – do 45 stron na minutę w rozdzielczości 300 dpi. Skaner został również wyposażony w szereg przydatnych funkcji, takich jak pierwszy na rynku tryb skanowania precyzyjnego (przydatny przy pracy z materiałami wrażliwymi, np. paragonami lub kwitami parkingowymi) czy wykrywanie podwójnych arkuszy. Co więcej, umożliwia także automatyczną segregację dokumentów, prostowanie obrazów, automatyczny obrót, wyostrzanie tekstu oraz usuwanie moiry. Dzięki wbudowanej obsłudze sieci użytkownik bezproblemowo skonfiguruje skaner za pomocą karty IC lub katalogu użytkowników (LDAP). Panel sterowania natomiast zapewnia intuicyjną obsługę oraz zarządzanie zadaniami.

W ofercie Epsona nie brakuje też bardziej budżetowych urządzeń, czego przykładem są modele WorkForce DS-1660 W i DS-1630. Łączą one zalety zastosowania skanera płaskiego z wygodą automatycznego podajnika na 50 arkuszy – pierwszy będzie idealnym rozwiązaniem do skanowania paszportów, broszur czy delikatnych dokumentów, podajnik ADF natomiast doskonale poradzi sobie ze stosem standardowych dokumentów.

Więcej informacji:

www.epson.pl/verticals/business-scanner-range
Kontakt: business@epson.pl