Skuteczne wystąpienia biznesowe – pięć kluczowych pytań

Co powoduje, że jednych słucha się z zainteresowaniem, a innych z zażenowaniem?Jaki jest powód, że jedni nas uskrzydlają, zaś inni usypiają? Jak to się dzieje, że argumenty pewnych osób traktujemy poważniej niż innych?

Poszukując odpowiedzi na powyższe pytania, cofnijmy się myślą do 28 sierpnia 1963 r. Wieść o człowieku, który miał tego dnia przemawiać pod pomnikiem Abrahama Lincolna, błyskawicznie rozniosła się po Waszyngtonie i całych Stanach Zjednoczonych, gromadząc w jednym miejscu ponad 200 tys. ludzi. Młodsi czytelnicy powinni wziąć pod uwagę, że wtedy nie było Internetu ani komórek, jak również nie można było wysyłać lajków ani „ćwierkać”. Wszyscy ci ludzie przyszli, aby posłuchać wystąpienia pastora Martina Luthera Kinga podczas antyrasistowskiego Marszu na Waszyngton. Przemówienie Kinga przeszło do historii, a użyta przez niego kilkakrotnie fraza „I have a dream” wprost rozpaliła serca i uczucia obecnych. Dość szybko stała się zawołaniem wielkiego ruchu społecznego.

W odpowiedzi na pytanie, dlaczego wystąpienie Martina Luthera Kinga wywarło na słuchaczach tak wielkie wrażenie, pomoże pięć kwestii (patrz ramka na sąsiedniej stronie). Rekomendujemy użycie tego sposobu podczas przygotowań do każdego wystąpienia biznesowego. To tylko pięć pytań, na które trzeba sobie udzielić klarownej odpowiedzi. Kiedy pastor King występował przed uczestnikami słynnego marszu, był głęboko świadomy: kim jest on sam, kim są jego słuchacze, czego od niego oczekują oraz co chce uzyskać. Dlatego dokładnie wiedział, co i jak należy powiedzieć.

KTO MÓWI?

Odnosząc to do biznesu, który w końcu wymaga precyzji i konkretu, przygotowanie każdego wystąpienia powinniśmy rozpoczynać się od bardzo klarownej odpowiedzi na każde z pięciu pytań. Należy rozpocząć od zdania sobie sprawy z tego, kim jesteśmy przed określonym audytorium: specjalistami, przykładami sukcesu w danym obszarze działania, osobami, które będą pomocą, a może jeszcze kimś innym? Warto wiedzieć, co upoważnia nas do takiego pozycjonowania siebie. A następnie trzeba rozważyć, jak możemy to potwierdzić, zademonstrować, a więc jak stać się wiarygodnym w tej roli?

DO KOGO MÓWI?

Kolejny etap to znalezienie odpowiedzi na pytanie o odbiorców. Jakie są ich potrzeby? Czego oczekują? Co jest dla nich ważne? Jakie mają obawy? Jaką rolę pełnią w organizacji? Świadomie przedstawiamy te etapy w postaci różnorodnych pytań. Każdy z czytelników może wybrać te, które są najbardziej adekwatne do konkretnego wystąpienia, do jego indywidualnej sytuacji. Zwracamy uwagę, że występując nawet kilkakrotnie przed tym samym gronem, możemy mieć różny cel, a i oczekiwania uczestników mogą być różne.

W JAKIM CELU?

Wreszcie – cel wystąpienia. Z całą szczerością podkreślamy, że nie ma tu miejsca na takie słowa jak: zmotywować, poruszyć, zachęcić, rozwinąć. Trzeba bardzo szczegółowo określić, co jest konkretnym celem tego wystąpienia. Najlepszym sposobem sprawdzenia, czy naprawdę wiemy, jaki cel nam przyświeca, jest odpowiedź na pytanie: po czym poznamy, że ten cel został osiągnięty? Jeśli będziemy umieli konkretnie odpowiedzieć na takie pytanie, możemy uznać, że wiemy, o co nam naprawdę chodzi.

CO MÓWI?

Kolejny krok to meritum, czyli – co powiemy. Co z mojej wiedzy, doświadczenia jest najważniejsze dla odbiorców? Jeśli odniesiemy się do tego, czego oczekują, zyskamy szansę, że będą nas słuchać. Nie wyklucza to przekazania audytorium nowych aspektów sprawy, rozszerzenia wiedzy odbiorców. Zawsze jednak trzeba odnieść się do ich potrzeb. Warto wspomnieć w tym miejscu o pewnym triku najlepszych mówców, a więc zasadzie: „ustal, co powiesz, a czego nie powiesz”. Nie chodzi tylko o nieujawnianie spraw poufnych, ale o uniknięcie rozgadania i dygresyjności rozmywającej przekaz. Innymi słowy, mówimy krótko i na temat.

W JAKIM CELU?

Aby naszego wystąpienia słuchano z zainteresowaniem i aby zostało zapamiętane, język ciała musi być spójny z wypowiadanymi słowami i je podkreślać, puentować. Rekomendujemy stosowanie trzech zasad przyciągania uwagi i budowania zaangażowania słuchaczy (patrz ramka „Mowa ciała”). Zgodnie ze znanym zawodowym mówcom prawem „55 – 38 – 7” nasz wpływ na odbiorcę w 55 proc. wynika z naszego zachowania, w 38 proc. z tego, jak mówimy, a pozostałe 7 proc. to słowa, które wypowiadamy. A zatem niezwykle istotne jest zagadnienie „jak mówię”, które w 38 proc. wpływa na odbiorcę. Wśród zasad, porad i wskazówek, jakie można znaleźć w wielu źródłach, szczególnie godne uwagi są dwa elementy, które stanowią podstawę wszystkich umiejętności wypowiadania się. Są to: siła głosu i poprawna artykulacja.
Jak mówił aktor, z którym współpracowaliśmy przy szkoleniach: „po czym widzowie mają poznać, co masz im ważnego do przekazania, jak cię nie usłyszą?”. Z kolei znaczenie artykulacji pokazywał, prezentując fragmenty polskich filmów z niewyraźnie nagraną ścieżką dźwiękową – koszmar w słuchaniu. Kolejnym mocnym argumentem, jakiego używał, było zwrócenie uwagi, że ładne mówienie jest wyrazem szacunku dla odbiorcy. Skoro już zahaczyliśmy o aktorstwo, a więc teatr, zauważmy, że w teatrze premierę poprzedza wiele prób. Niech rekomendacja konieczności przećwiczenia wystąpienia, zanim wyjdziemy do audytorium, będzie ostatnią wskazówką dla wszystkich czytelników, którzy pragną uskrzydlać słuchaczy.