Globalizacja biznesu otwiera nowe możliwości przed małymi i średnimi firmami, które do tej pory prowadziły działania na lokalnych rynkach. Z drugiej strony międzynarodowa ekspansja ma też pewne mankamenty. Pracownicy odbywają coraz więcej podróży służbowych, w tym męczące loty międzykontynentalne. Siłą rzeczy rosną więc wydatki na wyjazdy służbowe, co uszczupla budżety firm. Tymczasem według raportu Global Travel Forecast w przyszłym roku ceny hoteli mogą wzrosnąć średnio o 4 proc., a biletów lotniczych o niespełna 3 proc. Z kolei organizacja Global Business Travel Association wylicza, że w 2020 r. globalne wydatki na podróże służbowe pochłoną 1,6 bln dol. Zasadne staje się więc pytanie: jak uporać się z narastającym problemem?

Spotkanie w… chmurze

Aby zredukować koszty, część przedsiębiorców sięga po nowoczesne narzędzia do komunikacji, co pozwala ograniczyć do niezbędnego minimum liczbę wyjazdów pracowników. Jednym z najczęściej wybieranych rozwiązań tego typu jest Cisco
WebEx. Według danych producenta korzysta z niego 113 mln użytkowników miesięcznie. W tym czasie biorą oni udział w wideokonferencjach trwających w sumie ponad 6 mld minut.

WebEx to system „urodzony” w chmurze, a rosnąca popularność cloud computingu napędza jego sprzedaż. Szczególnie widać to na przykładzie małych i średnich firm, będących naturalnymi odbiorcami rozwiązań opartych o chmurę – mówi Wojciech Kotkiewicz, menedżer Działu Wsparcia Technicznego w ABC Data.

Cisco WebEx składa się z dwóch podstawowych elementów: Meetings oraz Teams. Pierwsza z wymienionych aplikacji odpowiada za organizację wirtualnych spotkań i konferencji przy użyciu dowolnego urządzenia mobilnego, wideoterminalu lub komputera PC. Biorą w nich udział pracownicy przebywający w biurze, domu, zamiejscowym oddziale firmy czy nawet w hotelu, również tacy, którzy nie są użytkownikami WebExa. Wszyscy uczestnicy mają dostęp do informacji w czasie rzeczywistym, co ułatwia podejmowanie szybkich i trafnych decyzji. WebEx Meetings umożliwia prowadzenie wideokonferencji z udziałem nawet tysiąca osób – klientów, partnerów, pracowników.

Z kolei WebEx Teams, wcześniej znany pod nazwą Spark, to aplikacja dla użytkowników, którym samo wirtualne spotkanie nie wystarcza, ponieważ muszą równocześnie mieć możliwość wymiany wiadomości, obrazów i dokumentów, tworzenia przestrzeni, w których z łatwością będą pracować nad projektami wraz z innymi użytkownikami Teams.

Jeśli klient zdecyduje się na wykorzystanie do prowadzenia swoich spotkań wysokiej klasy urządzeń typu terminal czy kodek, będzie mógł korzystać z wielu ciekawych funkcji dodatkowych, np. Cisco Intelligent Proximity. Jej rola polega na parowaniu terminali z uczestnikami spotkania będącymi w jego pobliżu. Proces parowania urządzeń odbywa się za pośrednictwem ultradźwięków. Po podłączeniu użytkownik może realizować połączenia za pomocą terminalu – inicjowane bezpośrednio z urządzenia mobilnego.

Oprócz wspomnianych terminali i kodeków producent oferuje również rozwiązanie sprzętowe WebEx Board – cyfrową tablicę do pracy zespołowej służącą do prezentacji i realizacji wideokonferencji. Urządzenie jest obsługiwane dotykowo. Użytkownik WebEx Teams sparowany z urządzeniem może, np. podczas prelekcji czy spotkania, korzystać z materiałów udostępnionych w tzw. przestrzeni, a także wykorzystywać terminal jako flipchart, czy nawet robić odręczne notatki na prezentowanej treści. Co istotne, nie potrzebuje do tego notebooka. Wystarczy WebEx i smartfon z odpowiednią aplikacją.

Wideokonferencje na każdą kieszeń

Jeszcze do niedawna na zakup systemów wideokonferencyjnych mogli sobie pozwolić w zasadzie tylko klienci korporacyjni. Wysokie koszty infrastruktury, obejmującej oprogramowanie, serwery czy mostki wideokonferencyjne, zazwyczaj przekraczały możliwości finansowe małych i średnich firm. Jednak wraz z ekspansją urządzeń mobilnych, a także postępującą popularyzacją usług chmurowych, sytuacja uległa zmianie.