Globalizacja biznesu otwiera nowe możliwości przed małymi i średnimi firmami, które do tej pory prowadziły działania na lokalnych rynkach. Z drugiej strony międzynarodowa ekspansja ma też pewne mankamenty. Pracownicy odbywają coraz więcej podróży służbowych, w tym męczące loty międzykontynentalne. Siłą rzeczy rosną więc wydatki na wyjazdy służbowe, co uszczupla budżety firm. Tymczasem według raportu Global Travel Forecast w przyszłym roku ceny hoteli mogą wzrosnąć średnio o 4 proc., a biletów lotniczych o niespełna 3 proc. Z kolei organizacja Global Business Travel Association wylicza, że w 2020 r. globalne wydatki na podróże służbowe pochłoną 1,6 bln dol. Zasadne staje się więc pytanie: jak uporać się z narastającym problemem?

Spotkanie w… chmurze

Aby zredukować koszty, część przedsiębiorców sięga po nowoczesne narzędzia do komunikacji, co pozwala ograniczyć do niezbędnego minimum liczbę wyjazdów pracowników. Jednym z najczęściej wybieranych rozwiązań tego typu jest Cisco
WebEx. Według danych producenta korzysta z niego 113 mln użytkowników miesięcznie. W tym czasie biorą oni udział w wideokonferencjach trwających w sumie ponad 6 mld minut.

– WebEx to system „urodzony” w chmurze, a rosnąca popularność cloud computingu napędza jego sprzedaż. Szczególnie widać to na przykładzie małych i średnich firm, będących naturalnymi odbiorcami rozwiązań opartych o chmurę – mówi Wojciech Kotkiewicz, menedżer Działu Wsparcia Technicznego w ABC Data.

Cisco WebEx składa się z dwóch podstawowych elementów: Meetings oraz Teams. Pierwsza z wymienionych aplikacji odpowiada za organizację wirtualnych spotkań i konferencji przy użyciu dowolnego urządzenia mobilnego, wideoterminalu lub komputera PC. Biorą w nich udział pracownicy przebywający w biurze, domu, zamiejscowym oddziale firmy czy nawet w hotelu, również tacy, którzy nie są użytkownikami WebExa. Wszyscy uczestnicy mają dostęp do informacji w czasie rzeczywistym, co ułatwia podejmowanie szybkich i trafnych decyzji. WebEx Meetings umożliwia prowadzenie wideokonferencji z udziałem nawet tysiąca osób – klientów, partnerów, pracowników.

Z kolei WebEx Teams, wcześniej znany pod nazwą Spark, to aplikacja dla użytkowników, którym samo wirtualne spotkanie nie wystarcza, ponieważ muszą równocześnie mieć możliwość wymiany wiadomości, obrazów i dokumentów, tworzenia przestrzeni, w których z łatwością będą pracować nad projektami wraz z innymi użytkownikami Teams.

Jeśli klient zdecyduje się na wykorzystanie do prowadzenia swoich spotkań wysokiej klasy urządzeń typu terminal czy kodek, będzie mógł korzystać z wielu ciekawych funkcji dodatkowych, np. Cisco Intelligent Proximity. Jej rola polega na parowaniu terminali z uczestnikami spotkania będącymi w jego pobliżu. Proces parowania urządzeń odbywa się za pośrednictwem ultradźwięków. Po podłączeniu użytkownik może realizować połączenia za pomocą terminalu – inicjowane bezpośrednio z urządzenia mobilnego.

Oprócz wspomnianych terminali i kodeków producent oferuje również rozwiązanie sprzętowe WebEx Board – cyfrową tablicę do pracy zespołowej służącą do prezentacji i realizacji wideokonferencji. Urządzenie jest obsługiwane dotykowo. Użytkownik WebEx Teams sparowany z urządzeniem może, np. podczas prelekcji czy spotkania, korzystać z materiałów udostępnionych w tzw. przestrzeni, a także wykorzystywać terminal jako flipchart, czy nawet robić odręczne notatki na prezentowanej treści. Co istotne, nie potrzebuje do tego notebooka. Wystarczy WebEx i smartfon z odpowiednią aplikacją.

Wideokonferencje na każdą kieszeń

Jeszcze do niedawna na zakup systemów wideokonferencyjnych mogli sobie pozwolić w zasadzie tylko klienci korporacyjni. Wysokie koszty infrastruktury, obejmującej oprogramowanie, serwery czy mostki wideokonferencyjne, zazwyczaj przekraczały możliwości finansowe małych i średnich firm. Jednak wraz z ekspansją urządzeń mobilnych, a także postępującą popularyzacją usług chmurowych, sytuacja uległa zmianie.

 

– Przedsiębiorstwa poszukujące systemów do wideokonferencji nie są dziś skazane wyłącznie na jedno rozwiązanie. Mogą zbudować własną infrastrukturę lub korzystać z narzędzi dostępnych w chmurze. Ta druga opcja jest wręcz stworzona dla mniejszych firm. Natomiast nie spodziewam się, że urzędy miejskie, szpitale lub wielkie korporacje zrezygnują z tradycyjnych rozwiązań. W najbliższych latach oba modele będą więc koegzystować, również – co już jest możliwe i stosowane – w hybrydowych wdrożeniach – wyjaśnia Wojciech Kotkiewicz.

W przypadku usługi wideokonferencyjnej przedsiębiorca opłaca miesięczny abonament i nie inwestuje w infrastrukturę. Usługodawca gwarantuje pełne bezpieczeństwo – połączenia czy wiadomości są szyfrowane. Cisco WebEx zapewnia realizowanie połączeń wideo za pomocą dowolnego urządzenia, a udział w wideokonferencjach możliwy jest także dla osób z zewnątrz, które nie są jego użytkownikami. Producent stara się jednak zachęcić abonentów WebExa do korzystania z profesjonalnych wideoterminali. W tym celu oferuje rabaty na urządzenia rejestrowane w usłudze WebEx lub elastyczne modele finansowania, analogiczne do stosowanych np. przez operatorów telekomunikacyjnych przy sprzedaży smartfonów.

– To producent, który w mojej ocenie dysponuje najbardziej kompletną ofertą na rynku. Oferuje zarówno bardzo dobre autorskie oprogramowanie, jak też sprzęt. W 2009 roku Cisco przejęło Tandberga, zyskując tym samym dostęp do najwyższej klasy terminali, które cały czas intensywnie rozwija – dodaje Wojciech Kotkiewicz.

Biznes na przyszłość

Integratorzy wprowadzający do swojego portfolio rozwiązania do wideokonferencji mogą zaistnieć w zupełnie nowym obszarze. O ile kilka lat temu był to segment niszowy, o tyle w ostatnim czasie zaczyna wchodzić do głównego nurtu IT.

– Niegdyś mówiło się, że systemy do wideokomunikacji przeznaczone są dla wielkich korporacji, z oddziałami rozsianymi po całym świecie, bądź dla branży medycznej. W obecnych realiach rynkowych nie ma sensu skupiać się na jednym sektorze. To rozwiązanie, które można zaoferować 80 proc. przedsiębiorców – tłumaczy Wojciech Kotkiewicz.

Wiele wskazuje na to, że liczba integratorów specjalizujących się w sprzedaży oraz integrowaniu narzędzi do komunikacji i współpracy będzie wzrastać. Rodzimy rynek nie jest jeszcze nasycony, a nowe modele sprzedaży oraz spadające ceny urządzeń prędzej czy później zaczną przyciągać nowych klientów. Dlatego wraz z rozwojem tego segmentu produktów zacznie pojawiać się zapotrzebowanie na bardziej zaawansowane systemy. Użytkownicy będą chcieli np. dodawać usługi contact center, jak również tworzyć środowiska hybrydowe, gdzie część usług znajdzie się w chmurze publicznej, newralgiczne zasoby pozostaną zaś w środowisku lokalnym.

– Integratorzy, którzy stawiają pierwsze kroki w tym segmencie, zaczynają od podstawowych, stosunkowo prostych czynności. Z upływem czasu staną się jednak specjalistami, dokonującymi zaawansowanych wdrożeń – przekonuje Wojciech Kotkiewicz.

Kluczem do sukcesu w przypadku sprzedaży produktów do komunikacji i współpracy jest umiejętność ich prezentowania. Nie ma sensu opowiadać o urządzeniach, trzeba natomiast pokazywać potencjalnym nabywcom sposób ich działania. Właśnie dlatego ABC Data organizuje szereg promocji oraz szkoleń i warsztatów technicznych, których celem jest popularyzacja systemu Cisco. Przedsiębiorcy chętnie korzystają z wersji trial, umożliwiających testowanie nie tylko aplikacji, ale również wideoterminali. Dystrybutor zapewnia również partnerom profesjonalne wsparcie techniczne.

– Wielu klientów jest oczarowanych możliwościami platformy WebEx – zapewnia menedżer Działu Wsparcia Technicznego w ABC Data.

Zamiast centralki abonenckiej

W większości polskich firm za organizację ruchu telefonicznego odpowiadają abonenckie centrale telefoniczne (PBX), instalowane w lokalnych biurach. Czy WebEx Teams może stanowić dla nich alternatywę? Na rynku amerykańskim już tak – WebEx w połączeniu z telefonami IP zastępuje klasyczny PBX. Na razie Stany Zjednoczone stanowią wyjątek, nie można jednak wykluczyć, że w nieodległej przyszłości Cisco spróbuje zaadaptować podobny model w Europie. W 2017 r. za 1,9 mld dol. koncern przejął BroadSoft, dostawcę oprogramowania i usług dla operatorów telekomunikacyjnych.

– Cisco z pewnością wykorzysta potencjał tej firmy i myślę, że wprowadzi nowe, ciekawe rozwiązania z zakresu telefonii IP oferowanej w modelu usługowym – podsumowuje Wojciech Kotkiewicz.