Oprócz odpowiednich systemów HIS, systemów diagnostyki obrazowej oraz innego oprogramowania zapewniającego archiwizację, przetwarzanie i udostępnianie danych związanych z prowadzeniem procesu diagnostyczno-leczniczego istotnym elementem budowy platformy Elektronicznej Dokumentacji Medycznej są systemy usprawniające procesy digitalizacji. Jest to związane z zapewnieniem szybkiego dostępu do pełnej dokumentacji medycznej, również tej, która została sporządzona w postaci papierowej. Przykładem rozwiązania, które pomaga w realizacji założeń „cyfrowej reformy medycznej”, jest Xerrex Scan Manager Medyk, system zasilania bazy danych EDM dokumentami sporządzonymi w postaci papierowej. Rozszerza on możliwości medycznych systemów informacyjnych HIS o funkcje digitalizacji papierowych dokumentów.

XSM Medyk skanuje i archiwizuje zarówno dokumentację medyczną, jak i druki związane z bieżącą działalnością administracyjną szpitala lub przychodni. Wysoki stopień integracji z systemami HIS i EDM, wykorzystywanymi przez placówki ochrony zdrowia, umożliwia szybkie zasilanie szpitalnych baz danych o archiwalne i zewnętrzne dokumenty związane z procesem leczenia oraz o bieżące formularze, które wymagają podpisu pacjenta.

System współpracuje z wyposażonymi w panele dotykowe skanerami nabiurkowymi i urządzeniami wielofunkcyjnymi różnych producentów. Dzięki temu indeksowanie przekształcanych do postaci cyfrowej dokumentów może być dokonywane już na etapie ich skanowania. Odpowiednie informacje, służące do ich opisania, są pobierane z bazy danych pacjentów HIS i dostępne w formie listy rozwijalnej na panelu dotykowym urządzenia. Podpisywana przez pacjenta dokumentacja wewnętrzna sporządzona w oprogramowaniu medycznym jest archiwizowana z pominięciem ręcznego indeksowania. Wszystkie potrzebne do opisania dokumentu dane są automatycznie pobierane z jego treści, a on sam zostaje zapisany w odpowiednim miejscu bazy danych EDM.

Użytkownicy XSM Medyk mogą liczyć na automatyczne przetwarzanie i odczyt danych z dokumentów dzięki wbudowanym mechanizmom rozpoznawania tekstu OCR oraz odczytu kodów jedno- i dwuwymiarowych. Moduł zapewniający automatyczne odczytywanie treści powstał z kolei dzięki narzędziom ABBYY FineReader, udostępnionym przez Generalnego Przedstawiciela w naszym kraju – firmę AutoID Polska (kontakt: finereader@finereader.pl).

Aby zapewnić poprawność rejestracji dokumentów w EDM, w oprogramowanie XSM Medyk wbudowano narzędzia zabezpieczające bazę danych przed wprowadzeniem do niej dokumentów z błędnymi informacjami. Dane sprawdzane są pod kątem poprawności składni (liczba i rodzaj znaków, układ itp.), a wyrażenia mające sumy kontrolne są dodatkowo badane pod kątem ich zgodności. Informacje o ewentualnych błędach i niezgodnościach w przetwarzaniu, zapisie lub odczycie danych są wyświetlane w postaci komunikatów na stacjach roboczych użytkowników i na panelach urządzeń skanujących. Ponadto system zawiera interfejs modułu nadzorującego przetwarzanie dokumentów, za pomocą którego personel może sprawdzić ich status, uzupełnić brakujące lub poprawić błędne dane. Co ważne, zeskanowane i przetwarzane przez system dokumenty, przed ich przekazaniem do modułu EDM, mogą być autoryzowane podpisem cyfrowym.

Ponieważ XSM Medyk składa się z szeregu modułów realizujących poszczególne zadania związane ze skanowaniem i archiwizacją dokumentów, integrator może dostosować rozwiązanie do obsługiwanej dokumentacji, preferencji poszczególnych grup pracowników oraz sprostać wymaganiom stawianym placówkom medycznym przez ustawodawcę.