Jeszcze nie tak dawno krąg osób umiejących posługiwać się BI ograniczał się do tzw. power userów. Tylko oni mogli przygotowywać analizy i raporty oraz przedstawiać ich wyniki niewtajemniczonym. Obecnie platformy analityczne stają się „lżejsze” – nie tracąc przy tym na efektywności – i dostępne dla większej grupy użytkowników. Zmiany te podążają za reorganizacją funkcjonowania przedsiębiorstw. Zachodzi „demokratyzacja” dostępu do wyników BI – nowe, samoobsługowe i intuicyjne narzędzia umożliwiają wgląd w informacje różnym działom firmy i pracownikom różnego szczebla. Ważną ich częścią stają się samoobsługowe narzędzia do raportowania i realizacji zapytań ad hoc, które zapewniają użytkownikom biznesowym łatwy dostęp do raportów, a także proste i szybkie ich tworzenie oraz modyfikowanie. Sposób działania wspomnianych rozwiązań w coraz większym stopniu opiera się na metodzie „przeciągnij i upuść”, operowaniu myszką oraz dostosowywaniu wizualizacji danych do rodzaju poszukiwanej informacji.

Jednak „demokratyzacja” nie polega tylko na możliwości wykorzystania narzędzi analitycznych przez coraz szerszy krąg użytkowników w przedsiębiorstwie, ale przede wszystkim na dostępności BI także dla mniejszych firm. Edyta Kosowska, Senior Research Analyst Software z IDC Poland, zauważa, że jeszcze kilka lat temu zakupy BI były domeną największych podmiotów, zwłaszcza z takich branż jak finanse, bankowość i telekomunikacja. Obecnie rozwiązania te cieszą się coraz większym zainteresowaniem wśród małych i średnich przedsiębiorstw.

– Oczywiście BI dla MŚP jest znacznie bardziej uproszczony, ale z reguły zaspokaja wszelkie potrzeby mniejszych firm i skutecznie zastępuje nadal najbardziej popularne narzędzie do analityki w Polsce, a więc arkusze kalkulacyjne. Jednym z czynników sprzyjających wykorzystaniu BI przez MŚP jest możliwość ich zakupu w modelu chmury obliczeniowej, co pozwala uniknąć wysokich kosztów wstępnych – wyjaśnia Edyta Kosowska.

Także specjaliści Gartnera zauważają, że analityka staje się strategicznym rozwiązaniem dla większości rodzajów biznesu i zaczyna pełnić w nich centralną rolę. Ich zdaniem każdy biznes i proces biznesowy nadaje się do analizowania, a każdy pracownik nowoczesnego przedsiębiorstwa może być użytkownikiem BI.

Okazuje się, że mniejszym firmom zastosowanie jakiejś formy BI może przynieść szybko widoczny efekt. Niewielkie przedsiębiorstwo jest bowiem zwykle bardziej skupione na projektach niż duże i może szybciej definiować czynniki prowadzące do sukcesu oraz podstawowe wskaźniki. Wynika to z faktu, że jego procesy biznesowe obejmują mniejszą liczbę zaangażowanych stron, więc rozwiązywanie problemów staje się łatwiejsze.