Archiwizacja poczty – moda czy wygoda?
Z wdrożeniem systemu archiwizacji poczty elektronicznej nie należy zwlekać. Gdy przytrafi się incydent, do usunięcia skutków którego konieczne będzie dotarcie do konkretnej wiadomości, posiadanie takiego rozwiązania zapewni duże oszczędności.
Jednym z najbardziej optymalnych i prostych w obsłudze systemów do archiwizacji poczty elektronicznej jest Cryoserver. Zmienia zupełnie model zarządzania nią, eliminując ryzyko utraty danych i skracając czas poświęcany na wyszukiwanie wiadomości, a tym samym oszczędzając nerwy i pieniądze.
Cryoserver eliminuje też potrzebę korzystania z archiwum gromadzonego w klientach pocztowych, np. w plikach PST. Wiadomości przechowuje się w centralnym, dostępnym dla każdego użytkownika systemu pocztowego archiwum, ale jednocześnie są zabezpieczone przed nieautoryzowanym edytowaniem treści lub kasowaniem niewygodnych e-maili. Rozwiązanie zostało przystosowane do firm każdej wielkości.
Oszczędności z Cryoserver
Badania przeprowadzone przez McKinsey Global Institute (MGI) wykazały, że każdy pracownik spędza ok. 28 proc. czasu pracy na zarządzaniu wiadomościami pocztowymi. Zdecydowanie lepiej byłoby, żeby te godziny poświęcił na realizację swoich podstawowych zadań, które w większym stopniu wpływają na podniesienie wyniku finansowego firmy.
Cryoserver znacznie redukuje czas potrzebny na zajmowanie się pocztą, co przekłada się na wzrost produktywności korzystających z niego osób. Eliminuje konieczność poszukiwania zaginionych wiadomości, które zostały przeniesione do złego katalogu lub usunięte przez przypadek. Każda wysłana i otrzymana wiadomość trafia do bezpiecznego archiwum, gdzie jest przechowywana. Dzięki temu nawet po skasowaniu zawartości całej skrzynki pocztowej użytkownik ma dostęp do wszystkich e-maili.
Rozwiązanie Cryoserver współpracuje z każdym serwerem pocztowym i jest kompatybilne z popularnymi klientami pocztowymi (np. Microsoft Outlook, Office 365). Intuicyjny, przyjazny interfejs pokazuje strukturę katalogów w takiej samej formie, w jakiej była widoczna w źródłowym programie pocztowym, co ułatwia wybieranie folderów i szybkie wyszukiwanie potrzebnych wiadomości. Zaawansowana wyszukiwarka Cryoserver przeszukuje całe archiwum i podaje wyniki w ciągu kilku sekund, a nie minut czy godzin.
Cryoserver wyposażono w narzędzia, które zapewniają zgodność z prawodawstwem Unii Europejskiej. Wykorzystywany jest mechanizm centralnej polityki retencji danych, dostępu do wiadomości i przeszukiwania. Korzystanie ze skrzynki zawierającej archiwalne wiadomości jest monitorowane, można także zdefiniować uprawnienia użytkownika – standardowe lub uprzywilejowane (podgląd skrzynek wielu użytkowników). Wiadomości są przeznaczone tylko do odczytu i podpisane cyfrowo, dzięki czemu gwarantuje się ich oryginalność.
Większa efektywność pracy serwerów pocztowych
Archiwizacja poczty zapewnia swego rodzaju kompromis – umożliwia trzymanie wiadomości „na wszelki wypadek”, gdyby nie można było którejś znaleźć. Jednocześnie eliminuje konieczność przechowywania ich na drogich macierzach dyskowych, na których z reguły znajdują się skrzynki z pocztą elektroniczną. Obowiązująca w Unii Europejskiej ustawa o ochronie danych jest w tym zakresie nieprecyzyjna – każde przedsiębiorstwo i instytucja mają możliwość samodzielnego decydowania, jak długo przechowują korespondencję, i ustalania indywidualnych standardów bezpieczeństwa.
Cryoserver jest oferowany pod różnymi postaciami – jako sprzęt, maszyna wirtualna i usługa chmurowa. Wiadomości archiwizowane są w niezależnej od głównego serwera pocztowego przestrzeni, co pozwala na uwolnienie jego cennych zasobów, a także podniesienie wydajności i stabilności pracy. Coraz większym zainteresowaniem cieszy się wersja Cryoserver Cloud, która umożliwia uruchomienie archiwizacji bez żadnych dodatkowych zasobów, w niecałe 30 minut.
Wyłącznym dystrybutorem rozwiązania Cryoserver w Polsce jest AKBIT.
Artykuł powstał we współpracy z firmami Cryoserver i AKBIT.
Podobne artykuły
Rośnie znaczenie archiwizacji poczty elektronicznej jako elementu cyberodporności
Archiwizacja poczty z wartością dodaną
Sprawne działanie przedsiębiorstw zależy często od skutecznego monitorowania procesów biznesowych oraz umiejętności błyskawicznego odszukania danych archiwalnych. Szczególnie ważne stało się też zachowanie zgodności z regulacjami prawnymi. Realizację tych zadań ułatwia oprogramowanie do archiwizacji poczty elektronicznej firmy Cryoserver.
SnoopWall: skuteczna ochrona przed ransomware i spear phishing
Ochrona przed cyberprzestępcami staje się coraz trudniejsza. Firmy doświadczają nowych rodzajów ataków, takich jak podszywanie się pod pracowników w poczcie elektronicznej (spear phishing), wymuszenia okupu za odzyskanie dostępu do danych (ransomware) i infekcja złośliwym kodem, na który jeszcze nie ma szczepionki (zero-day malware).