Najważniejszym narzędziem komunikacyjnym w przedsiębiorstwach niezmiennie pozostaje poczta elektroniczna. Przesyła się nią niemal 90 proc. informacji o decyzjach biznesowych, umów i dokumentów finansowych. Poza tym w wielu przypadkach firmy są zobowiązane przez prawo do przechowywania wiadomości elektronicznych przez określony czas.

Wraz z rozwojem przedsiębiorstwa liczba e-maili gwałtownie rośnie, w dodatku najczęściej w niekontrolowany sposób. Chociaż firmy od dawna nie mają wątpliwości, że archiwizacja poczty jest niezbędna, w praktyce nie zawsze potrafią ten proces skutecznie przeprowadzić. Co więcej, mimo że narzędzia do przechowywania plików i zarządzania nimi (w tym oprogramowanie do archiwizowania
e-maili) oferują coraz większe możliwości, przedsiębiorstwa wciąż nie potrafią się nimi właściwie posługiwać.

Powszechnie bowiem interakcja, np. z systemem do archiwizowania poczty, kończy się na zainstalowaniu i skonfigurowaniu narzędzia, którego potem trudno użyć. Może to prowadzić do poważnych problemów z odzyskiwaniem danych. Tymczasem w nowoczesnej firmie jedynym wartościowym archiwum pocztowym jest takie, którego zarówno dział IT, jak i użytkownicy używają na co dzień.

Robert Włodarczyk

dyrektor handlowy, AKBIT

Większość klientów nie zdaje sobie sprawy z korzyści płynących z archiwizacji poczty elektronicznej. Najczęściej do incydentu wymagającego dostępu do poczty historycznej. Dopiero wtedy odkrywają, że możliwe jest uzyskanie bardzo szybkiego dostępu do informacji, której odnalezienie wcześniej trwało nawet kilka godzin. Ma to szczególne znaczenie wtedy, gdy w grę wchodzi czas i pieniądze, czyli np. w wypadku utraty danych pocztowych przez kluczowych pracowników firmy.