Dokumenty drukowane jeszcze przez wiele lat będą odgrywały istotną rolę w instytucjach i przedsiębiorstwach. Stąd tak duża popularność skanerów umożliwiających przenoszenie „papierków” do elektronicznych systemów obiegu dokumentów (Document Management System). Na rynku pojawiło się ostatnio wielu nowych producentów skanerów dokumentowych, jednak to marka Fujitsu wyznacza trendy i pozostaje liderem w tej dziedzinie, oferując najbardziej niezawodne urządzenia.

Czym skanery dokumentowe różnią się od innych? Od strony technicznej muszą spełniać oczekiwania użytkowników: skanować więcej, szybciej, bezpieczniej, dokładniej i taniej. Niestety, nie jest łatwo pogodzić wszystkie te zadania. Dlatego warto zainwestować w sprzęt od sprawdzonego dostawcy, który ma wieloletnie doświadczenie w jego produkcji i serwisie.

Skanery dokumentowe firmy Fujitsu to synonim najwyższej jakości. Mocnym atutem producenta jest bardzo dobre wsparcie techniczne, z rozwiniętą ofertą usług serwisowych, oraz stała dostępność części eksploatacyjnych i ich łatwa wymiana. Alstor, dystrybutor skanerów Fujitsu w Polsce, świadczy w tym zakresie pełny wachlarz usług realizowanych na najwyższym poziomie. Potwierdza to certyfikat jakości ISO 9001, którym dysponuje dział serwisu dystrybutora.

 

Bezpieczeństwo

Skanery produkcyjne, które nierzadko skanują szybciej niż 120 kartek A4 na minutę, muszą gwarantować najwyższą ochronę dokumentów. Fujitsu stosuje rozmaite mechanizmy kontroli prowadzenia papieru, aby w przypadku problemu natychmiast wstrzymać pracę urządzenia. Bezpieczeństwo dokumentów zapewniają systemy separacji i aktywnej ochrony papieru wyposażone w czujniki ultradźwiękowe oraz sensory mierzące prędkość obrotową rolek.

Stosuje się również podział całego toru przebiegu dokumentu na trzy segmenty: pobieranie, prowadzenie i wyjście. Przy pobieraniu kolejnych kartek rolki rozpędzane są liniowo, aby papier – szczególnie o niskiej gramaturze – nie był szarpany, tylko delikatnie rozpędzany do nominalnej prędkości skanowania. Rolkami wyjściowymi również steruje się oddzielnie, aby wyhamować papier, który przy prędkości skanowania wynoszącej dwie kartki A4 na sekundę byłby „wystrzeliwany” ze skanera. Dzięki temu rozwiązaniu można zrezygnować ze stopera, który w mniej zaawansowanych modelach zapobiega wypadaniu papieru z odbiornika.

 
Najwyższa jakość obrazu i szybkość

Najnowsze, zaawansowane rozwiązania zastosowane w skanerach Fujitsu zapewniają nawet wyraźniejszy od oryginału obraz skanu, szczególnie dokumentu tekstowego. Dzięki nim liczba czynności przygotowawczych ograniczona jest do minimum, a cały proces skanowania zostaje przyspieszony.

Urządzenia Fujitsu wyposażono w profesjonalne systemy cyfrowego przetwarzania obrazu. Wykorzystują one specjalnie zaprojektowane do tego celu procesory. Wbudowane funkcje umożliwiają słownikową weryfikację tekstu, filtrowanie go, wskazywanie stron o jakości niewystarczającej do rozpoznawania OCR, obracanie obrazów na podstawie ułożenia tekstu, automatyczne rozpoznawanie formatu papieru i odróżnianie dokumentów kolorowych od czarno-białych. Dzięki tym operacjom rośnie skuteczność dalszego przetwarzania plików wyjściowych w procesie OCR lub ich indeksowania, a szukany dokument może być bezbłędnie i szybko zlokalizowany.

Zalety elektronicznego archiwum

Przedsiębiorstwa przechowują coraz więcej informacji w formie elektronicznej nie tylko z uwagi na prawny obowiązek, ważne są również względy praktyczne.
Oto najważniejsze z nich:

• szybki dostęp do szukanego dokumentu – indeksowanie i katalogowanie plików cyfrowych jest łatwiejsze, a wyszukiwanie, włącznie z przeszukiwaniem treści – efektywne,

• dostępność cyfrowego dokumentu dla wielu osób, nawet w tym samym czasie,

• nie trzeba wykonywać kopii, ponieważ dokumenty przechowywane są w centralnym repozytorium i można uzyskać do nich dostęp wiele razy,

• nie ma niebezpieczeństwa, że dokument się zagubi lub ulegnie zniszczeniu,

• dokumenty można szybko przesyłać, np. pocztą elektroniczną,

• zmniejsza się liczba oryginałów przechowywanych w fizycznym archiwum,

• dokumenty są chronione przed starzeniem się,

• nie grozi uszkodzenie ani zniszczenie dokumentu podczas przeglądania.

 

 

Skanery produkcyjne są przystosowane do pracy non-stop – 24 godziny na dobę, z niebagatelnym obciążeniem przekraczającym 100 tys. kartek dziennie, dlatego muszą być maksymalnie wytrzymałe. Najwyższej jakości urządzenia tej klasy składane są ręcznie, co wpływa na koszty produkcji, ale i tak stosunek ceny do jakości jest w ich przypadku bardzo dobry.

 

Jak wybrać właściwy model?

Skaner dokumentowy jest ważnym elementem systemu obiegu dokumentów. W wyborze tego urządzenia nie należy się kierować wyłącznie parametrami technicznymi, które nie oddają w pełni jego możliwości. Duże znaczenie ma fachowa wiedza resellera i bliska współpraca z klientem. Aby wybór przyszłego użytkownika był świadomy, a zainstalowane urządzenie zaspokoiło jego oczekiwania, warto poprzedzić sprzedaż testami przeprowadzonymi w firmie klienta. Producent zapewnia, że dla każdego użytkownika można dobrać odpowiedni do jego potrzeb skaner Fujitsu.

Do skanowania produkcyjnego

Wszędzie tam, gdzie skanuje się tysiące dokumentów dziennie, konieczne są urządzenia niezawodne i o dużej prędkości działania, np. modele Fujitsu fi-6800 i fi-5950, skanujące 135 stron na minutę. Dostarczane wraz z tymi modelami oprogramowanie PaperStreamCapture dodatkowo przyspiesza pracę, ograniczając czynności przygotowawcze i automatyzując obróbkę zeskanowanych obrazów.

 
Do departamentów

Pozostałe modele z serii Fujitsu fi świetnie sprawdzą się w instytucjach, w których skanowanych jest od kilku do kilkunastu tysięcy kartek dziennie. Na szczególną uwagę zasługują modele z nowej serii 7 (fi-7160, fi-7260, fi-7180, fi-7280), wyposażone w zaawansowane rozwiązania charakterystyczne dla urządzeń do skanowania produkcyjnego, a jednocześnie cechujące się prostą i intuicyjną obsługą. Mają kompaktowe wymiary i dobry stosunek ceny do możliwości.

 

Dla małych i średnich przedsiębiorstw

Rodzina skanerów Fujitsu ScanSnap to urządzenia przeznaczone dla mniejszych biur i instytucji. Najbardziej wszechstronny z tej serii jest iX500. Skaner ten sprawdzi się w każdym biurze, gdyż służy zarówno do skanowania pojedynczych kartek, jak i do przetwarzania wsadowego (podajnik na papier mieści jednocześnie 50 arkuszy A4). Wbudowany moduł Wi-Fi umożliwia bezpośrednie skanowanie dokumentów do urządzeń mobilnych z systemami iOS oraz Android, a także do komputerów PC i Mac. Ciekawostką w tej linii urządzeń Fujitsu jest ScanSnap iX100. To miniaturowy skaner z wbudowanym Wi-Fi oraz baterią, z którego można bez użycia kabli korzystać dosłownie wszędzie.

 

Do specjalnych zadań

Nietypowym modelem Fujitsu z rodziny skanerów ScanSnap jest SV600. Jego umieszczona na statywie głowica skanująca umożliwia bezdotykowe skanowanie dokumentów. Takie rozwiązanie zapewnia bezpieczne skanowanie cennych i delikatnych dokumentów oraz wygodne kopiowanie czasopism, książek, zszytych dokumentów lub dokumentów na papierze o wysokiej gramaturze czy w dużym formacie.

Dodatkowe informacje:

Bartłomiej Cholewa,

Product Manager, Alstor,
b.cholewa@alstor.com.pl

Artykuł powstał we współpracy z firmami Fujitsu i Alstor.