Jest co najmniej kilka czynników, które powodują, że dokumenty drukowane długo jeszcze nie znikną z przedsiębiorstw i instytucji. Po pierwsze, paradoksalnie, przyczynia się do tego sam rozwój technik cyfrowych. Dzięki nim wzrasta łatwość tworzenia informacji, co prowadzi do zwiększenia liczby dokumentów, które potem trafiają do obiegu. Nawet jeśli tych drukowanych jest dużo mniej niż tych elektronicznych, ich liczba nie spada, a może nawet rośnie. Trudno o dokładne obliczenia, bo nikt nie prowadzi badań w tym zakresie, ale wskazują też na to inne przesłanki. Przykładowo, według raportu firmy Quocirca „Print 2025 Spotlight Report: Millennials Matter” najmłodsze pokolenia kadry menedżerskiej, wychowane już w dobie powszechnej informatyzacji i dostępu do internetu, o dziwo nie wyobrażają sobie biura przyszłości bez druku…

Na wycofanie druku z biur nie pozwolą w najbliższym czasie również obowiązujące przepisy, które w przypadku wielu różnych dokumentów wciąż jeszcze wymagają formy papierowej. Do tego dochodzą kwestie psychologiczne. Korzystanie z materiałów drukowanych jest często wygodniejsze, a także bardziej efektywne. Wyniki badań dowodzą, że w wielu przypadkach łatwiej zapamiętać i zrozumieć tekst przeczytany z kartki niż z ekranu komputera. Szczególnie, gdy zawiera bardziej zaawansowane treści niż np. dane do faktury. Nie stracą wagi również aspekty społeczno-kulturowe. Dlatego chociażby wiele umów nadal będzie podpisywanych w formie papierowej, bo zapewnia to większy prestiż i podkreśla znaczenie aktu zawarcia porozumienia.

W jednym obiegu

Zmieniają się natomiast – i z pewnością nadal będą się zmieniać – oczekiwania klientów dotyczące urządzeń drukujących. Użytkownicy biznesowi zwracają coraz większą uwagę na jakość wydruków. Wyraźnie widoczny jest trend odchodzenia od sprzętu zapewniającego tylko czarne-białe wydruki. Wzrost zainteresowania drukowaniem w kolorze spowodowany jest tym, że wiele firm, szczególnie z sektora MŚP, używa drukarek nie tylko do drukowania dokumentów biurowych, lecz także do samodzielnego tworzenia materiałów promocyjnych i marketingowych.

Coraz większą popularność zyskują urządzenia wielofunkcyjne. Klienci przestają się zadowalać drukarkami, chcą używać „kombajnów” służących nie tylko do drukowania, ale również do kopiowania, skanowania i archiwizacji dokumentów. Wynika to między innymi z coraz bardziej widocznej w firmach potrzeby korzystania z cyfrowego systemu zarządzania obiegiem dokumentów obejmującego zarówno materiały drukowane, jak też elektroniczne. Dzięki temu można o wiele łatwiej znaleźć dokument, który ma być wydrukowany i tym samym szybciej dotrzeć do niezbędnej informacji, bez względu na to, w jakich zasobach się znajduje.