Prognozy szybkiego zmniejszania się liczby papierowych dokumentów w przedsiębiorstwach na rzecz cyfrowych, a nawet wizje biur bez drukarek pojawiają się już od dawna. Jednak mimo postępującej digitalizacji procesów biznesowych nie widać wcale oznak realizacji owych wizji i zapotrzebowanie na drukowane dokumenty nie maleje. Przekaz cyfrowy i przekaz drukowany to bowiem dwa różne media, dwa różne kanały komunikacji. Funkcjonują i będą nadal funkcjonować równolegle, obok siebie. Każdy z nich sprawdza się lepiej we właściwych dla swej specyfiki sytuacjach i warunkach, stąd nieustające zapotrzebowanie na oba.

Potwierdzeniem tego stanu rzeczy jest obecna sytuacja na rynku urządzeń i systemów do drukowania. Nic nie wskazuje na to, że w przyszłości nastąpi zapowiadane odejście od dokumentów papierowych w firmach, wręcz przeciwnie. Z raportu firmy Quocirca „Print 2025 Spotlight Report: Millennials Matter” wynika, że osoby na decyzyjnych stanowiskach z pokolenia „millenialsów” są mniej sceptycznie nastawione do druku i dokumentów drukowanych niż badani z innych grup wiekowych. Pokolenie urodzone na przełomie lat 80. i 90. ubiegłego wieku wierzy, że papierowe dokumenty będą nadal odgrywać znaczącą rolę w biurach.

Optymalizacja pod nadzorem

Zmienia się, oczywiście, kontekst funkcjonowania papierowych dokumentów. Zostają włączone, razem z dokumentami cyfrowymi, w ujednolicony, cyfrowy system zarządzania obiegiem informacji w firmie. Trend upowszechniania się takich rozwiązań będzie miał decydujący wpływ na sytuację na rynku druku. Wraz z rosnącą, w ślad za upowszechnianiem się technik cyfrowych, łatwością tworzenia i udostępniania informacji zwiększa się potrzeba zarządzania dostępem do nich. Objęcie dokumentów drukowanych cyfrowym „nadzorem”, sprawia, że łatwiej i efektywniej można z nich korzystać. Właściciele wielu przedsiębiorstw zaczynają także rozumieć, że usystematyzowanie procesów zarządzania dokumentami to nie tylko usprawnienie działań biznesowych, ale także wymierne korzyści ekonomiczne.

W firmach zaczyna się doceniać znaczenie jednego, zintegrowanego systemu obiegu dokumentów. Świadczy o tym także rosnące zainteresowanie korzystaniem z wielofunkcyjnych kombajnów zamiast wyspecjalizowanych drukarek. Coraz większą popularnością cieszą się urządzenia wielofunkcyjne, które umożliwiają nie tylko drukowanie, kopiowanie i skanowanie, ale także zarządzanie prawami dostępu do wydruków i do przetwarzania określonych dokumentów oraz ułatwiają archiwizację. Potwierdzają to prognozy opracowane przez firmę Xerox, według których kluczowe znaczenie dla wyboru dostawcy urządzeń drukujących będzie miało to, czy oferuje cały pakiet usprawniający pracę firmy. Zdaniem tego producenta klientów z sektora biznesowego nie interesuje już tylko zakup urządzeń, lecz możliwość skorzystania z „inteligentnych asystentów biurowych”.

Z kolei z raportu „The Evolution of the Digital Workplace – Office Insights 2018” firmy Canon wynika, że 45 proc. przedsiębiorstw zamierza w najbliższych latach inwestować w rozwój systemów obiegu dokumentów. Duże i średnie firmy zazwyczaj stosują już takie rozwiązania. Jednak rosnąca ilość dokumentów do przetworzenia i przechowania (chociażby z uwagi na regulacje prawne) może zmotywować podmioty z tego sektora do inwestowania w rozwój bądź modernizację systemu obiegu dokumentów. Z punktu widzenia resellerów czy integratorów szczególnie interesująca jest grupa małych i średnich firm, które jeszcze takich systemów nie wdrożyły. Tym bardziej że optymalizacja procesów druku nie jest możliwa bez dokładnej informacji o używanych przez przedsiębiorstwo dokumentach i uzasadnionych biznesowo sposobach ich wykorzystywania. Integratorzy mogą pomóc klientom z sektora MŚP w zebraniu potrzebnych danych i ich analizie oraz podpowiedzieć, jak skutecznie zarządzać np. udostępnianiem dokumentów, czyli m.in. ich drukowaniem lub skanowaniem.