Druk w MŚP – zarobisz na usługach

Prawie jedna trzecia respondentów badania – przeprowadzonego przez Canona – stwierdziła, że bez dostępu do drukarki nie mogłaby wykonywać swojej pracy. Przedstawiciele aż 57 proc. ankietowanych firm odpowiedzieli, że w ich przedsiębiorstwach obecnie drukuje się więcej niż trzy lata temu. Z kolei 27 proc. zanotowało w tym czasie zwiększenie kosztów związanych z eksploatacją urządzeń drukujących, kopiujących i skanujących. Jednocześnie połowa badanych jest przekonana, że firmowe wydatki na druk w nadchodzących trzech latach nadal będą rosły lub przynajmniej pozostaną na niezmienionym poziomie. Powodów jest kilka: papierowe dokumenty są traktowane jako backup wersji elektronicznych, przepisy wymagają tworzenia papierowych kopii, a poza tym dokument papierowy jest nadal preferowany podczas spotkań i w pracy grupowej.

Badanie wykazało jednocześnie zdecydowany wzrost znaczenia cyfrowych dokumentów, co jest pochodną m.in. rosnącej popularności urządzeń wielofunkcyjnych. We wspomnianym okresie zwiększyła się liczba skanowanych dokumentów – tak odpowiedziało 59 proc. ankietowanych. Jednocześnie 53 proc. wskazało, że wszystkie dokumenty w ich firmach są przetwarzane do postaci cyfrowej. W 21 proc. uczestniczących w badaniu przedsiębiorstw skanowanie jest kluczowym elementem działalności, a w przypadku kolejnych 39 proc. to bardzo ważna czynność.

Skanowanie przynosi firmom wiele korzyści, z których najważniejsze jest ograniczenie przestrzeni zajmowanej przez archiwa, ale także zmniejszenie kosztów papieru i materiałów eksploatacyjnych. Z drugiej strony firmom brakuje wiedzy, jak można wykorzystać nowoczesne technologie do usprawnienia obiegu dokumentów i przetwarzania informacji. Są to obszary, w których reseller może stać się doradcą, jednocześnie stwarzając sobie możliwości sprzedażowe.

Usługi zarządzane

O ile sprzedaż drukarek i materiałów eksploatacyjnych to biznes charakteryzujący się niskimi marżami, o tyle wprowadzenie do oferty usług znacznie zwiększa dochody resellerów. Dzięki temu bowiem posiadają w ofercie nie tylko sprzęt, ale i kompleksowe usługi zarządzania drukiem (Managed Print Services), w zakresie których naprawią urządzenie, uzupełnią materiały eksploatacyjne  i dokonają audytu środowiska druku. W ten sposób dostosowują ofertę do potrzeb klienta i umożliwiają mu ograniczenie kosztów. To obecnie jedna z kluczowych form generowania zysku przez firmy IT na rynku druku.

Specjaliści oceniają, że korzystanie z usług MPS może przynieść firmie nawet 60 proc. oszczędności wynikających ze zmniejszenia kosztów druku i ograniczenia liczby pracujących w przdsiębiorstwie urządzeń. Korzystanie z usługi zarządzania drukiem nie wymaga także ponoszenia jednorazowych dużych wydatków na sprzęt. Zaawansowane rozwiązania MPS umożliwiają poza tym dokładne rozliczanie bieżących kosztów drukowania, kontrolę urządzeń, również pod kątem eksploatacji, zdalne administrowanie drukiem oraz dbanie o jego bezpieczeństwo. Jednocześnie rozwiązania te są coraz bardziej intuicyjne i nie wymagają angażowania pracowników z działu IT.

W przypadku MPS popularny jest model rozliczeń pay per click. W jego ramach klienci leasingują sprzęt i kupują tylko materiały eksploatacyjne, płacąc jedynie za to, co rzeczywiście wydrukują w danym okresie. Natomiast resellerzy podpisują z nimi umowę dotyczącą dostawy materiałów eksploatacyjnych, które mogą być dostarczane bezpośrednio z magazynu dystrybutora lub producenta po przekazaniu informacji, że w urządzeniu zużywa się bęben lub kończy toner. Taka forma współpracy pozwala klientom zoptymalizować koszty i oszczędzić czas przeznaczony na obsługę drukarek, a partnerowi uzyskać wyższe marże i ciągłość przychodów.

 

Skanery z oprogramowaniem

Atrakcyjnym uzupełnieniem oferty drukarkowej są skanery. Sprzedaż tych urządzeń oraz oprogramowania do automatycznej obróbki dokumentów i usług serwisowych szybko rośnie. Przyczyn jest kilka. Przede wszystkim część podmiotów, np. placówki ochrony zdrowia, została objęta obowiązkiem korzystania z dokumentów w formie cyfrowej. Innymi czynnikami napędzającymi sprzedaż są: dążenie do automatyzacji oraz wzrost popularności chmur obliczeniowych i mobilność.

Do niedawna skanery zaliczano do peryferiów komputerowych. Obecnie są ważnym ogniwem w procesie archiwizacji i obiegu dokumentów. Dlatego producenci wyposażają je w funkcje współpracy z systemami zarządzania obiegiem dokumentów. Rynek skanerów nie oparł się wpływom wszechobecnych urządzeń mobilnych. Pracownicy oczekują możliwości i narzędzi do pracy w terenie podobnych do tych, z jakich mogą korzystać w biurze. Efektem jest integracja skanerów z usługami chmurowymi, np. Evernote czy Dropbox, które zapewniają szybki dostęp do zeskanowanych dokumentów.

Istotne, żeby oferować nie tylko skanery, ponieważ w przetargach częstym wymogiem jest dostarczenie dodatkowego oprogramowania, np. do zarządzania dokumentami (Document Management System). Dlatego warto rozszerzyć portfolio o takie oprogramowanie i oferować kompleksowe rozwiązania. Obecnie odchodzi się od produktów skoncentrowanych na jednej podstawowej funkcji na rzecz takich, które pozwalają zrealizować pełne spektrum zadań związanych z obsługą dokumentów. W ten sposób reseller może zarobić nie tylko na dostawie urządzeń, ale również na usługach wdrożeniowych związanych z instalacją, szkoleniami i opieką posprzedażową.

Według badania przeprowadzonego przez Canona 49 proc. ankietowanych przedsiębiorstw nie wdrożyło jeszcze usług MPS, ale 28 proc. rozważa taki ruch. Jednak świadomość płynących z tego korzyści jest wśród klientów wciąż niska. Dlatego resellerzy powinni edukować rynek prezentując klientom końcowym zalety nowoczesnych systemów druku. W przypadku polskich MŚP bardzo ważny jest aspekt finansowy, należy więc przede wszystkim pokazywać, w jaki sposób rozwiązania do zarządzania drukiem prowadzą do redukcji kosztów.

Na czym drukują MŚP, czyli laser ciągle górą

Małym i średnim przedsiębiorstwom zależy na tym, żeby stosunek kosztów poniesionych na druk do liczby sporządzonych dokumentów był jak najbardziej korzystny. Dlatego wybierają przede wszystkim urządzenia laserowe (modele monochromatyczne przeważają nad kolorowymi), które wprawdzie są droższe od atramentowych, ale cechują się wysoką szybkością druku i niższymi kosztami eksploatacji. Ważne są wszelkie funkcje, które sprawiają, że urządzenia drukujące są bardziej ekologiczne. Taki trend się nasila, przy czym warto uściślić, że do zarządów firm bardziej przemawiają nie tyle ekologiczne, co ekonomiczne korzyści, wynikające np. z automatycznego wchodzenia urządzeń w stan uśpienia, drukowania w trybie dupleks lub możliwości „upchnięcia” kilku stron dokumentu na jednej kartce papieru.

Z roku na rok zwiększa się rynkowy udział laserowych urządzeń wielofunkcyjnych, które wchodzą w miejsce drukarek jednofunkcyjnych. Modele wielofunkcyjne stanowią już ponad połowę sprzedanych urządzeń laserowych formatu A4. Z danych udostępnionych przez Infosource wynika, że w zeszłym roku w Polsce sprzedano ponad 173 tys. laserowych drukarek monochromatycznych, 156 tys. laserowych monochromatycznych MFP, 21 tys. laserowych drukarek kolorowych oraz 44 tys. laserowych kolorowych MFP. Potwierdza to rosnącą popularność laserówek. Chociaż największym popytem cieszą się laserowe urządzenia wielofunkcyjne, producenci drukarek atramentowych nie rezygnują z walki o klienta. Liczba innowacji podnoszących jakość i szybkość drukowania z wykorzystaniem tuszu niewiele już ustępuje tym dotyczącym druku laserowego. Dla klientów biznesowych ma to kluczowe znaczenie i jest podstawowym kryterium wyboru urządzeń drukujących, w tym atramentowych.

 

Kamil Majchrzak

Product Manager, Xerox

Pokutuje przekonanie, że leasing drukarek i MFP opłaca się jedynie największym przedsiębiorstwom. Tymczasem ze względu na coraz korzystniejsze oferty leasing jest opłacalny nawet dla niewielkich firm. Zawarcie umowy leasingowej jest o wiele łatwiejsze niż uzyskanie kredytu na zakup sprzętu, a często również mniej skomplikowane i zwyczajnie tańsze.

Wraz z rosnącym naciskiem na podnoszenie wydajności i jakości drukowania wyraźnie widać dynamiczny rozwój oprogramowania rozszerzającego możliwości drukarek. Urządzenia drukujące wyposażone w specjalistyczne aplikacje są coraz lepiej zintegrowane ze sprzętem biurowym. Dobry przykład stanowią rozwiązania uwierzytelniające dostęp do urządzenia, coraz częściej wykorzystywane także przez MŚP. 

Warto dodać, że w badaniu przeprowadzonym przez Canona aż 79 proc. pytanych odpowiedziało, że widzi duże korzyści z automatyzacji procesów obróbki dokumentów. Automatyczna konwersja formatów dokumentów, skanowanie, rozpoznawanie tekstu (OCR) i przesyłanie dokumentów do chmury to bardzo przydatne rozwiązania, które można zaoferować klientom przy okazji sprzedaży drukarek.

Druk mobilny

To kolejny trend, na który reseller po prostu musi zwrócić uwagę. Przedsiębiorstwa coraz chętniej akceptują model BYOD, zachęcając pracowników do korzystania z własnych urządzeń przenośnych. Muszą być jednak zintegrowane z firmowymi sieciami i umożliwiać druk. Obecnie jest to drugie najczęściej wymieniane kryterium przy wyborze urządzeń drukujących. Producenci uważają, że warto przekonywać klientów do mobilnego drukowania ze smartfonów lub tabletów, ponieważ zwiększa to zapotrzebowanie na materiały eksploatacyjne.

Druk mobilny wiąże się z możliwością drukowania bezpośrednio z chmury. Choć ta usługa nie jest nowością na rynku, ostatnio dynamicznie się rozwija. Liczba potencjalnych zastosowań oraz zalet druku z chmury jest ogromna – od optymalizacji procesów drukowania przez intuicyjność i łatwość obsługi, aż po oszczędność czasu oraz pieniędzy.

 

Piotr Baca

Country Manager, Brother

Obecne rozwiązania do zarządzania dokumentami to produkty skalowalne, na których resellerzy mogą osiągać nawet kilkudziesięcioprocentowe marże. Oferowanie takiego rozwiązania wiąże się z nawiązaniem długofalowej współpracy między dostawcą a klientem i szansę na dodatkowe przychody.