Optymalizacja procesów biznesowych to temat opisany w wielu opracowaniach. Nadal jednak w dużej liczbie przedsiębiorstw, szczególnie mniejszych, proces ten uważany jest za zbędny lub trudny do przeprowadzenia. Kiedy pracownik bez problemu uzyskuje szybki dostęp do niezbędnych informacji w firmie, łatwiej skupia się na podstawowych zadaniach. Niestety osoby zarządzające zbyt często nie łączą tych dwóch kwestii. W badaniach przeprowadzonych przez IDC aż czterech na pięciu ankietowanych pracowników twierdziło, że ma wątpliwości, czy w określonym czasie będzie w stanie znaleźć potrzebne dane. Aż połowie z nich zdarzyło się też szukać jednej informacji nawet przez kilka godzin.

Konica Minolta oferuje cały pakiet usług, dzięki którym firmy mogą zoptymalizować swoje działanie w tym zakresie. Główną korzyścią dla nich jest większy komfort prowadzenia biznesu, ze względu na brak rozpraszających uwagę problemów technicznych i szybkie wyszukiwanie potrzebnych plików lub wiadomości email. W efekcie firma uzyskuje oszczędności finansowe wynikające zarówno z lepszego wykorzystania czasu przez pracowników, jak i możliwości uzyskania przewagi konkurencyjnej, co prowadzi z kolei do większego zadowolenia klientów.

 

Optymalizacja usług druku

W ramach pakietu usług Optimized Print Services Konica Minolta zapewnia optymalizację procesu drukowania i obiegu dokumentów w firmie. Ich użytkownicy mogą skorzystać ze specjalistycznego wsparcia na każdym etapie wdrażania projektu. Ułatwia to wprowadzenie zmian w przedsiębiorstwie, zapewnia nie tylko zbudowanie w firmie optymalnej infrastruktury urządzeń drukujących, ale także jej maksymalnie wydajną obsługę. Dzięki temu możliwa jest redukcja całkowitych kosztów użytkowania floty drukującej.

Pakiet usług OPS oferowany przez Konica Minolta obejmuje: zapewnienie sprzętu, doradztwo, wdrożenie oraz kompleksową obsługę systemów służących obiegu dokumentów i ich drukowania. Bazując na uzyskanych od klientów danych, przedstawiciele Konica Minolta opracowują strategię udoskonalenia przepływu informacji w firmie i wprowadzają ją w życie.

 
Konsultacje dotyczące zarządzania treścią

Pracownicy wielu firm narzekają na brak kontroli nad poszczególnymi wersjami dokumentów i możliwości sprawdzenia, które osoby są za nie odpowiedzialne. Poza tym w przedsiębiorstwach ginie wiele dokumentów papierowych, które zalegają w biurkach, nieopisanych teczkach, co często – w wyniku braku nadzoru – przekłada się na przekroczenie terminów realizacji różnych projektów i negatywnie wpływa na bezpieczeństwo informacji. Częstą przyczyną takiego stanu rzeczy są błędy w sposobie opisywania dokumentów oraz zbyt duża pracochłonność związana z ich wyjaśnianiem.

W celu usprawnienia firmowych procesów biznesowych Konica Minolta stworzyła usługę Enterprise Content Management Consulting, która obejmuje doradztwo w zakresie optymalizacji procesów przebiegających w przedsiębiorstwie, związanych z przetwarzaniem informacji.

 

Etapy świadczenia usługi ECM Consulting

Pierwszy etap świadczenia usługi Enterprise Content Management Consulting to spotkanie wstępne, na którym klientowi prezentowane są ogólne cele, założenia usługi i sposób jej świadczenia. Wówczas zbierane są również podstawowe informacje o charakterze firmy oraz użytkowanej w niej infrastrukturze biurowej. Dzięki temu już na wstępie usługodawca może określić najbardziej newralgiczne procesy, którymi należy zająć się w pierwszej kolejności.

ECM – 5 sposobów na redukcję firmowych wydatków

1. Oszczędność czasu – każdy uprawniony pracownik ma dostęp do własnych i współużytkowanych dokumentów w dowolnym momencie. Jest to możliwe, dzięki uporządkowaniu wszystkich przechowywanych informacji oraz rozbudowanej wyszukiwarce. W rezultacie czas dostarczenia odpowiednich informacji klientowi jest krótszy, co podnosi poziom jego obsługi.

2. Mniejsze zużycie papieru – w poprawnie zaprojektowanym systemie zarządzania firmową dokumentacją istnieje możliwość cyfrowej akceptacji dokumentów, bez obowiązku składania podpisów, przystawiania pieczątek, itd. Natomiast dokumenty, które trafiły do firmy w postaci papierowej, mogą być łatwo zeskanowane i dystrybuowane dalej już w postaci elektronicznej (nie trzeba wykonywać ich papierowej kopii).

3. Oszczędność miejsca – przechowywanie dokumentów na nośnikach elektronicznych wymaga zdecydowanie mniej miejsca niż ich archiwizowanie w postaci papierowej. Większości firmowej dokumentacji (włącznie z tak ważnymi dokumentami jak faktury) nie trzeba przechowywać już w klasycznych archiwach.

4. Porządek w dokumentach – nadanie właściwych atrybutów (metadane) cyfrowym dokumentom jest zdecydowanie prostsze niż w przypadku ich papierowych odpowiedników. Przechowywanie w centralnym repozytorium ułatwia wyszukiwaniei eliminuje duplikaty.

5. Oszczędność pieniędzy – czas, papier i przestrzeń mają swoją wartość. Dzięki systemom ECM przedsiębiorstwo może oszczędzić znaczne kwoty, a zwrot wydatków następuje wyjątkowo szybko.

 

 

Następnie są wyodrębniane i definiowane procesy obiegu dokumentów, które zostaną poddane optymalizacji, a także zakres dalszych działań w tym obszarze. Aby stworzenie modelu procesu odbyło się bezbłędnie, przeprowadzane są rozmowy z osobami bezpośrednio zaangażowanymi w dany proces, a gromadzone dane szczegółowo analizowane. Efektem tych działań jest stworzenie dokumentu podsumowującego przebieg danego procesu w przedsiębiorstwie.

Kolejny etap stanowi przygotowanie projektu optymalizacji, podczas którego przedstawiciele Konica Minolta pozostają w stałym kontakcie z kluczowymi departamentami oraz wskazanymi pracownikami firmy, w której wdrażana jest usługa. Na podstawie zebranych informacji oraz analizy sytuacji wyjściowej opracowywane są rozwiązania, które zapewniają optymalizację wybranego procesu obiegu dokumentów. Ostatni etap to prezentacja wyników prac, w której podsumowywane są aktualne zasady obiegu dokumentów w firmie oraz omawiane sugerowane zmiany.

 

Korzyści z optymalizacji

Optymalizacja procesu zarządzania treścią w firmie przynosi wiele korzyści. Przede wszystkim obieg dokumentów jest szybszy i sprawniejszy. Obniżone zostają koszty zarządzania przedsiębiorstwem i zredukowane straty wynikające z niewłaściwej obsługi dokumentów. Koordynacja ich przepływu może też przynieść lepszą kontrolę kosztów związanych z prowadzonymi przez firmę zakupami i inwestycjami.

Przedsiębiorstwo, które skorzysta z usługi ECM Consulting, może liczyć na wyeliminowanie działań nic niewnoszących do procesu obiegu dokumentów, takich jak przekazywanie ich z rąk do rąk, czy przechowywanie na biurkach, co eliminuje możliwość zagubienia ważnych pism. Dzięki wbudowanym raportom i statystykom możliwa staje się analiza obiegu firmowych dokumentów. Cały projekt ma też ogromny wpływ na zwiększenie bezpieczeństwa i poufności przekazywanych danych, dzięki ewidencji i kontroli ważnych informacji. A skuteczniejsze przetwarzanie dokumentów skraca czas obsługi klientów, co z kolei przekłada się na zwiększenie konkurencyjności przedsiębiorstwa.

Dodatkowe informacje:

Marta Kudła, ECM & DMS Product Manager, Konica Minolta,

marta.kudla@konicaminolta.pl

Artykuł powstał we współpracy z firmą Konica Minolta.