Przeprowadzone na zlecenie firmy Brother badania dowodzą, że firmy wydają na drukowanie więcej niż pierwotnie zakładano w ich budżetach. Tymczasem przedsiębiorstwa działające w warunkach coraz większej konkurencji szukają skutecznych sposobów na kontrolę wydatków. Kwestie związane z drukiem to dziedzina, w której o wprowadzenie programu oszczędnościowego jest wyjątkowo łatwo. Wystarczy skorzystać z oferowanych już od lat na rynku usług zarządzania drukiem (Managed Print Services). Zapewniają one całkowitą przejrzystość kosztową procesu drukowania, a jednocześnie gwarantują korzystanie z  najnowszych urządzeń. Zmniejszają też zakres obowiązków administratorów IT, którzy przestają być odpowiedzialni za wsparcie użytkowników i konserwację sprzętu drukującego, dzięki czemu mają więcej czasu na inne ważne zadania, np. związane z dbaniem o bezpieczeństwo firmowych zasobów.

W ramach oferowanej przez firmę Brother i jej partnerów usługi MPS klienci rozliczają się za eksploatację i serwis urządzeń wyłącznie na podstawie liczby wykonanych wydruków w formule „pay-per-click”. Jest to jedyny koszt, jaki ponoszą. Usługa może być wyceniana na podstawie liczby wykonanych wydruków lub można ustalić limit, po przekroczeniu którego naliczane są dodatkowe opłaty. Prosty w obsłudze portal internetowy zapewnia aktualizowane na bieżąco informacje o zużyciu materiałów eksploatacyjnych, przeglądanie zamówień oraz kontrolowanie kosztów.

Dopasowane rozwiązanie

Elementem każdej umowy na usługi zarządzania drukiem jest gwarancja pomocy ze strony doradców ds. sprzedaży. Partner producenta, na bazie analizy potrzeb klienta, może przeprowadzić następujące działania mające na celu stworzenie w jego firmie zoptymalizowanego środowiska druku:

1. ocena — rozpoznanie preferencji klienta dotyczących druku;
2. optymalizacja — analiza aktualnych wymagań w zakresie druku i rekomendacja urządzeń niezbędnych do zwiększenia wydajności;
3. wdrożenie — dostarczenie i instalacja nowych urządzeń;
4. monitorowanie i kontrola — założenie konta na portalu internetowym, zawierającym informacje na temat stopnia zużycia materiałów eksploatacyjnych, liczby wydrukowanych stron i kosztów.

 

Stworzenie środowiska druku bazującego na usługach może być poprzedzone szczegółową analizą, która uwzględnia nie tylko aspekty procesu drukowania. Pod uwagę brany jest także np. plan budynku oraz trasa pokonywana przez pracowników w celu dotarcia do urządzenia drukującego. Na podstawie tych informacji tworzony jest zoptymalizowany plan rozmieszczenia wielofunkcyjnych urządzeń: większych w miejscach, gdzie wykonuje się dużą liczbę wydruków, i mniejszych, zaspokajających niewielkie, związane z codzienną pracą potrzeby.

Usługi zarządzania drukiem w Polsce świadczone są przez partnerów firmy Brother. Odpowiadają oni za stworzenie oferty, negocjacje z klientem, instalację sprzętu i jego serwis. Narzędziem do wspierania partnerów i klientów końcowych jest specjalny portal, w którym klient podpisuje umowę bezpośrednio z producentem (jest on następnie odpowiedzialny za dostawy materiałów eksploatacyjnych do siedziby użytkownika). Partner natomiast co miesiąc otrzymuje od firmy Brother stosowną prowizję.

 

Paweł Lechicki
MPS Coordinator, Brother

Bardzo ważna jest edukacja rynku w zakresie korzyści wynikających z korzystania z usług zarządzania drukiem, które stanowią naturalny kierunek rozwoju tego segmentu. Jeszcze do niedawna zainteresowane nimi były głównie duże firmy, ponieważ sens ich zastosowania polegał na osiągnięciu efektu skali. Sytuacja jednak uległa zmianie i obecnie z usług MPS mogą korzystać nawet kilkuosobowe firmy. Główną ich zaletą jest nie tylko zapewnienie panowania nad kosztami wydruków, ale także uniknięcie konieczności serwisowania sprzętu, co administratorzy w firmach wskazują jako jeden z najmniej lubianych obowiązków. Z posiadanych przez nas danych wynika, że ponad 90 proc. umów na zarządzanie  drukiem jest powtórnie podpisywanych po wygaśnięciu, co dowodzi jak ważne jest dbanie o klienta w okresie obowiązywania umowy.

Dodatkowe informacje:
biuro@brother.pl