Urządzenia drukujące powinny stanowić integralny element systemu obiegu informacji, jaki nieustannie odbywa się w każdej firmie. Co więcej, traktowanie drukarki jako produktu osobnego, niepowiązanego z całą resztą infrastruktury, obecnie nie ma racji bytu także w małej, jednoosobowej firmie. Dlatego edukacja, o której tak dużo dzisiaj się mówi wśród dostawców rozwiązań do zarządzania obiegiem dokumentów, musi się zaczynać od podstawowej, chociaż często nieuświadamianej prawdy, że informacje zawarte w dokumentach są kluczowe dla prowadzonej działalności. Z niej wynikają dalsze konsekwencje biznesowe zarówno dla odbiorców, jak i dostawców rozwiązań do druku. Chociażby ta, że jako integralny składnik systemu obiegu informacji druk stał się dużo ważniejszym elementem infrastruktury współczesnych przedsiębiorstw niż kiedykolwiek przedtem.

Trudno się spodziewać, aby w najbliższym czasie sytuacja diametralnie się zmieniła. Z badania „Global Print 2025 Market Study”, przeprowadzonego przez agencję Quocirca, wynika, że 78 proc. przedsiębiorców uznaje obecnie druk za ważny element codziennej działalności. Niemal 65 proc. respondentów ocenia natomiast, że taki stan rzeczy utrzyma się co najmniej do 2025 r. Bliższe prawdzie jest zatem mówienie o biurze „papierooszczędnym” niż o biurze bez papieru. Zdaniem uczestników badania zapotrzebowanie na druk będzie stopniowo maleć w wyniku postępującej digitalizacji dokumentów oraz upowszechniania się narzędzi do współpracy i integracji systemów biznesowych z sieciami komórkowymi. W rezultacie w coraz większym zakresie możliwe będzie korzystanie z plików na urządzeniach mobilnych.

 

System obiegu dokumentów, zawierający istotne z biznesowego punktu widzenia informacje lub takie, których ochrona wynika z wymogów prawa, jest także integralnym składnikiem systemu bezpieczeństwa w przedsiębiorstwach. To niezwykle ważne, gdyż środowisko druku staje się coraz powszechniej wykorzystywaną drogą ataków. Raport Quocirca dowodzi, że w ubiegłym roku prawie 60 proc. firm doświadczyło wycieku danych w trakcie procesu drukowania, co skutkowało wymiernymi stratami finansowymi, chociażby w rezultacie spadku wydajności pracy lub przestojów.
Z wyzwań związanych z cyberochroną zdają sobie sprawę zarówno użytkownicy, jak i dostawcy narzędzi do drukowania. Dla przykładu, co trzeci uczestnik tegorocznego badania Konica Minolta za największy problem małych i średnich firm uznał bezpieczeństwo danych. Z kolei w badaniu agencji Quocirca aż 84 proc. przedsiębiorców uznało cyberochronę za priorytet prowadzonych działań. Na kolejnych miejscach znalazło się inwestowanie w technologie chmurowe i komórkowe. Zbieżne z tymi badaniami są działania producentów.

Coraz większego znaczenia dla funkcjonalności urządzeń nabiera cyberochrona i integracja. Nowoczesne MFP muszą zapewniać bezpieczną współpracę z popularnymi usługami chmurowymi i urządzeniami mobilnymi. Coraz ważniejsza jest również możliwość szybkiego wzbogacenia zakresu funkcji sprzętu drukującego, w tym przez instalację nowych aplikacji – mówi Wojciech Jankowski, Office Printing Presales/Technical Consultant w Ricohu.

Dla integratorów i resellerów taka sytuacja to okazja do świadczenia dodatkowych usług dla klientów. Mogą polegać na ochronie dokumentów i zawartych w nich danych, integracji systemów obiegu dokumentów z innymi systemami w firmie, np. oprogramowaniem finansowo-księgowym, kadrowym czy CRM, albo na klasyfikacji i katalogowaniu oraz przechowywaniu archiwalnej dokumentacji.

 

Wojciech Jankowski

Office Printing Presales/Technical Consultant, Ricoh

Elektroniczny system obiegu dokumentów nie będzie poprawnie funkcjonował bez nowoczesnego środowiska druku i sprawnej integracji z innymi programami działającymi w firmie, jak chociażby CRM. Oprócz prowadzonej na bieżąco digitalizacji nowych dokumentów należy mieć również na uwadze konieczność cyfryzacji tych starszych, które do tej pory istniały tylko w formie papierowej. Bardzo ważną rolę w tym procesie odgrywają właśnie urządzenia drukujące, które służą także do cyfryzacji i archiwizacji najważniejszych dokumentów oraz danych firmowych. Warto podkreślić, że często wdrożenie platformy do elektronicznego obiegu dokumentów realizowane jest w tym samym czasie co instalacja nowych urządzeń drukujących, a wszystko odbywa się w ramach jednej umowy. Z perspektywy klienta dużym ułatwieniem jest również elastyczne finansowanie takiej inwestycji, przykładowo w formie opłaty miesięcznej za korzystanie z systemu.

 

Najważniejsze sprawne zarządzanie

Podejście systemowe do zagadnień związanych z drukowaniem powoduje, że poszerza się pole współpracy dostawców rozwiązań zarządzania obiegiem dokumentów z ich użytkownikami. Efektywny system elektronicznego obiegu dokumentów musi zawierać sprzęt, który zapewnia zapisanie każdego papierowego dokumentu w postaci cyfrowej. Zazwyczaj jest to skaner lub urządzenie wielofunkcyjne. Aby sprawnie zarządzać elektronicznymi plikami (np. nadawać uprawnienia pracownikom, archiwizować dokumenty) oraz ich obiegiem, trzeba dysponować odpowiednim systemem DMS (Document Management System). Nie zawsze jednak można korzystać z dokumentów w postaci cyfrowej. Dlatego w firmie potrzebne są także drukarki, tym bardziej że zdarza się, iż wydruk jest po prostu niezbędny, co może dotyczyć chociażby wydruku kodów kreskowych w przedsiębiorstwie logistycznym lub pism procesowych składanych przez kancelarie prawne w sądzie. Do tego dochodzi konieczność posiadania infrastruktury, która zapewni korzystanie z wybranych rozwiązań.

Przedsiębiorcy nie mogą zapominać o tym, że cyfrowe dokumenty muszą być gdzieś przechowywane. W tym celu można zaoferować firmom zakup lub wynajem serwera czy macierzy – podkreśla Błażej Kowalkiewicz, Marketing Manager w Alstor SDS.

Oczywiście urządzenia drukujące i skanujące muszą być przede wszystkim dobrane do potrzeb użytkowników. Kilka, kilkanaście dokumentów dziennie można zeskanować za pomocą urządzenia wielofunkcyjnego, ale już do zeskanowania kilkudziesięciu kartek lub nietypowych dokumentów optymalnym narzędziem będzie skaner dokumentowy. Dodatkowym, wartym uwagi usprawnieniem, może okazać się zastosowanie indeksowania lub oznaczeń w postaci kodów kreskowych.

Wybierając urządzenia dla konkretnego klienta, należy wziąć również pod uwagę opłacalność biznesową poszczególnych systemów przetwarzania dokumentów. W wielu firmach, które stawiają na obieg elektroniczny, widoczna jest tendencja do zastępowania mniejszych drukarek, umieszczonych w różnych punktach biura, jednym większym urządzeniem. Często jest ono instalowane w recepcji, gdyż tam skupiają się działania związane z przychodzącą i wychodzącą z firmy dokumentacją.

Zdaniem integratora

Michał Galas, prezes zarządu, e-MSI

Obserwujemy rosnące zainteresowanie wdrożeniami systemów elektronicznego obiegu dokumentów. Coraz więcej firm chce używać jak najmniejszej ilości papieru. Proces cyfryzacji odbywa się w trzech podstawowych obszarach. Dokumenty papierowe wpływające do kancelarii są od razu skanowane i w wersji elektronicznej trafią do dalszego obiegu w przedsiębiorstwie, uruchamiając zazwyczaj jakiś związany z nimi proces, na przykład obsługi faktury. Dokumenty wychodzące krążą po firmie tylko w wersji elektronicznej do momentu uzyskania wszystkich potrzebnych akceptacji. Dopiero wtedy są drukowane i wysyłane do odbiorcy zewnętrznego. Jest też grupa dokumentów, w tym różnego rodzaju wewnętrzne wnioski i formularze, które w ogóle nie muszą istnieć w formie papierowej i coraz częściej mają już tylko wersję cyfrową.

 

Z drugiej strony warto zadbać o to, aby systemy drukowania i zarządzania obiegiem dokumentów były ściśle powiązane z procesami biznesowymi danej firmy. Najlepiej, żeby oferta integratora czy resellera obejmowała optymalizację tych procesów, łącznie z automatyzacją, ale tylko w uzasadnionych przypadkach. Usprawnienie nawet jednego, dobrze wybranego i odpowiednio zorganizowanego procesu może przynieść poprawę funkcjonowania całego przedsiębiorstwa. Dla integratorów to dodatkowy argument w negocjacjach z potencjalnymi klientami.
Otwarte pozostaje wciąż pytanie o przewagę usługowego modelu obsługi środowiska druku i obiegu dokumentów nad modelem sprzedażowym. Przedstawiciele firm związanych z branżą druku twierdzą, że coraz liczniejsi użytkownicy zdają sobie sprawę z korzyści wynikających ze stosowania modelu usługowego. Zwracają jednak uwagę, że trudno się spodziewać, aby w przewidywalnej przyszłości zdominował cały rynek. Ze względu na specyfikę działalności prowadzonej przez różne przedsiębiorstwa należy się liczyć z utrzymaniem zapotrzebowania na sprzęt i oprogramowanie.

Przykładowo instytucje z sektora bankowego kupują zarówno urządzenia, jak i licencje na oprogramowanie. Częstym przypadkiem w bankowości jest opracowanie własnego systemu obiegu dokumentów, który będzie kompatybilny z wykorzystywanymi systemami bankowymi. Rzadko ma miejsce outsourcing systemu obiegu dokumentów. Nieraz spotykamy się też z sytuacją, że przedsiębiorcy zlecają na zewnątrz jedynie cyfryzację archiwów i dostarczenie ich na nośnikach pamięci – tłumaczy Błażej Kowalkiewicz.

Piotr Żyliński
Product Manager, Alstor SDS

Firmy wykorzystują skanery dokumentowe głównie w dwóch procesach. Pierwszym jest digitalizacja archiwalnych
dokumentów papierowych. Wówczas głównym zadaniem operatorów skanerów jest obróbka ogromnej liczby zadrukowanych kartek. Są to duże jednorazowe zadania, często zlecane specjalistycznym firmom świadczącym tego typu usługi. Drugi proces związany z wykorzystaniem skanerów to obsługa bieżącej działalności firmy, przez co rozumiemy zapis w cyfrowej postaci aktualnych dokumentów przedsiębiorstwa, takich jak umowy i faktury. To proces ciągły, więc użytkownicy przeważnie kupują służące do niego skanery.

 

Sytuacja na rynku cały czas się zmienia

Niektórzy integratorzy zwracają uwagę, że w ostatnim czasie można zaobserwować znaczący wzrost zainteresowania metodą rozliczania się za korzystanie z systemu elektronicznego obiegu dokumentów w formie miesięcznych opłat. Zdaniem Michała Galasa z zarządu e-MSI, decydujące w kwestii wyboru rozwiązania do druku i digitalizacji dokumentów są analizy ekonomiczne prowadzone przez przedsiębiorców. To samo dotyczy decyzji, czy system obsługiwać we własnym środowisku informatycznym, czy skorzystać z usługi w chmurze.

Analiz dotyczących opłacalności poszczególnych rozwiązań muszą też dokonywać firmy oferujące usługi z zakresu zarządzania drukiem i obsługi elektronicznego obiegu dokumentów. Eksperci podkreślają, że to warunek sprawnego świadczenia usług MPS. Badanie istniejącego środowiska druku, w połączeniu z dokładnym poznaniem potrzeb klienta, pozwala zaproponować optymalne w danej sytuacji rozwiązanie. Ogólnikowa informacja o korzyściach nie wystarczy. Potencjalnego odbiorcę trzeba przekonać konkretnymi argumentami. A takich nie uda się znaleźć bez rzetelnie przeprowadzonej analizy nie tylko potrzeb klienta, lecz także stosowanych przez niego urządzeń i programów, zachowania poszczególnych użytkowników, rodzaju wykorzystywanych w codziennej działalności dokumentów i realizowanych procesów.

Wśród najważniejszych korzyści ze stosowania elektronicznego obiegu dokumentów znajduje się nie tylko zmniejszenie wydatków, ale także rzadsze przypadki zagubienia dokumentów. A przecież odtwarzanie zaginionych „papierów” wiąże się z wymiernymi stratami finansowymi, przed czym chroni dobrze dobrany system obiegu dokumentów w formie elektronicznej.    N

Od optymalizacji do automatyzacji

Świadczenie usług w modelu Managed Print Services (MPS) obejmuje wiele aspektów i obszarów działania. Według firmy Xerox składa się z trzech etapów:

  • oceny i optymalizacji – oszacowania aktualnego poziomu wydatków klienta oraz zaprojektowania rozwiązań zapewniających zmniejszenie kosztów,
  • zabezpieczania i integracji – sprawdzenia zabezpieczeń zoptymalizowanych procesów drukowania w zakresie połączeń ze środowiskiem IT oraz zgodności z normami i przepisami,
  • automatyzacji i upraszczania – podniesienia procesów zarządzania drukiem i dokumentami na wyższy poziom, cechujący się pełną cyfryzacją i dużą efektywnością procesów.