System obiegu dokumentów, zawierający istotne z biznesowego punktu widzenia informacje lub takie, których ochrona wynika z wymogów prawa, jest także integralnym składnikiem systemu bezpieczeństwa w przedsiębiorstwach. To niezwykle ważne, gdyż środowisko druku staje się coraz powszechniej wykorzystywaną drogą ataków. Raport Quocirca dowodzi, że w ubiegłym roku prawie 60 proc. firm doświadczyło wycieku danych w trakcie procesu drukowania, co skutkowało wymiernymi stratami finansowymi, chociażby w rezultacie spadku wydajności pracy lub przestojów.
Z wyzwań związanych z cyberochroną zdają sobie sprawę zarówno użytkownicy, jak i dostawcy narzędzi do drukowania. Dla przykładu, co trzeci uczestnik tegorocznego badania Konica Minolta za największy problem małych i średnich firm uznał bezpieczeństwo danych. Z kolei w badaniu agencji Quocirca aż 84 proc. przedsiębiorców uznało cyberochronę za priorytet prowadzonych działań. Na kolejnych miejscach znalazło się inwestowanie w technologie chmurowe i komórkowe. Zbieżne z tymi badaniami są działania producentów.

Coraz większego znaczenia dla funkcjonalności urządzeń nabiera cyberochrona i integracja. Nowoczesne MFP muszą zapewniać bezpieczną współpracę z popularnymi usługami chmurowymi i urządzeniami mobilnymi. Coraz ważniejsza jest również możliwość szybkiego wzbogacenia zakresu funkcji sprzętu drukującego, w tym przez instalację nowych aplikacji – mówi Wojciech Jankowski, Office Printing Presales/Technical Consultant w Ricohu.

Dla integratorów i resellerów taka sytuacja to okazja do świadczenia dodatkowych usług dla klientów. Mogą polegać na ochronie dokumentów i zawartych w nich danych, integracji systemów obiegu dokumentów z innymi systemami w firmie, np. oprogramowaniem finansowo-księgowym, kadrowym czy CRM, albo na klasyfikacji i katalogowaniu oraz przechowywaniu archiwalnej dokumentacji.

 

Wojciech Jankowski

Office Printing Presales/Technical Consultant, Ricoh

Elektroniczny system obiegu dokumentów nie będzie poprawnie funkcjonował bez nowoczesnego środowiska druku i sprawnej integracji z innymi programami działającymi w firmie, jak chociażby CRM. Oprócz prowadzonej na bieżąco digitalizacji nowych dokumentów należy mieć również na uwadze konieczność cyfryzacji tych starszych, które do tej pory istniały tylko w formie papierowej. Bardzo ważną rolę w tym procesie odgrywają właśnie urządzenia drukujące, które służą także do cyfryzacji i archiwizacji najważniejszych dokumentów oraz danych firmowych. Warto podkreślić, że często wdrożenie platformy do elektronicznego obiegu dokumentów realizowane jest w tym samym czasie co instalacja nowych urządzeń drukujących, a wszystko odbywa się w ramach jednej umowy. Z perspektywy klienta dużym ułatwieniem jest również elastyczne finansowanie takiej inwestycji, przykładowo w formie opłaty miesięcznej za korzystanie z systemu.