Najważniejsze sprawne zarządzanie

Podejście systemowe do zagadnień związanych z drukowaniem powoduje, że poszerza się pole współpracy dostawców rozwiązań zarządzania obiegiem dokumentów z ich użytkownikami. Efektywny system elektronicznego obiegu dokumentów musi zawierać sprzęt, który zapewnia zapisanie każdego papierowego dokumentu w postaci cyfrowej. Zazwyczaj jest to skaner lub urządzenie wielofunkcyjne. Aby sprawnie zarządzać elektronicznymi plikami (np. nadawać uprawnienia pracownikom, archiwizować dokumenty) oraz ich obiegiem, trzeba dysponować odpowiednim systemem DMS (Document Management System). Nie zawsze jednak można korzystać z dokumentów w postaci cyfrowej. Dlatego w firmie potrzebne są także drukarki, tym bardziej że zdarza się, iż wydruk jest po prostu niezbędny, co może dotyczyć chociażby wydruku kodów kreskowych w przedsiębiorstwie logistycznym lub pism procesowych składanych przez kancelarie prawne w sądzie. Do tego dochodzi konieczność posiadania infrastruktury, która zapewni korzystanie z wybranych rozwiązań.

Przedsiębiorcy nie mogą zapominać o tym, że cyfrowe dokumenty muszą być gdzieś przechowywane. W tym celu można zaoferować firmom zakup lub wynajem serwera czy macierzy – podkreśla Błażej Kowalkiewicz, Marketing Manager w Alstor SDS.

Oczywiście urządzenia drukujące i skanujące muszą być przede wszystkim dobrane do potrzeb użytkowników. Kilka, kilkanaście dokumentów dziennie można zeskanować za pomocą urządzenia wielofunkcyjnego, ale już do zeskanowania kilkudziesięciu kartek lub nietypowych dokumentów optymalnym narzędziem będzie skaner dokumentowy. Dodatkowym, wartym uwagi usprawnieniem, może okazać się zastosowanie indeksowania lub oznaczeń w postaci kodów kreskowych.

Wybierając urządzenia dla konkretnego klienta, należy wziąć również pod uwagę opłacalność biznesową poszczególnych systemów przetwarzania dokumentów. W wielu firmach, które stawiają na obieg elektroniczny, widoczna jest tendencja do zastępowania mniejszych drukarek, umieszczonych w różnych punktach biura, jednym większym urządzeniem. Często jest ono instalowane w recepcji, gdyż tam skupiają się działania związane z przychodzącą i wychodzącą z firmy dokumentacją.

Zdaniem integratora

Michał Galas, prezes zarządu, e-MSI

Obserwujemy rosnące zainteresowanie wdrożeniami systemów elektronicznego obiegu dokumentów. Coraz więcej firm chce używać jak najmniejszej ilości papieru. Proces cyfryzacji odbywa się w trzech podstawowych obszarach. Dokumenty papierowe wpływające do kancelarii są od razu skanowane i w wersji elektronicznej trafią do dalszego obiegu w przedsiębiorstwie, uruchamiając zazwyczaj jakiś związany z nimi proces, na przykład obsługi faktury. Dokumenty wychodzące krążą po firmie tylko w wersji elektronicznej do momentu uzyskania wszystkich potrzebnych akceptacji. Dopiero wtedy są drukowane i wysyłane do odbiorcy zewnętrznego. Jest też grupa dokumentów, w tym różnego rodzaju wewnętrzne wnioski i formularze, które w ogóle nie muszą istnieć w formie papierowej i coraz częściej mają już tylko wersję cyfrową.