Z drugiej strony warto zadbać o to, aby systemy drukowania i zarządzania obiegiem dokumentów były ściśle powiązane z procesami biznesowymi danej firmy. Najlepiej, żeby oferta integratora czy resellera obejmowała optymalizację tych procesów, łącznie z automatyzacją, ale tylko w uzasadnionych przypadkach. Usprawnienie nawet jednego, dobrze wybranego i odpowiednio zorganizowanego procesu może przynieść poprawę funkcjonowania całego przedsiębiorstwa. Dla integratorów to dodatkowy argument w negocjacjach z potencjalnymi klientami.
Otwarte pozostaje wciąż pytanie o przewagę usługowego modelu obsługi środowiska druku i obiegu dokumentów nad modelem sprzedażowym. Przedstawiciele firm związanych z branżą druku twierdzą, że coraz liczniejsi użytkownicy zdają sobie sprawę z korzyści wynikających ze stosowania modelu usługowego. Zwracają jednak uwagę, że trudno się spodziewać, aby w przewidywalnej przyszłości zdominował cały rynek. Ze względu na specyfikę działalności prowadzonej przez różne przedsiębiorstwa należy się liczyć z utrzymaniem zapotrzebowania na sprzęt i oprogramowanie.

Przykładowo instytucje z sektora bankowego kupują zarówno urządzenia, jak i licencje na oprogramowanie. Częstym przypadkiem w bankowości jest opracowanie własnego systemu obiegu dokumentów, który będzie kompatybilny z wykorzystywanymi systemami bankowymi. Rzadko ma miejsce outsourcing systemu obiegu dokumentów. Nieraz spotykamy się też z sytuacją, że przedsiębiorcy zlecają na zewnątrz jedynie cyfryzację archiwów i dostarczenie ich na nośnikach pamięci – tłumaczy Błażej Kowalkiewicz.

Piotr Żyliński
Product Manager, Alstor SDS

Firmy wykorzystują skanery dokumentowe głównie w dwóch procesach. Pierwszym jest digitalizacja archiwalnych
dokumentów papierowych. Wówczas głównym zadaniem operatorów skanerów jest obróbka ogromnej liczby zadrukowanych kartek. Są to duże jednorazowe zadania, często zlecane specjalistycznym firmom świadczącym tego typu usługi. Drugi proces związany z wykorzystaniem skanerów to obsługa bieżącej działalności firmy, przez co rozumiemy zapis w cyfrowej postaci aktualnych dokumentów przedsiębiorstwa, takich jak umowy i faktury. To proces ciągły, więc użytkownicy przeważnie kupują służące do niego skanery.