Sytuacja na rynku cały czas się zmienia

Niektórzy integratorzy zwracają uwagę, że w ostatnim czasie można zaobserwować znaczący wzrost zainteresowania metodą rozliczania się za korzystanie z systemu elektronicznego obiegu dokumentów w formie miesięcznych opłat. Zdaniem Michała Galasa z zarządu e-MSI, decydujące w kwestii wyboru rozwiązania do druku i digitalizacji dokumentów są analizy ekonomiczne prowadzone przez przedsiębiorców. To samo dotyczy decyzji, czy system obsługiwać we własnym środowisku informatycznym, czy skorzystać z usługi w chmurze.

Analiz dotyczących opłacalności poszczególnych rozwiązań muszą też dokonywać firmy oferujące usługi z zakresu zarządzania drukiem i obsługi elektronicznego obiegu dokumentów. Eksperci podkreślają, że to warunek sprawnego świadczenia usług MPS. Badanie istniejącego środowiska druku, w połączeniu z dokładnym poznaniem potrzeb klienta, pozwala zaproponować optymalne w danej sytuacji rozwiązanie. Ogólnikowa informacja o korzyściach nie wystarczy. Potencjalnego odbiorcę trzeba przekonać konkretnymi argumentami. A takich nie uda się znaleźć bez rzetelnie przeprowadzonej analizy nie tylko potrzeb klienta, lecz także stosowanych przez niego urządzeń i programów, zachowania poszczególnych użytkowników, rodzaju wykorzystywanych w codziennej działalności dokumentów i realizowanych procesów.

Wśród najważniejszych korzyści ze stosowania elektronicznego obiegu dokumentów znajduje się nie tylko zmniejszenie wydatków, ale także rzadsze przypadki zagubienia dokumentów. A przecież odtwarzanie zaginionych „papierów” wiąże się z wymiernymi stratami finansowymi, przed czym chroni dobrze dobrany system obiegu dokumentów w formie elektronicznej.    N

Od optymalizacji do automatyzacji

Świadczenie usług w modelu Managed Print Services (MPS) obejmuje wiele aspektów i obszarów działania. Według firmy Xerox składa się z trzech etapów:

  • oceny i optymalizacji – oszacowania aktualnego poziomu wydatków klienta oraz zaprojektowania rozwiązań zapewniających zmniejszenie kosztów,
  • zabezpieczania i integracji – sprawdzenia zabezpieczeń zoptymalizowanych procesów drukowania w zakresie połączeń ze środowiskiem IT oraz zgodności z normami i przepisami,
  • automatyzacji i upraszczania – podniesienia procesów zarządzania drukiem i dokumentami na wyższy poziom, cechujący się pełną cyfryzacją i dużą efektywnością procesów.