Oprogramowanie do zarządzania informacją usprawni pracę w każdym przedsiębiorstwie

Prowadzenie działalności biznesowej w każdej firmie doprowadzi prędzej czy później do zgromadzenia masy informacji – związanej z klientami, partnerami biznesowymi, dostawcami itp. Informacje te są rozproszone w najróżniejszych aplikacjach i repozytoriach, zależnie od ich typu i kontekstu, w jakim powstały. Tym samym niemożliwy staje się pełny wgląd we wszystkie dokumenty dotyczące konkretnego klienta czy projektu bez użycia po kolei wszystkich aplikacji, w jakich były tworzone pliki, oraz przeszukania dokumentacji papierowej.

Jest to zwykle syzyfowa praca, więc przedsiębiorstwa coraz częściej nie akceptują oddzielnych zbiorów informacji (uważanych wcześniej za zło konieczne) i wdrażają oprogramowanie do zarządzania dokumentami i obiegiem informacji, aby usprawnić procesy biznesowe. Znacząco ułatwia ono dotarcie do poszukiwanej informacji. Przynosi także oszczędności, redukując nakład pracy i koszty związane z przechowywaniem i obsługą papierowej dokumentacji. Upraszcza dostosowywanie działalności firmy do przepisów prawa i regulacji branżowych. Ułatwia też pracę zdalną i mobilną, która zaczyna dominować w nowoczesnych przedsiębiorstwach.

Rozwiązania do zarządzania wszelkiego rodzaju treścią w przedsiębiorstwie czy instytucji od ponad dekady funkcjonują pod nazwą Enterprise Content Management (ECM). Wcześniej, kiedy komunikacja nie obejmowała tylu rodzajów mediów, dominowały Electronic Document Management System (EDMS), które obecnie są częścią rozwiązań ECM. Te ostatnie są w stanie integrować się z aplikacjami (np. ERP i CRM), systemami zarządzania procesami i obiegiem dokumentów (workflow), systemami zarządzania danymi i treścią stron internetowych itp. Inaczej mówiąc, są to rozwiązania, które służą do zarządzania nieustrukturyzowanymi informacjami w firmie w postaci dokumentów, skanów, wiadomości e-mail, stron internetowych, a nawet plików muzycznych i wideo. Zwykle 80–90 proc. informacji biznesowych w firmach jest przechowywanych w formie nieustrukturyzowanej, niepowiązanej z procesami biznesowymi, więc pole do działania dla systemów ECM jest olbrzymie.

 

Radosław Ochotny

odpowiedzialny za usługę Office 365 w polskim oddziale Microsoft

Platformy do zarządzania informacją i dokumentami najchętniej kupują klienci, dla których dokument jest „produktem”, czyli kancelarie prawne, agencje marketingowe itp. Ale tak naprawdę nie są to rozwiązania branżowe, lecz uniwersalne, znajdujące zastosowanie w działach personalnych, marketingu, controlingu, finansowych, prawnych, biurach konstrukcyjnych, działach IT – wszędzie tam, gdzie mamy do czynienia z pracą grupową i prowadzeniem projektów.

Czemu służy system do zarządzania treścią?

Platforma do zarządzania informacją w przedsiębiorstwie zapewnia przede wszystkim obsługę repozytorium dokumentów elektronicznych. Oznacza to wykorzystanie systemu zarządzania bazą danych do przechowywania informacji z dokumentów wprowadzanych i tworzonych przez system oraz zapewniania dostępu do nich.

Aby zwiększać efektywność biznesu, ECM musi się integrować się z oprogramowaniem używanym w firmie oraz zawierać mechanizm umożliwiający włączenie dokumentów w zdefiniowany obieg (workflow). Powinien też wymuszać bezpieczeństwo dokumentów, żeby żadna wrażliwa informacja nie była dostępna bez autoryzacji. Ważne, by gwarantował także zgodność z przepisami prawnymi i branżowymi w zakresie zarządzania danymi osobowymi pracowników i klientów, sprawozdaniami finansowymi, dokumentami działu badań i rozwoju itp. Obecnie na świecie obowiązuje wiele tysięcy takich regulacji. Zarówno na globalnym, jaki i lokalnym rynku zrozumienie i stosowanie się do właściwych przepisów staje się coraz większym wyzwaniem.

Kolejną istotną sprawą jest zarządzanie cyklem życia informacji, które umożliwia kontrolę nad treścią, zgodnie ze stosowanymi przez przedsiębiorstwo politykami bezpieczeństwa – od momentu wytworze-nia treści lub jej otrzymania (np. w formie faktur) aż do chwili, w której dana treść powinna zostać zarchiwizowana lub trwale usunięta.

Jak to działa?

Największy wpływ na podniesienie efektywności w biznesie ma wdrożenie wspomnianego pojedynczego repozytorium, zawierającego różnego typu treści. Można w nim zarządzać aktami, dokumentami, wiadomościami poczty elektronicznej itp. w całym cyklu życia informacji. Jak wspomniano, zadaniem systemu jest integrowanie się z kluczowymi aplikacjami wykorzystywanymi w firmie. Jednym z etapów takiej integracji jest wprowadzanie dokumentów do systemu, kolejnym – sprawny dostęp do nich. W tym miejscu warto zauważyć, że systemy zarządzania dokumentami są często mylone z prostą cyfryzacją informacji przez skanowanie papierowych dokumentów. Tymczasem jest to tylko sposób pozyskiwania treści elektronicznej, następnie zarządzanej m.in. przez funkcje przepływu pracy, szczegółowe raportowanie, kolejkowanie zadań i zaawansowaną kontrolę gromadzonej dokumentacji.

System zarządzania obiegiem informacji może oferować różne metody wprowadzania informacji do repozytorium – choćby przez proste techniki typu „przeciągnij i upuść” czy przesłanie do wydruku (sterownik systemu działa jak sterownik drukarkowy, dzięki czemu wydrukowanie dokumentu skutkuje wysłaniem go do repozytorium). Z kolei po zeskanowaniu papierowego dokumentu najczęściej stosowane są mniej lub bardziej wyrafinowane techniki rozpoznawania tekstu – Optical Character Recognition. Można również wykorzystywać czytniki kodów kreskowych. Zastosowanie indeksowania tekstu i metadanych, dodatkowo charakteryzujących dokument, ułatwia dostęp do zgromadzonych treści przez zwiększenie dokładności wyszukiwania informacji.

Przegląd rynku

Liczba wdrażanych rozwiązań typu ECM stale rośnie. Dzieje się tak ze względu na coraz większą potrzebę integrowania wytwarzanych przez przedsiębiorstwa treści z kluczowymi aplikacjami biznesowymi przez nie wykorzystywanymi. Z ostatniego raportu Gartnera „Magic Quadrant for Enterprise Content Management” wynika, że dochody w branży oprogramowania do zarządzania dokumentami i obiegiem informacji wyniosły na świecie 4,3 mld dol. w 2012 r., a w stosunku do notowanych w 2011 r. nastąpił ich wzrost o 11,1 proc.

Wiele przedsiębiorstw przechodzi z podstawowego użycia ECM (sprowadzającego się do bezpiecznego przechowywania dokumentów uporządkowanych w bibliotekach) do bardziej wyspecjalizowanych, dających przede wszystkim duży wzrost efektywności biznesowej. Wśród nowych trendów zauważa się wchodzenie dostawców w chmurę obliczeniową, aby także tam móc zaoferować funkcje ECM, chociaż w ograniczonym zakresie. Tego typu oferta skierowana jest do rosnącej grupy użytkowników – głównie tych, którzy chcą synchronizować swoje pliki z urządzeniami mobilnymi.

W swoim raporcie Gartner wymienia ponad 20 większych i mniejszych dostawców systemów ECM. Wśród nich jest m.in. Alfresco, jedyny z omawianych producentów, który oferuje rozwiązanie w modelu open source. Jest ono oparte na otwartych standardach i architekturach, takich jak CMIS (Content Management Interoperability Services), REST i Web services. Oferuje integrację z Liferay, Drupal, Joomla, Google Docs, Jive, salesforce.com oraz IBM Connections.

Z kolei amerykański koncern EMC stał się głównym graczem na rynku zarządzania treścią w przedsiębiorstwach w momencie przejęcia w 2003 r. firmy Documentum (obecna nazwa platformy). Od tego czasu EMC skupia się na rozwijaniu funkcji systemu, ostatnio także pod kątem chmury obliczeniowej. Oferowane od niedawna rozwiązanie EMC OnDemand, służące do wdrażania hybrydowego modelu chmury w przedsiębiorstwie, ułatwia zarządzanie złożonym środowiskiem aplikacyjnym wykorzystującym zewnętrzne centrum danych, zintergrowane z lokalnymi zasobami i siecią klienta.

Silna pozycja IBM, jako dostawcy infrastruktury z szeroką ofertą oprogramowania i sprzętu, przekłada się też na sukcesy w branży ECM. FileNet Content Manager to rozwiązanie producenta wspomagające zarządzanie treścią, funkcjonujące na platformie FileNet P8. Łączy zaawansowane funkcje zarządzania dokumentami z gotowymi przepływami pracy i narzędziami automatyzującymi zadania i działania związane z treścią. Oprogramowanie jest przystosowane do integracji z aplikacjami IBM i innych firm, takimi jak IBM Content Analytics, IBM Quickr, Microsoft Office i SharePoint.

Na rynku ECM silną pozycję ma także Microsoft, z powszechnie używaną platformą SharePoint. Jest uniwersalna i w oczywisty sposób, z definicji zintegrowana z innymi programami Microsoftu.
Aby jednak osiągnąć konkretne cele w zarządzaniu treścią, użytkownicy często dodają do niej produkty niezależnych producentów oprogramowania.

Kolejna licząca się platforma jest dziełem kanadyjskiej firmy OpenText, zapewniającej kompletny zestaw technologii zarządzania treścią i całym cyklem życia informacji. Flagowym produktem jest OpenText CLM (Content Lifecycle Management). Inny system OpenText to TCP (Transactional Content Processing), służący do masowego przetwarzania dokumentów statycznych, takich jak wnioski, reklamacje i inne. Do budowy aplikacji wspierających i automatyzujących procesy biznesowe służy platforma OpenText Metastorm BPM. Kluczem do sukcesów firmy są strategiczne partnerstwa z takimi potentatami jak SAP i Microsoft.

 

Cezary Świderski

kierownik produktu ds. oprogramowania Konica Minolta Business Solutions

Rosnąca liczba dokumentów, które muszą być codziennie przetwarzane i archiwizowane w firmach, sprawia, że trudno wyobrazić sobie sprawną realizację tych zadań bez wykorzystania specjalistycznego oprogramowania. Nowoczesne aplikacje wspierające te procesy, takie jak Konica Minolta SmartArchive, pozwalają szybko i sprawnie ujednolicić oraz uporządkować procedury obowiązujące w przedsiębiorstwie. Aplikacja umożliwia przypisywanie dokumentowi konkretnych sygnatur, umożliwiających automatyczne umieszczenie w strukturze plików archiwum oraz wygodne i szybkie wyszukiwanie.

Jednym z liderów rynku ECM pozostaje Oracle, który na platformie Oracle WebCenter oferuje: portal, oprogramowanie do zarządzania obsługą klientów przez Internet, rozwiązanie do zarządzania treścią i pracą grupową. WebCenter dostarcza narzędzi do integracji wszelkiego rodzaju dokumentów, wykorzystując rozwiązanie do zarządzania treścią (Universal Content Management) i zaawansowany mechanizm wyszukiwania danych w różnych źródłach (Secure Enterprise Search).

Może wydawać się zaskakujące, że firma, która od wielu lat pozostaje jednym liderów sprzedaży rozwiązań urządzeń drukujących, ma także solidną pozycję na rynku ECM (systemów ograniczających przecież użycie papieru). Chodzi o Xerox i jego oprogramowanie DocuShare, a także Xerox DocuShare Express – internetowe rozwiązanie do zarządzania treścią, zaprojektowane z myślą o małych i średnich przedsiębiorstwach.

Warto wspomnieć też o rodzimej platformie do zarządzania treścią w przedsiębiorstwie, jaką jest Comarch ECM. Pozwala ona budować moduły wspierające konkretne obszary biznesu, takie jak przetwarzanie dokumentów finansowych, klienckich czy kadrowych. Możliwości integracyjne platformy z systemami zewnętrznymi zapewniają API i wykorzystanie standardu CMIS.

Kto to może kupić?

Producenci zaawansowanych platform do zarządzania dokumentami znajdują swych klientów najczęściej w dużych firmach, obsługujących wielką liczbę transakcji, które muszą być odpowiednio udokumentowane.

– Są to przede wszystkim banki, firmy ubezpieczeniowe, telekomunikacyjne, firmy użyteczności publicznej (np. dostawcy energii), sieci handlowe, ale także duże przedsiębiorstwa produkcyjne, w szczególności farmaceutyczne, gdzie zarządzanie dokumentacją produkcyjną podlega regulacjom międzynarodowym – wylicza Piotr Jankiewicz, Regional Sales Manager CEE w OpenText.

Małe i średnie firmy rzadziej korzystają z zaawansowanych systemów zarządzania dokumentami. I choć wciąż dominują w nich dokumenty w postaci papierowej, to i one wdrażają mniej wyspecjalizowane, uniwersalne systemy, pomagające organizować i współużytkować dokumenty. Dla mniejszych przedsiębiorstw ciekawą ofertą może być system zarządzania treścią wykorzystujący chmurę obliczeniową.

– Takie rozwiązania pozwalają uniknąć kosztownych inwestycji w zakresie infrastruktury informatycznej i skupić się na wykorzystaniu funkcji potrzebnych do podniesienia sprawności przedsiębiorstwa, automatyzacji procesów czy przeniesienia części jego działalności z przestrzeni „analogowej” w cyfrową – zauważa Radosław Ochotny, odpowie-dzialny za usługę Office 365 w polskim oddziale Microsoftu.

Rola integratorów

Dla integratorów wzrastające zainteresowanie rozwiązaniami ECM oznacza szansę na sukces w tym biznesie. Co prawda kiedyś wyglądało to prościej, bo najwięksi dostawcy systemów zarządzania dokumentami specjalizowali się w konkretnych narzędziach i rolą integratorów wdrażających wszechstronną platformę było łączenie rozwiązań różnych producentów. To się zmieniło, gdy za sprawą akwizycji główni gracze na rynku dobrali zestawy narzędzi potrzebnych do stworzenia mniej lub bardziej kompletnych systemów.

 

Piotr Jankiewicz

Regional Sales Manager CEE w OpenText

W Polsce głównym celem wdrażania systemów zarządzania dokumentami jest automatyzacja procesów i podnoszenie efektywności pracy. Stosunkowo mniejsze znaczenie ma zapewnienie bezpieczeństwa i kontroli w odniesieniu do informacji elektronicznej, m.in. dlatego, że w naszym kraju nie ma wielu standardów branżowych i  regulacji prawnych, które wymuszałyby na firmach odpowiednie zarządzanie dokumentami elektronicznymi, w tym ich właściwe archiwizowanie i umożliwienie dostępu do nich.

Jednak nadal dostawcy systemów ECM działają głównie przez partnerów. Wdrażanie zarządzania treścią w przedsiębiorstwie jest bowiem bardziej strategią niż implementacją pojedynczej aplikacji. Dostawcy muszą więc polegać na swych partnerach, którzy tworzą u klienta plan wprowadzania ich rozwiązań. Strategia może być wieloetapowa, bo często klienci nie wybierają od razu integracji kompletnego rozwiązania zarządzania treścią z całą ich infrastrukturą, lecz raczej stopniowe inwestycje rozwiązujące ich problemy z niską efektywnością i rosnącymi kosztami w kolejnych działach przedsiębiorstwa.

– Wprowadzenie rozwiązań z obszaru zarządzania dokumentami i obiegiem informacji w firmie pozwoli na budowanie kompleksowej oferty dla klienta – mówi Dariusz Szwed, dyrektor ds. rozwoju sprzedaży w Konica Minolta Business Solutions. – Warto podkreślić, że procesy związane z tym obszarem mają kluczowe znaczenie dla funkcjonowania współczesnych przedsiębiorstw. Odnotowujemy duży wzrost zainteresowania rozwiązaniami z tego segmentu. Ich potencjał tkwi przede wszystkim w integracji świata papieru ze światem elektronicznym, jak również w skalowalności i możliwościach rozbudowy w przyszłości o kolejne funkcje.

Duże szanse daje integratorom popularne i zainstalowane u wielu klientów oprogramowanie Microsoft SharePoint, któremu brakuje pewnych elementów do stworzenia pełnego pakietu ECM. Dlatego wielu niezależnych producentów oprogramowania oferuje rozszerzenia do platformy Microsoftu, np. w zakresie przechwytywania dokumentów, archiwizacji, zarządzania rekordami i procesami biznesowymi. Ich wdrażanie i dostosowywanie do potrzeb klienta staje się dla integratorów biznesem o bardzo dużym potencjale.

Pewne możliwości rozwijania, implementacji i oferowania wsparcia dają też integratorom rozwiązania ECM, udostępnione na zasadzie open source. Na tym rynku przewodzi Alfresco, które według Gartnera jest wykorzystywane w 75 krajach, przez 6,6 mln użytkowników. Kolejnym godnym uwagi produktem w tej klasie jest Nuxeo.

Trzeba mieć na uwadze to, że wdrożenie systemu ECM wymaga od integratora odpowiedniej wiedzy o procesach biznesowych i dlatego specjalizacja, znajomość branży czy opracowanie prekonfigurowanych aplikacji będzie wartością, którą docenią klienci. Należy brać pod uwagę sposób użytkowania nowego systemu oraz czynniki, które determinują wymagane cechy i funkcje wdrażanego rozwiązania. Jak przedsiębiorstwo stosuje obieg dokumentów? Na ile system ma być wykorzystywane przez desktopy, a na ile przez urządzenia mobilne? Czy komunikacja ma się odbywać przez oprogramowanie klienckie, czy przez przeglądarkę internetową? Zanim przystąpi się do wdrożenia, trzeba znać odpowiedzi na tego typu pytania.