Pora na porządki w archiwum ze skanerami Fujitsu

Liczba gromadzonych w firmach dokumentów rośnie w zastraszającym tempie, a przestrzeń konieczna do ich przechowywania jest coraz droższa – odwrotnie niż w przypadku wirtualnej powierzchni dyskowej. Dlatego klientom warto zaproponować budowę elektronicznego archiwum, wyposażonego w skanery Fujitsu.

Właściciele małych i średnich firm często mają wątpliwości co do celowości digitalizacji czy też budowania cyfrowego archiwum. Pojęcia te wciąż są utożsamiane z zaawansowanymi rozwiązaniami dla dużych firm, dysponujących rozbudowaną infrastrukturą IT i wyszkolonym personelem. Nic bardziej błędnego. Skanery Fujitsu ScanSnap zaprojektowano z myślą o wykorzystaniu w małych firmach czy departamentach – postawiono przede wszystkim na wysoką jakość oraz łatwą obsługę.

Dzięki aplikacji Quick Menu obsługa skanera staje się banalnie prosta. Użytkownik musi tylko włożyć dokument do podajnika, nacisnąć przycisk „SCAN” i wybrać jedną z możliwości, np.:

– Scan to Folder: zeskanowany dokument zapisywany jest w określonym domyślnie katalogu;

– Scan to Email: zeskanowany plik dołączany jest do wiadomości pocztowej;

– Scan Business Card: skanuje wizytówki, a pochodzące z nich dane zapisywane są w formie umożliwiającej edycję w aplikacji do zarządzania kontaktami;

– Scan to Print: kopiowanie dokumentu czyli zeskanowanie i wydrukowanie;

– Scan to Word (DOC)/Excel (XLS)/Power-Point (PPT): zeskanowany dokument zapisywany jest w pliku danej aplikacji, gotowym do edycji.

Skanowanie do urządzeń mobilnych

Najbardziej wszechstronnym urządzeniem z linii ScanSnap jest iX500. Model ten sprawdza się w każdym biurze, służąc zarówno do skanowania pojedynczych kartek, jak i przetwarzania wsadowego (podajnik mieści 50 kartek). Wbudowany moduł Wi-Fi umożliwia bezpośrednie przesyłanie skanów do iPadów czy iPhone’ów, do urządzeń mobilnych pracujących pod kontrolą systemu Android, jak również do komputerów PC i Mac.

Zalety cyfrowej archiwizacji

Większość dokumentów (oprócz niezbędnej dokumentacji księgowej) firmy mogą archiwizować w postaci cyfrowej. Głównymi zaletami takiego rozwiązania jest szybsze i łatwiejsze odnajdywanie potrzebnych informacji, szybsza i tańsza komunikacja oraz możliwość korzystania z usług w chmurze, co w niektórych przypadkach wiąże się również z większym bezpieczeństwem przechowywanych danych.

ScanSnap iX500 zapewnia też skanowanie do popularnych serwisów w chmurze. Jest przystosowany do skanowania różnych formatów: od wizytówek po dokumenty A4 i A3. Skanery mają wprowadzone automatyczne ustawienia, zaprojektowane z myślą o uproszczeniu procesu skanowania. Mogą też bezpośrednio skanować do Worda, Excela, Share-Pointa, aplikacji pocztowych i innych.

Bezpieczne skanowanie w sieci

Skaner sieciowy Fujitsu N1800 łączy funkcjonalność wielu urządzeń w jednym. Model ten zapewnia usprawnienie obiegu dokumentów w firmach o dowolnej wielkości. Urządzenie jest wyposażone w duży dotykowy ekran z konfigurowalnym menu. Można w nim umieścić najczęściej wykorzystywane funkcje, takie jak skanowanie do katalogu/ftp, wysyłka zeskanowanych plików e-mailem, faksem sieciowym lub bezpośrednio do wydrukowania czy serwera Microsoft SharePoint.

Urządzenie zapewnia dużą szybkość skanowania (20 kartek na minutę/40 obrazów na minutę w rozdzielczości 300 dpi) z uruchomioną jednocześnie funkcją zaawansowanego przetwarzania obrazu. Możliwe jest skanowanie dokumentów mieszanych w rozmiarze do formatu A3 (w arkuszu kolportacyjnym – specjalnej wkładce-koszulce, do której wkłada się przeznaczony do zeskanowania zgięty na pół dokument; oprogramowanie łączy oba skany w jeden plik), z wykorzystaniem podajnika automatycznego mieszczącego 50 dokumentów. Dla użytkowników dostępne są także inteligentne funkcje, takie jak indeksowanie, przycinanie i obracanie obrazu, a także automatyczne wykrywanie rozmiaru i koloru strony.

N1800 umożliwia skanowanie bezpośrednio do serwisów zlokalizowanych w chmurze. Administratorzy mogą określić prawa dostępu do poszczególnych funkcji poszczególnym użytkownikom, co zapewnia najwyższy poziom bezpieczeństwa zgodnie z obowiązującymi regulacjami prawnymi. Programiści zaś mogą wykorzystać dostarczany wraz ze skanerem pakiet SDK do zintegrowania go z firmowym oprogramowaniem.

Zalety elektronicznego archiwum

Przedsiębiorstwa przechowują coraz więcej informacji w formie elektronicznej. Robią to nie tylko z uwagi na prawny obowiązek takiego właśnie archiwizowania określonych typów dokumentów. Ważne są również względy praktyczne:

• szybki dostęp do szukanego dokumentu – indeksowanie i katalogowanie plików cyfrowych jest łatwiejsze, a wyszukiwanie, włącznie z przeszukiwaniem treści, skuteczne i efektywne,

• cyfrowy dokument jest dostępny dla wielu osób, nawet w tym samym czasie,

• nie trzeba wykonywać kopii, ponieważ dokumenty przechowywane są w centralnym repozytorium i można uzyskać do nich dostęp wiele razy,

• nie ma zagrożenia, że dokument się zagubi czy ulegnie zniszczeniu,

• szybki proces dystrybucji dokumentu, np. pocztą elektroniczną,

• zmniejszenie liczby oryginałów przechowywanych w fizycznym archiwum,

• nie ma potrzeby chronienia dokumentów przed starzeniem się,

• dokument nie zniszczy się ani nie uszkodzi podczas przeglądania.

Dlaczego Fujitsu?

Skanery dokumentowe firmy Fujitsu są synonimem najwyższej jakości i niezawodności. Mocnym atutem jest bardzo dobre wsparcie techniczne z rozwiniętą siecią usług serwisowych oraz dostępność części eksploatacyjnych i ich łatwa wymiana. Alstor, autoryzowany dystrybutor skanerów Fujitsu w Polsce, świadczy w tym zakresie pełen wachlarz usług realizowanych na najwyższym poziomie. Potwierdza to certyfikat jakości ISO 9001, którym dysponuje dział serwisu dystrybutora.

Skanowanie w podróży

Skaner ScanSnap S1100 to miniaturowe urządzenie, zasilane bezpośrednio z notebooka. Dzięki takiemu rozwiązaniu można z niego korzystać dosłownie wszędzie. Waży zaledwie 350 g i ma wymiary niewiele większe niż etui na pióro, mieści się z powodzeniem w torbie na notebooka, a nawet w damskiej torebce.

Małe wymiary nie zmniejszają komfortu użytkowania. Kolorowe arkusze w formacie A4 skanowane są w ciągu 7,5 s, a w ciągu minuty można zeskanować aż 8 stron. Przy skanowaniu dokumentów wielostronicowych funkcja Continous Feed Detection (CFD) łączy poszczególne kartki w jeden dokument, należy je tylko dokładać do podajnika. Urządzenie jest w stanie skanować wszelkiego rodzaju dokumenty, w tym także wizytówki.

Bezdotykowy – zeskanuje prawie wszystko

Ciekawym urządzeniem z rodziny skanerów dokumentowych Fujitsu jest model ScanSnap SV600. Wyposażono go w głowicę skanującą umieszczoną na statywie, która umożliwia bezdotykowe skanowanie dokumentów z wykorzystaniem identycznej techniki, jak w skanerach rolkowych (przetwornik CCD zapewniający znakomitą jakość skanów). Takie rozwiązanie gwarantuje bezpieczne skanowanie cennych i delikatnych dokumentów oraz czasopism, książek, zszytej dokumentacji lub dokumentów nietypowych (np. o wysokiej gramaturze czy w niestandardowym formacie).

Niewielkie rozmiary i trwała konstrukcja urządzenia umożliwiają umieszczenie go w dowolnym miejscu. Skaner posiada funkcję przycinania wielu obiektów, co pozwala na skanowanie w jednym czasie kilku różnych dokumentów. Dostępne są też tryby „wykrywanie przewrócenia strony” i „interwał czasowy”, zapewniające ciągłe skanowanie większych dokumentów. Dodatkowo funkcja „Book Image Correction” umożliwia korygowanie odkształceń i krzywizn występujących przy skanowaniu spiętych dokumentów, a technologia VI (Versatile Imaging) pomaga minimalizować niedoskonałości obrazu.

Dodatkowe informacje: