Narzędzia UCC umożliwiają pracownikowi produktywną pracę zarówno w domu, jak i w podróży. Zespoły projektowe działają w coraz większym rozproszeniu, a oczekuje się, że elastyczne formy pracy wpłyną na zwiększenie produktywności firm. Dlatego korzystanie z intuicyjnych, niezawodnych, bezpiecznych i interoperacyjnych rozwiązań UCC staje się coraz ważniejsze.

Pracownicy oczekują dziś, że będą mogli komunikować się za pomocą własnych urządzeń zarówno w przedsiębiorstwie, jak i poza nim. Bez wybierania wielu numerów wewnętrznych lub przesiadywania w sali konferencyjnej i czekania na „zielone światło” od działu IT dbającego o zestawienie połączenia. W niektórych firmach dochodzi wręcz do niekontrolowanego przechodzenia na aplikacje używane prywatnie, które nie odpowiadają standardom przedsiębiorstwa. Zjawisko to, czyli shadow IT, stanowi duże wyzwanie dla działów IT, ponieważ zwiększa ryzyko naruszenia bezpieczeństwa informacji i prowadzi do złamania przepisów.

Nie tylko do komunikacji wewnętrznej

Ankieta przeprowadzona w zeszłym roku przez Lifesize oraz społeczność IT Spiceworks wykazała, że przedsiębiorstwa – by sprostać wymaganiom stawianym przez pracowników w kwestii komunikacji i współpracy – korzystają średnio z więcej niż czterech różnych narzędzi od trzech różnych producentów. Cztery funkcje takich systemów najczęściej wykorzystywane przez firmy to: wysyłanie wiadomości tekstowych (74 proc.), udostępnianie ekranu online (72 proc.), połączenia głosowe (72 proc.) oraz wideorozmowy (70 proc.).

Wdrażanie rozwiązań UCC w przedsiębiorstwach należy rozpocząć od planowania strategicznego, w którym brana jest pod uwagę infrastruktura IT danej firmy, a skończyć na dostosowywaniu ich do indywidualnych preferencji użytkownika. Systemy UCC często są wprowadzane, aby lepiej i wydajniej komunikować się nie tylko w firmie, ale także z partnerami, dostawcami lub klientami. Zdarza się też, że różne działy jednego przedsiębiorstwa preferują różne narzędzia UCC z powodu specyficznych wymagań lub przyzwyczajeń.

Równoległe wykorzystywanie wielu rozwiązań UCC stanowi dla firmy źródło wysokich kosztów. Powoduje także problemy dla działu IT, związane z niekompatybilnością narzędzi, i wymaga poświęcenia czasu na zagwarantowanie, aby rozwiązania UCC działały nie tylko osobno, ale w różnych kombinacjach, we wszystkich pomieszczeniach konferencyjnych i na przenośnych urządzeniach używanych do komunikacji oraz współpracy przez pracowników, firmy partnerskie czy klientów.

Pełna elastyczność

Jedno rozwiązanie zapewniające wszystkie funkcje (konferencje audio, wideo, wielopunktowe i czat) ułatwia pracę grupową, ponieważ ich użytkownicy nie muszą ciągle zmieniać narzędzi UCC. Mogą pracować intuicyjnie, bez zbędnych przerw w pracy i korzystać przy tym z wielu kont usług komunikacyjnych.

W przeciwieństwie do narzędzi, które zapewniają osobno funkcję wideokonferencji i telekonferencji, w rozbudowanym rozwiązaniu UCC są one połączone. Przykładowo w wideokonferencji może brać udział (tylko głosowo) osoba, która nie ma dostępu do transmisji wideo, bo znajduje się w samochodzie. Taki system jest o wiele bardziej elastyczny niż narzędzia UCC, które umożliwiają tylko korzystanie z pojedynczych funkcji.

Uzyskanie takiej prostoty nie zawsze przychodzi łatwo. Szukając uniwersalnego rozwiązania, warto zwrócić uwagę na dwa najważniejsze zagadnienia – odpowiednią funkcjonalność oraz spełnienie wymogów wszystkich przyszłych użytkowników. To właśnie ich akceptacja przesądza o decyzji wprowadzenia w przedsiębiorstwie systemu UCC, który ma zastąpić dotychczas używane narzędzia do pracy grupowej.